Na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Szczecinie na pisemne zapytanie z dnia 02.08.2004 r. udziela informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego i stwierdza, co następuje:

Wnoszący zapytanie przedstawił stan faktyczny, z którego wynika, iż prowadzi działalność gospodarczą, z której dochody podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych z obowiązkiem prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Poruszony przez podatnika problem dotyczy momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w styczniu, a dotyczących grudnia poprzedniego roku, tj.: składki na ubezpieczenie społeczne oraz opłatę za usługi telekomunikacyjne.

Na tle powyższych okoliczności faktycznych podatnik formułuje stanowisko, iż wyżej wymienione wydatki mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w zależności od przyjętej metody ewidencjonowania tj.: albo w momencie ich poniesienia, albo w okresie którego dotyczą.

Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Szczecinie stwierdza, iż stanowisko podatnika jest prawidłowe.

Do opisanego stanu faktycznego mają zastosowanie następujące przepisy: art. 22 ust. 4 - 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z ogólną zasadą sformułowaną w przepisie art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów z zastrzeżeniem ust. 5 i 6 są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (metoda kasowa).

Oznacza to, iż wydatki stanowią koszt w dacie ich poniesienia bez względu na fakt jakiego okresu dotyczą.

Jednak ustawa wprowadza odstępstwa od tej zasady na rzecz metody memoriałowej. Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 5 ustawy u podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów objętych tymi księgami są potrącane tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą, tj. są potrącalne także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego, oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że zarachowanie ich nie było możliwe, w tym wypadku są one potrącane w roku, w którym zostały poniesione.

Natomiast stosownie do przepisu art. 22 ust. 6 ustawy, powyższa zasada ma również zastosowanie do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem, że w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Z powyższego wynika, iż podatnik prowadzący księgę przychodów i rozchodów ma do wyboru dwie metody ewidencjonowania kosztów. Może ewidencjonować wydatki w momencie ich poniesienia lub w okresie, w którym uzyskuje przychód związany z danym kosztem. Ustawodawca zastrzegł, że raz przyjęta metoda ewidencji kosztów powinna być stosowana konsekwentnie w każdym roku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w stosunku do wszystkich kosztów, a nie tylko do wybranych pozycji. Nie można przy księgowaniu kosztów stosować jednocześnie zasady kasowej - dotyczącej poniesienia kosztów i zasady memoriałowej - dotyczącej zarachowania kosztów

W związku z powyższym przy kasowej metodzie prowadzenia księgi koszty usług telekomunikacyjnych i składek na ubezpieczenie społeczne dotyczące grudnia, a poniesione w styczniu następnego roku, winny być ujęte w księdze w momencie ich poniesienia (data zapłacenia). Natomiast, przy prowadzeniu księgi w sposób określony w art. 22 ust. 5 i 6 ustawy, wyżej wymienione koszty winny zostać zaewidencjonowane w miesiącu którego dotyczą, tj. w grudniu (data wystawienia faktury).