Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Spółka w zawartych umowach o pracę określa dla pewnej kategorii swoich pracowników jako miejsce świadczenia pracy obszar kilku gmin, co związane jest z charakterem wykonywanej przez te osoby pracy. Spółka zamierza zawrzeć z tą kategorią pracowników umowy cywilnoprawne o używaniu pojazdów będących własnością pracowników do celów służbowych.

Spółka stoi na stanowisku, że jeżeli w zawartych umowach o pracę określa dla pewnej kategorii swoich pracowników jako miejsce świadczenia pracy obszar kilku gmin, to wydatki ponoszone przez Spółkę na rzecz tych pracowników z tytułu używania przez nich samochodów prywatnych dla celów służbowych w jazdach odbywanych na terenie gmin określonych w umowie jako miejsce świadczenia pracy czyli jako jazdy lokalne są kosztem uzyskania przychodu Spółki jeżeli te wydatki są ustalane jako:
1. ryczałt obliczany jako iloczyn stawki za jeden kilomert przebiegu pojazdu i limit miesięczny kilometrów na jazdy lokalne obliczany w odniesieniu do liczby mieszkańców będącej sumą mieszkańców wszystkich gmin określonych jako miejsce świadczenia pracy pracownika (stawki i limit miesięczny określone są w odrębnych przepisach),
2. iloczyn stawek za jeden kilomert przebiegu pojazdu (określonych w odrębnych przepisach) i ilości faktycznie przejechanych kilometrów.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika;
a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
b) w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Stosownie do § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz 271 z późn.zm.), zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za jeden kilometr przebiegu, o której mowa w § 2 w/w rozporządzenia i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o których mowa w § 3 w/w rozporządzenia , po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu dla celów służbowych w danym miesiącu. Z §3 ust 2 powyższego rozporządzenia wynika, że w przypadku jazd lokalnych (w granicach administracyjnych miasta lub gminy) limit kilometrów uzależniony jest od ilości mieszkańców w danej gminie lub mieście, właściwym ze względu na miejsce zatrudnienia pracownika i nie może przekroczyć:300 km – do 100 tyś mieszkańców,500 km – ponad 100 tyś do 500 tyś mieszkańców,700 km – ponad 500 tyś mieszkańców.

Zatem przy ustaleniu miesięcznego limitu kilometrów o którym mowa w § 3 ust. 2 w/w rozporządzeniu, decyduje jedynie miejsce zatrudnienia pracownika rozumiane jako miejscowość, na terenie której położony jest zakład pracy a nie miejsce świadczenia pracy w umowie o pracę z pracownikiem. Wobec powyższego Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie nie podziela stanowiska Spółki, że w celu ustalenia miesięcznego limitu kilometrów w rozumieniu w/w przepisu należy sumować liczbę mieszkańców gmin, które zostały w konkretnej umowie o pracę danego pracownika określone jako miejsce świadczenia pracy. Tym samym miesięczny limit kilometrów ustalony przez Spółkę w sposób przedstawiony w zapytaniu nie może być podstawą ustalenia ryczałtu o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z dnia 15 lutego 1992r o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000r. Nr 54, poz.654 z późn.zm)