W odpowiedzi na pismo Pana w sprawie ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodów związanych z zakupem na raty składników majątku firmy, Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Kielcach wyjaśnia, co następuje.

Zgodnie z art. 22 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 ustawy. Oznacza to, że podatnik ma możliwość uwzględnienia dla celów podatkowych wszelkich kosztów pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

Stosownie do postanowień art. 22d ust. 1 ustawy, jeżeli wartość początkowa nabytych przez podatnika składników majątku, które spełniają kryteria zaliczenia ich do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, nie przekracza 3.500 zł. - podatnik może wydatki poniesione na nabycie takich składników majątku zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.

W przypadku tej grupy nabytych składników majątku podatnik może również postąpić następująco:
- wprowadzić je do ewidencji środków trwałych, po czym dokonać ich jednorazowej amortyzacji w miesiącu oddania do używania albo w miesiącu następnym (art. 22f ust. 3 ustawy) lub
- dokonywać odpisów amortyzacyjnych wg zasad ogólnych określonych w art. 22h–22m.

Koszty ponoszone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 i 23 ustawy, podatnik zobowiązany jest ewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w sposób wskazany w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Zgodnie z § 26 rozporządzenia, zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów wymienionych w § 12-16 tego rozporządzenia. Wśród tych dowodów wymienia się między innymi faktury VAT.

Przy ewidencjonowaniu kosztów należy pamiętać o następującej zasadzie:
- podatnicy zwolnieni z podatku VAT wykazują koszty łącznie z podatkiem naliczonym, czyli według wartości brutto,
- podatnicy VAT ewidencjonują koszty bez podatku VAT, czyli wg wartości netto, chyba, że koszty są związane z wykonywaniem czynności zwolnionych z opodatkowania podatkiem od towarów i usług lub podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy VAT, a naliczony podatek VAT nie powiększa wartości środka trwałego - w tym przypadku wykazują koszty zakupu wg wartości brutto, tj. łącznie z naliczonym podatkiem VAT – (art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Z pisma wynika, że w rozpatrywanej sprawie podatnik zakupił na raty składnik majątku o wartości niższej od 3.500 zł. Zakup potwierdza wystawiona przez sprzedawcę faktura VAT.

Podatnik opłaca podatek VAT, a zatem do kosztów uzyskania przychodów powinien zaewidencjonować wartość netto zakupionego składnika majątku, wynikającą z faktury wystawionej przez sprzedającego. Fakt zapłaty w ratach za zakupiony składnik majątku nie ma znaczenia dla zaliczenia w koszty całej wartości składnika wykazanej na fakturze.