W odpowiedzi na pismo z dnia 08.03.2004 r. (data wpływu 11.03.2004 r.) w sprawie udzielenia pisemnej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego, działając na podstawie art. 14 a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr. 137, poz. 926 ze zm.) Naczelnik Urzędu Skarbowego w Gorlicach wyjaśnia co następuje:

Podstawę prawną do wypłaty świadczenia z tytułu zwrotu kosztów używania przez zleceniobiorcę (inną osobę nie będącą pracownikiem) swojego prywatnego samochodu w podróży w celu wykonania zlecenia lub innej należności za czas podróży osoby nie będącej pracownikiem, stanowi umowa zlecenia, umowa o zarządzanie, kontrakt menedżerski lub inna umowa o podobnym charakterze.
Skutki podatkowe dla otrzymującego i wypłacającego te świadczenia wynikają z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr. 14, poz. 176 ze zm.) wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
a) podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby nie będącej pracownikiem
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju z zastrzeżeniem ust. 13.
Przepisy wykonawcze zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr. 236, poz. 1990).Według art. 21 ust. 13 przepis zawarty w art. 21 ust. 1 pkt. 16 stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (w domyśle - przez świadczeniobiorcę) i zostały poniesione:
1) w celu osiągnięcia przychodów lub
2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt. 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Z powyższego wynika, że zwolnieniem od podatku są objęte (z zastrzeżeniem wymienionego przepisu art. 21 ust. 13 ustawy) diety i inne należności za czas podróży wypłacane nie tylko pracownikom, ale również osobom nie będącym pracownikami w rozumieniu art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym.
Wszelkie inne świadczenia wypłacane poza wymienionymi uregulowaniami i nie stanowiące wynagrodzenia należy traktować jako nieodpłatne świadczenia i kwalifikować do przychodów z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Od przychodów tych płatnik nie ma obowiązku poboru zaliczek na podatek dochodowy, natomiast podatnik ma obowiązek wykazać je w zeznaniu rocznym.