Zgodnie z art. 659 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16 poz. 93 ze zm.) najem jest umową, przez którą wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nie oznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz, który może być oznaczony w pieniądzach lub w świadczeniach innego rodzaju. Umowa najmu jest umową obligacyjną, konsensualną i wzajemną. Odpowiednikiem świadczenia polegającego na oddaniu lokalu do używania przez pewien czas jest świadczenie polegające na świadczeniu czynszu, stosownie bowiem do uregulowań zawartych w przepisie art. 669 § 1 ww. ustawy, najemca obowiązany jest uiszczać czynsz w terminie określonym w umowie.

Z przedstawionego w przedmiotowym wniosku stanu faktycznego wynika, iż w związku z zawartą ze Wspólnotą Mieszkaniową umową najmu lokalu w okresie od 02.07.2002 r. do 28.02.2003 r. był Pan obowiązany do comiesięcznego regulowania należności czynszowej określonej umową w kwocie 780,00zł.

Pomimo określenia w umowie kwoty miesięcznego czynszu najmu Wspólnota Mieszkaniowa za miesiące od września 2002 roku do marca 2003 roku wystawiała faktury VAT na kwotę 317,20zł., Pan zaś dokonywał płatności czynszu najmu na podstawie wystawianych faktur VAT.

Po upływie roku od zakończenia umowy najmu został Pan wezwany do uregulowania zaległości wynikającej z tytułu niezapłaconych w pełnych wysokościach należności czynszowych.

Z uwagi na fakt, iż wyłącznie faktury VAT i rachunki wystawione przez Wspólnotę spełniają określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152 poz. 1475 ze zm.) wymogi dokumentu księgowego (umowa najmu nim nie jest), do kosztów uzyskania przychodu działalności gospodarczej miał Pan prawo zaliczać tylko te wydatki, które zostały faktycznie poniesione i udokumentowane ww. dowodami księgowymi.

Powyższe wynika z brzmienia przepisu art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2000 r. Nr 14 poz. 176 ze zm.) który stanowi, iż kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawowy zwrot „koszty poniesione” oznacza, że ustawodawca w kategorii kosztu podatkowego ujmuje tylko te wydatki, które rzeczywiście zostały poniesione przez podatnika, a więc mają charakter ostateczny, definitywny, nie podlegają zwrotowi. Podatnik ma obowiązek wykazania, że poniósł określone wydatki, które traktuje w kategorii kosztu, a to z kolei oznacza, iż spoczywa na nim obowiązek zgodnego z prawem udokumentowania w sposób niebudzący wątpliwości faktu ich poniesienia.

W prawie podatkowym potrzeba należytego udokumentowania poniesienia określonych wydatków odzwierciedlających rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych – zgodnie z przepisami § 12 ust. 3 i § 13 wyżej powołanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, który stanowi, iż zapisy w księdze dokonywane są ... na podstawie dowodów księgowych, którymi są faktury, rachunki ... inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem ... - jest warunkiem koniecznym do tego, aby podatnik z takiego faktu mógł wywieźć dla siebie określone uprawnienia.

Przedstawiając ogólne zagadnienia dot. kosztów uzyskania przychodów tut. organ podatkowy nie podejmuje zagadnienia dot. sposobu dochodzenia roszczeń Wspólnoty Mieszkaniowej z uwagi na fakt, iż umowa najmu jest umową cywilnoprawną, której zapisy regulują przepisy ustawy Kodeks cywilny.