Zgodnie z § 19 i 20 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 971), faktury korygujące wystawiane są w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:

1. udzielono rabatów określonych w art. 29 ust. 2-4 ustawy (zmniejszających podstawę opodatkowania),
2. zwrócono sprzedawcy towary lub zwrócono nabywcy kwoty nienależne, o których mowa w art. 29 ust. 2–4 ustawy VAT (co także skutkuje zmniejszeniem obrotu),
3. zwrócono nabywcy zaliczki, przedpłaty, zadatki lub raty podlegające opodatkowaniu,
4. podwyższono cenę lub
5. stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce lub kwocie podatku, bądź jakiejkolwiek innej pozycji faktury (potwierdził to NSA - w wyroku z dnia 16 stycznia 2001 r. sgn. akt III SA 2975/1999, Prz. Podat. 2001/10/63 - stwierdzając, że skorygować można każdą konkretną pozycję faktury).

Należy również zauważyć, że faktura korygująca ma moc faktury (art. 22 (3) (a) akapit piąty VI dyrektywy) i pod każdym względem należy ją traktować jako zwykłą fakturę.

Zgodnie z § 19 ust. 4 ww. rozporządzenia, sprzedawca jest obowiązany posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę; nie dotyczy to eksportu towarów, przypadków określonych w § 14 ust. 2 pkt 3, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej stanowi podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym sprzedawca otrzymał to potwierdzenie, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 99 ust. 2 i 3 ustawy - w rozliczeniu za kwartał, w którym to potwierdzenie otrzymali, z uwzględnieniem zasad, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy.

Należy zauważyć, że przepisy nie określają formy w jakiej powinno nastąpić potwierdzenie. Niewątpliwie najlepszym sposobem potwierdzenia jest uzyskanie adnotacji na kopi korekty. Dopuszczalne jest również potwierdzenie w formie :

• zwrotnego potwierdzenia odbioru wysłanej poczty w formie listu poleconego przesyłki zawierającej fakturę korygującą,

• pisemnego odrębnego potwierdzenia faktu otrzymania faktury korygującej,

• faxu podpisanej faktury korygującej.

Tak więc forma potwierdzenia odbioru faktury korygującej opisana w zapytaniu (zwrotne potwierdzenie odbioru listu poleconego zawierającego korektę faktury) jest dopuszczalna.