Pismem z dnia 23.09.2004 roku (uzupełnionym w dniu 25.10.2004 roku) Pani K.P. zwróciła się z prośbą o udzielenie informacji w sprawie sposobu rozliczania wydatków związanych z używaniem własnego mieszkania na potrzeby prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Podatniczka jest właścicielką nieruchomości, której powierzchnia użytkowa wynosi 705,03 m² z czego 67% czyli 472,48 m² przypada na część mieszkalną, a 33% czyli 232,52² na część użytkową tzn. Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej. Cały budynek ogrzewany będzie gazem, w części przeznaczonej na działalność gospodarczą będą funkcjonowały oddzielne sanitariaty dla pacjentów NZOZ-u. Pomiaru zużycia gazu oraz wody zarówno w części mieszkalnej jak i w części użytkowej będą dokonywały wspólne mierniki.
W związku z powyższym Pani K.P. pyta czy do kosztów uzyskania przychodów będzie mogła zaliczyć wydatki związane z opłatami gazu i wody w części przypadającej na działalność gospodarczą.
Zdaniem Podatniczki wydatki związane z opłatami za wodę i gaz zaliczone w koszty uzyskania przychodu powinny stanowić taki procent, jaki procent powierzchni całego mieszkania stanowi pomieszczenie przeznaczone na prowadzenie działalności gospodarczej.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Elblągu działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późniejszymi zmianami) na pisemne zapytanie Podatnika udziela pisemnej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego w Jego indywidualnej sprawie, w której nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa, albo postępowanie przed sądem administracyjnym.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dopuszczają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów przynajmniej części wydatków związanych z używaniem własnego mieszkania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Wynika to z ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodu zawartej w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j. t. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późniejszymi zmianami). Stanowi on, że kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Art. 23 nie zawiera żadnych ograniczeń dotyczących odliczania części wydatków za dom mieszkalny wykorzystywany na potrzeby działalności gospodarczej.

Wobec powyższego w przypadku prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w budynku mieszkalnym do kosztów uzyskania przychodu zaliczona może być jedynie ta część rachunków za gaz i wodę, która dotyczy pomieszczeń wykorzystywanych przez firmę.

Zgodnie z § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późniejszymi zmianami) podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej „fakturami”, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach. Istnieją jednak wyjątki od tej reguły.

Zgodnie z § 14 ust. 1 i 2 pkt 7 wyżej przytoczonego rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.
Tak sporządzone dowody wewnętrzne mogą zostać wpisane do kolumny 14 „pozostałe wydatki” podatkowej księgi przychodów i rozchodów - zgodnie z objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W związku z powyższym zgodnie ze stanem faktycznym oraz obowiązującymi przepisami prawa podatkowego Naczelnik Urzędu Skarbowego w Elblągu podziela Pani stanowisko wyrażone w piśmie dotyczące sposobu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów części wydatków związanych z używaniem własnego mieszkania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.