Z pisma płatnika i załączonych do niego dokumentów wynika iż, dokonuje on swoim pracownikom zwrotu kosztów odbycia podróży służbowej ich własnym środkiem transportu. Kwota dokonanego zwrotu jest równa wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu, nie wyższa jednak niż określona w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznejz dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) oraz rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy(Dz. U. z 2002 r., Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Zdaniem płatnika zwrot kosztów przejazdu pracownika własnym środkiem transportu w podróży służbowej za zgodą pracodawcy, o którym wyżej mowa, mieści się w zwolnieniu przedmiotowym zawartym w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawyo podatku dochodowym od osób fizycznych /jako „inna należność za czas podróży służbowej”/,a tym samym korzysta ze zwolnienia z opodatkowania.
Z pisma płatnika wynika również, iż dokonuje on zwrotu kosztów z tytułu odbycia podróży służbowej radnym gminy. Płatnik wskazuje, iż wątpliwości co do w/w przychodów związane sąz zapisem art. 21 ust. 1 pkt 17 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. czy użytew tym przepisie pojęcie „diety oraz kwoty stanowiące zwrot kosztów” obejmują również należności radnych z tytułu podróży służbowej, czyli diety oraz zwrot kosztów przyznanych zgodniez rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31.07.2000 r. w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy(Dz. U. z 2000 r., Nr 66, poz. 800 z późn. zm.), a zatem także zwrot kosztów przejazdu za zgodą przewodniczącego rady gminy pojazdem samochodowym niebędącym własnością gminy według stawek za 1 kilometr przebiegu określonych przez radę gminy na podstawie przepisów dotyczących warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.Tym samym zwrot kosztów za przejazd własnym środkiem transportu w podróży służbowej radnego stanowiący iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr korzystałby ze zwolnienia przedmiotowego zawartego w art. 21 ust. 1 pkt 17 ustawy. Zdaniem płatnika wszelkie koszty związane z pełnieniem funkcji społecznych przez radnych gminy, a więc należne radnym diety z tytułu udziału w sesjach i komisjach rewizyjnych oraz diety i zwrot kosztów z tytułu podróży służbowej obejmują także wyżej wymieniony zwrot kosztów przejazdu pojazdem samochodowym niebędącym własnością gminy.
Płatnik zaznacza, iż przejazd pracownika bądź radnego w podróży służbowej samochodem niestanowiącym własności, odpowiednio pracodawcy bądź gminy, poprzedzony jest każdorazowo zawarciem stosownej umowy używania do celów służbowych pojazdu niebędącego własnością pracodawcy oraz do rozliczenia kosztów podróży służbowej każdorazowo dołączana jest ewidencja przebiegu pojazdu.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r., Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) w brzmieniu obowiązującymw 2004 roku wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

1. podróży służbowej pracownika,
2. podróży osoby niebędącej pracownikiem
   -do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Natomiast z ust. 13 art. 21 wynika, iż przepis ust. 1 pkt 16 lit. b) stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1. w celu osiągnięcia przychodów lub
2. w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3. przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4. przez osoby pełniące funkcje obywatelskie,o których mowa w art. 13 pkt 5, w związkuz wykonywaniem tych funkcji.

Zatem zwolnienie z opodatkowania zawarte w powołanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) dotyczy dieti innych należności za czas krajowej podróży służbowej - do wysokości określonejw rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju(Dz. U. z 2002 roku, Nr 236, poz. 1990).

Przepisy w/w rozporządzenia dopuszczają możliwość użycia przez pracownika dla odbycia podróży służbowej prywatnego pojazdu (stanowiącego jego własność lub własność osoby trzeciej). Warunkiem jest wystąpienie z takim wnioskiem do pracodawcy i uzyskanie jego zgody. W takiej sytuacji wysokość zwracanych kosztów przejazdu z tytułu podróży służbowej odbytej pojazdem niebędącym własnością pracodawcy ustalana jest jako iloczyn ilości faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu, która nie może być wyższa niż określona odpowiednio w § 5 ust. 3 rozporządzenia. Ilość przejechanych kilometrów w celu odbycia podróży służbowej należy ujawnić w ewidencji przebiegu pojazdu /aby pracodawca mógł przedmiotowy wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów - konieczność ta wynika z art. 23 ust. 5 ustawyo podatku dochodowym od osób fizycznych/.
Jak wynika z powyższego, przepisy w sprawie krajowych podróży służbowych, do należności za czas podróży służbowej innych niż diety, zaliczają kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu używania przez nich pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy w celu odbycia tych podróży – do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznejz dnia 19.12.2002 r.
W związku z faktem, że zwolnienie z opodatkowania zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy obejmuje również inne należności za czas podróży służbowej pracownika – w/w należnościz tytułu używania przez pracowników pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy w celu odbycia podróży służbowej będą korzystały ze zwolnienia z opodatkowania zawartegow powołanym przepisie, do wyżej wskazanej wysokości.

Jednocześnie zauważyć należy, iż analizowany art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dotyczy należności za czas podróży służbowej pracownika, jak również podróży osoby niebędącej pracownikiem, a więc np. osób pełniących funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5 /m.in. radnych/, w związku z wykonywaniem tych funkcji – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
W świetle art. 25 ust. 4 ustawy z dnia 08.03.1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r.,Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) na zasadach ustalonych przez radę gminy radnemu przysługują diety oraz zwrot kosztów podróży służbowych. Na podstawie delegacji zawartej w ust. 10 powołanego wyżej przepisu w dniu 31.07.2000 r. wydane zostało rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. z 2000 r., Nr 66, poz. 800 z późn. zm.)
Przepisy w/w rozporządzenia dopuszczają możliwość użycia przez radnego dla odbycia podróży służbowej prywatnego pojazdu samochodowego niebędącego własnością gminy. Warunkiem jest wystąpienie z takim wnioskiem do przewodniczącego rady gminy i uzyskanie jego zgody. W takim przypadku radnemu przysługuje zwrot kosztów przejazdu według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez radę gminy na podstawie przepisów dotyczących warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Jak wynika z powyższych przepisów, do należności za czas podróży służbowej innych niż diety, należą również kwoty otrzymane przez radnych z tytułu używania przez nich pojazdów samochodowych w celu odbycia tych podróży /§ 3 pkt 2 lit. a)/.
W związku z faktem, że zwolnienie z opodatkowania zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy obejmuje również inne należności za czas podróży służbowej radnego – w/w należności związane z używaniem przez radnego w podróży służbowej samochodu niebędącego własnością gminy będą korzystały ze zwolnienia z opodatkowania zawartego w powołanym przepisie,w wysokości wynikającej z przepisów omówionego wyżej rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31.07.2000 r., tj. według stawek za 1 kilometr przebiegu, określonych przez radę gminy na podstawie przepisów dotyczących warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zawartych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. (Dz. U. z 2002 r., Nr 27, poz. 271).

Reasumując:
• zarówno zwrot kosztów używania pojazdów w celu odbycia podróży służbowej pracownika urzędu gminy, jak również
• zwrot kosztów używania pojazdów przez radnego w celu odbycia podróży służbowej,

korzystają ze zwolnienia z opodatkowania zawartego w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w:

• w pierwszym przypadku w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowejz tytułu podróży służbowej na obszarze kraju,
• w drugim zaś w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Mając powyższe na uwadze powoływany przez płatnika art. 21 ust. 1 pkt 17 ustawy dotyczący diet oraz kwot stanowiących zwrot kosztów, otrzymywanych przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych i obywatelskich, nie znajdzie w przedmiotowej sprawie zastosowania.