Działając na podstawie art. 14a ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), Naczelnik Podkarpackiego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie, po zapoznaniu się z treścią pisma spółki z o.o. P. z dnia 28.05.2004 r. (znak: PFK-0813/962/2004, data wpływu do tut. Urzędu 1.07.2004 r.) o udzielenie pisemnej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego dotyczącego kosztów związanych z uzyskiwanym przychodem oraz kosztów dotyczących całokształtu działalności podatnika.

1. Koszty uzyskania przychodów - określenie momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z funkcjonowaniem firmy.

Przepis art. 15 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) reguluje dwie zasadnicze kwestie, czyli pojęcie kosztów uzyskania przychodów oraz zasadę potrącania kosztów w czasie. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Potrącalność kosztów w czasie określa natomiast art. 15 ust. 4 tejże ustawy, który stanowi, że cyt. „koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą, tj. są potrącane także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że ich zarachowanie nie było możliwe; w tym przypadku są one potrącane w roku, w którym zostały poniesione”. Wyżej przytoczony przepis art. 15 ust. 4 ustawy wskazuje na obowiązek rozliczenia kosztów uzyskania przychodów w roku podatkowym, którego koszty dotyczą, a nie w miesiącu, którego one dotyczą. Artykuł 15 ust. 4 ustawy nie reguluje również kwestii rozliczania kosztów w poszczególnych okresach roku podatkowego, tj. przyporządkowania kosztów do poszczególnych miesięcy roku podatkowego w przypadkach, kiedy dany koszt dotyczy przychodów uzyskanych w kilku miesiącach danego roku podatkowego.

Należy jednakże wziąć pod uwagę fakt, iż koszty uzyskania przychodów, ze względu na ich rodzaj, mogą dotyczyć roku podatkowego w dwojaki sposób, a mianowicie:

a. Koszty, które w sposób bezpośredni można przypisać do określonego przychodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym:

Do tej grupy można między innymi zaliczyć koszty dzierżawy, zakupu surowców do produkcji, koszty zakupu towarów handlowych, nabycie udziałów lub akcji czy innych papierów wartościowych, a także zakup energii w celu dalszej jej odsprzedaży. Biorąc pod uwagę brzmienie przepisu art. 12 ust. 3c ustawy dotyczącego momentu powstania przychodu z tytułu umów najmu, dzierżawy lub umów o podobnym charakterze, poniesione wydatki, które można bezpośrednio powiązać z przychodami należnymi z tych tytułów podlegać będą zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w dacie osiągnięcia przychodu. Również zgodnie z art. 12 ust. 3d tejże ustawy w przypadku dotyczącym rozliczeń z tytułu dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub gazu przewodowego poniesione wydatki należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów miesiąca, w którym powstanie przychód należny, przy czym za datę powstania przychodu uważa się termin płatności wynikający z faktury, a jeśli termin nie jest określony, ostatni dzień miesiąca, w którym wystawiono fakturę.

b. Koszty, które można przypisać do przychodów danego roku podatkowego, lecz których nie można bezpośrednio i funkcjonalnie przypisać do określonego przychodu uzyskanego przez podatnika:

Będą to na przykład koszty amortyzacji, remontów, podatek od nieruchomości, wynagrodzenia wraz z pochodnymi, opłaty stałe w tym dotyczące usług bankowych itp. Tego rodzaju koszty, dotyczące bieżącego funkcjonowania spółki będą obciążać koszty w dacie ich poniesienia. Analiza całego tekstu ustępu 4 nasuwa pewne wnioski. Przede wszystkim wynika z niej zasada, że koszty poniesione w celu uzyskania przychodów można potrącić w roku podatkowym, w którym przychód ten wystąpił albo powinien wystąpić. Nie jest zatem istotny rok poniesienia kosztów. Od zasady tej istnieją jednak dwa wyjątki:

1. można potrącić w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej oraz działów specjalnej produkcji rolnej koszty jeszcze nieponiesione, jeżeli:
   - odnoszą się do danego roku podatkowego (np. wynikają z faktury wystawionej w danym roku),
   - są określone co do rodzaju i kwoty,
   - zostały zarachowane mimo ich nieponiesienia (wszystkie trzy wymienione warunki muszą wystąpić łącznie),
2. można potrącić koszty w roku następnym (w latach następnych) po roku, w którym wystąpił przychód, jeżeli:
   - odnosiły się do minionego roku podatkowego,
   - były określone co do rodzaju i kwoty,
   - ich zarachowanie w roku podatkowym nie było możliwe,
   - zostały poniesione w roku, w którym je potrącono. Wszystkie cztery wymienione warunki muszą wystąpić łącznie.

Przedstawione powyżej wyjaśnienia dotyczące kosztów uzyskania przychodów wskazują, iż stosowanie dla potrzeb podatku dochodowego w sposób przedstawiony w zapytaniu zasady memoriałowej, zgodnie z którą w księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty nie zawsze jest możliwe. Należny podatek dochodowy, będący zobowiązaniem podatkowym za dany rok obrotowy, jest w większości przypadków różny od podatku dochodowego ustalonego zgodnie z regulacjami bilansowymi, co wynika z odmienności zasad, którymi kierują się prawo bilansowe i podatkowe przy ustalaniu dochodu podlegającego opodatkowaniu.

2. Zaliczenie wydatków związanych z badaniem sprawozdania finansowego.

W przypadku kosztów, których nie można bezpośrednio lub pośrednio wiązać z uzyskaniem przychodów, gdyż są związane z całokształtem działalności podatnika, podlegają one zaliczeniu w koszty uzyskania przychodów z chwilą ich faktycznego poniesienia. Wydatki poniesione na badanie sprawozdania finansowego, zarówno o charakterze obligatoryjnym, jak i prowadzonego na podstawie decyzji organu jednostki, która nie ma ustawowego obowiązku poddawania badaniu jej rocznych sprawozdań finansowych - w myśl ww. art. 15 ust. 1 zaliczone są do kosztów uzyskania przychodów w momencie ich faktycznego poniesienia.

3. Wyjaśnienie pojęcia koszty „poniesione”.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia koszty „poniesione”, stanowi tylko, że warunkiem uznania kosztu za koszt podatkowy jest jego poniesienie przez podatnika. Przez poniesienie kosztu należy rozumieć zarówno poniesienie wydatku, jak i zakwalifikowanie faktycznie zrealizowanego odpisu lub innego zmniejszenia aktywów lub zwiększenia strat. Kierując się więc wykładnią językową i systemową za koszt poniesiony należy uznać:

1. koszt faktycznie zrealizowany w znaczeniu kasowym (rozchód pieniężny),
2. każdy faktycznie dokonany odpis niebędący wydatkiem, powodujący zmianę w strukturze aktywów lub pasywów osoby prawnej w tym również stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych przedsiębiorstw.

Wydatek i odpisy faktycznie poniesione to wydatek i odpisy niewątpliwe, rzeczywiście zrealizowane, tzn. takie, które podatnik jest w stanie udokumentować. W ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych przyjmuje się zasadę, zgodnie z którą określone przychody powinny być uznane za należne, zaś koszty za poniesione dopiero wówczas, gdy tego rodzaju znaczenie faktyczne lub prawne wystąpi w rzeczywistości (por. wyrok NSA z 16.07.1999 r., sygn. akt III SA 7708/98).

Niniejszej odpowiedzi udzielono w oparciu o aktualny stan prawny oraz faktyczny przedstawiony w zapytaniu.