W kontekście pisma Naczelnika Urzędu Skarbowego w Wadowicach Nr OP/423-5/04 z dnia 02.06.2004 r. stanowiącego pisemną informację w zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego wydaną w trybie art. 14 a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 1997 r. Nr 137, poz. 926 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Krakowie działając na podstawie art. 14 b § 2 wymienionej ustawy stwierdza, co następuje.

Spółka zwraca się z zapytaniem czy wydatki poniesione na usługi - polegające m.in. na pozyskiwaniu klientów, badaniu rynku, opracowywaniu projektów ofert itp. - świadczone na Jej rzecz przez głównego udziałowca (inną Spółkę z o.o., która posiada wyłączne prawo do sprzedaży produktów Spółki), stanowią koszt uzyskania przychodów.

W świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków, pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Należy w tym miejscu zauważyć, że to na podatniku, jako na osobie wywodzącej z określonych faktów skutki prawne, spoczywa ciężar ich udowodnienia oraz, że warunkiem odliczenia wydatków od przychodu jest udokumentowanie faktu poniesienia wydatku w sposób nie budzący wątpliwości. Zaliczenie określonych wydatków na usługi niematerialne do kosztów uzyskania przychodów musi mieć oparcie w konkretnych zdarzeniach. Podstawowym kryterium pozwalającym na stwierdzenie, że usługa została wykonana, jest wykonanie czynności świadczonych w ramach danego typu usługi. Aby można było stwierdzić, że dany wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodu musi być uwidoczniony efekt (wynik) zawartych umów.

Ponadto dokumentując określone operacje gospodarcze należy kierować się zapisem art. 9 ust. 1 w/w ustawy, w świetle którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy(...).
W przedmiotowej sprawie istnieją powiązania pomiędzy podmiotami, należy mieć więc na uwadze art. 9 a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który stanowi, iż podatnicy dokonujący transakcji z podmiotami powiązanymi z tymi podatnikami – w rozumieniu art. 11 ust. 1 i 4 – (...), są obowiązani do sporządzenia dokumentacji podatkowej takiej (takich) transakcji, obejmującej:
1) określenie funkcji, jakie spełniać będą podmioty uczestniczące w transakcji (uwzględniając użyte aktywa i podejmowane ryzyko),
2) określenie wszystkich przewidywanych kosztów związanych z transakcją oraz formę i termin zapłaty,
3) metody i sposób kalkulacji zysków oraz określenie ceny przedmiotu transakcji,
4) określenie strategii gospodarczej oraz innych działań w jej ramach – w przypadku gdy na wartość transakcji miała wpływ strategia przyjęta przez podmiot,
5) wskazanie innych czynników – w przypadku gdy w celu określenia wartości przedmiotu transakcji przez podmioty uczestniczące w transakcji uwzględnione zostały te inne czynniki,
6) określenie oczekiwanych przez podmiot obowiązany do sporządzenia dokumentacji korzyści związanych z uzyskaniem świadczeniem – w przypadku umów dotyczących świadczeń w tym usług o charakterze niematerialnym.

Zgodnie z art. 9 a ust. 2 obowiązek, o którym mowa wyżej, obejmuje transakcję lub transakcje między podmiotami powiązanymi, w których łączna kwota (lub jej równowartość) wynikająca z umowy lub rzeczywiście zapłacona w roku podatkowym łączna kwota wymagalnych w roku podatkowym świadczeń przekracza równowartość:
1) 100.000 EURO – jeżeli wartość transakcji nie przekracza 20% kapitału zakładowego określonego zgodnie z art. 16 ust. 7, albo
2) 30.000 EURO – w przypadku świadczenia usług, sprzedaży lub udostępnienia wartości niematerialnych i prawnych, albo
3) 50.000 EURO – w pozostałych przypadkach.

Na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej podatnicy są obowiązani do przedłożenia dokumentacji, o której mowa w art. 9 a ust. 1 - 3, w terminie 7 dni od dnia doręczenia żądania tej dokumentacji przez te organy (art. 9 a ust. 4 cyt. ustawy).