Zgodnie z art. 42 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535), aby do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zastosować stawkę 0% podatnik przed złożeniem deklaracji za dany okres rozliczeniowy (miesiąc, kwartał) musi posiadać w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy:

- zostały wywiezione z terytorium kraju i
- zostały dostarczone do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego.

Dowodami takimi są następujące dokumenty, jeżeli dokumenty te łącznie potwierdzają dostarczenie do nabywcy znajdującego się poza Polską towarów, będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów :

1. dokumenty przewozowe otrzymane przez przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednocześnie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia w innym kraju członkowskim - w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi,
2. kopia faktury dostawy,
3. specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku,
4. dokument potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium innego kraju wspólnotowego niż Polska.

W związku z powołanym przepisem, faktura dokumentująca wewnątrzwspólnotową dostawę może zastąpić dokumenty o których jest mowa w pkt 2, 3 i 4 jeżeli każdy rodzaj towaru jest opisany i wymieniony w oddzielnej pozycji faktury oraz jest potwierdzona przez odbiorcę, który swym podpisem na fakturze potwierdza odbiór towaru zgodny z ilością, jakością i wartością. Powyższa faktura powinna zawierać informacje wymagane w powołanym przepisie prawa podatkowego w myśl art. 42 ust. 3 pkt 2-4 ustawy o podatku od towarów i usług. Jednocześnie należy zauważyć, iż nie w każdym przypadku można uznać, że faktura spełnia wymóg „wyspecyfikowania” poszczególnych sztuk ładunku. Specyfikacja dostawy nie jest bowiem określeniem ogólnej ilości sprzedawanego towaru lecz wyszczególnieniem uwzględniającym postać towaru (np. gramaturę), formę, wielkość i ilość opakowań zbiorczych, itp.
Zgodnie z przepisem art. 27 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535), w przypadku świadczenia usług na ruchomym majątku rzeczowym miejscem świadczenia usługi jest miejsce, gdzie usługi są faktycznie świadczone, z zastrzeżeniem art. 28.
W myśl art. 28 ust. 7 ww. ustawy w przypadku usług, o których mowa w art. 27 ust. 2 pkt 3 lit. d, świadczonych dla nabywcy, który podał wykonującemu te usługi numer, pod którym jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium państwa członkowskiego, na którym usługi są wykonywane, miejscem świadczenia usług jest terytorium państwa członkowskiego, które wydało nabywcy ten numer, pod warunkiem, że towary po wykonaniu tych usług zostaną wywiezione z terytorium państwa członkowskiego, na którym usługi zostały faktycznie wykonane.
Powołany przepis art. 28 ust. 7 ustawy o VAT określa warunki, przy spełnieniu których miejscem świadczenia usług jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium państwa na którym usługi są wykonywane. W związku z tym, jeśli podatnik świadczy usługi na majątku ruchomym na rzecz firmy niemieckiej, która poda numer, pod jakim jest zidentyfikowana dla potrzeb podatku w Niemczech oraz towary są niezwłocznie (nie później niż w terminie 30 dni) po wykonaniu usługi wywożone z Polski, wówczas zachodzą warunki określone w art. 28 ust. 7 cytowanej ustawy - miejscem świadczenia i opodatkowania przedmiotowych usług są Niemcy. W takiej sytuacji podatnik podatku od towarów i usług wystawia fakturę VAT bez naliczania podatku oraz nie ujmuje jej w deklaracji podatkowej VAT-7.
Jeżeli chodzi o sposób dokumentowania "przywozu" palet celem ich naprawy w Polsce (czynności wykonywane na ruchomym majątku rzeczowym) to przepisy prawa podatkowego nie określają rodzaju tych dokumentów, jedynie wskazują na obowiązek prowadzenia ewidencji zgodnie z przepisem art. 109 ust. 9, który stanowi, że w przypadku, o którym mowa w art. 12 ust. 1 pkt 6 podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję otrzymywanych towarów zawierającą w szczególności datę ich otrzymania, dane pozwalające na identyfikację towarów oraz datę wydania towaru po wykonaniu usługi przez podatnika.
Zgodnie z przepisem art. 43 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług zwalnia się od podatku dostawę towarów używanych, z zastrzeżeniem pkt 10, pod warunkiem że w stosunku do tych towarów nie przysługiwało dokonującemu ich dostawy prawo do obniżania kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Zwolnienie dotyczy również używanych budynków i budowli lub ich części, będących przedmiotem umowy najmu, dzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze. Gdzie, w myśl przepisu ust. 2 przez towary używane, o których mowa w ust. 1 pkt 2 rozumie się 1) budynki i budowle lub ich części – jeżeli od końca roku, w którym zakończono budowę tych obiektów, minęło co najmniej 5 lat; 2) pozostałe towary, z wyjątkiem gruntów, których okres używania przez podatnika dokonującego ich dostawy wyniósł co najmniej pół roku.
Wobec powyższego Spółka dokonując sprzedaży używanych palet i innych opakowań w Polsce będzie zwolniona od naliczania podatku od towarów i usług pod warunkiem, że w stosunku do tych palet i innych opakowań nie przysługiwało Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, a także okres używania przez Spółkę jako sprzedawca zakupionych towarów (palet i opakowań) wyniesie co najmniej pół roku.
W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy używanych palet zastosowanie 0% stawki podatku uzależnione jest od spełnienia warunków o których mowa w art. 42 ustawy o podatku od towarów i usług jak słusznie zauważył podatnik.