Z przedstawionego w piśmie stanu faktycznego wynika, iż podatnik dokonuje eksportu towarów. Dokument SAD 3 przekazywany jest przewoźnikowi celem potwierdzenia wywozu towarów poza terytorium Wspólnoty, po czym zwracany jest spółce. Dokument potwierdzający procedurę wywozu często otrzymywany jest przez podatnika po terminie złożenia deklaracji VAT-7 za dany miesiąc.

W odniesieniu do eksportu towarów i sposobu jego dokumentowania, zgodnie z art. 2 pkt 8 ustawy z dnia 11.03.2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535), eksportem towarów jest potwierdzony przez urząd celny wyjścia wywóz towarów z terytorium Wspólnoty w wykonaniu czynności określonych w art. 7 ust. 1 pkt 1–4 ustawy, jeżeli wywóz dokonywany jest przez: a) dostawcę lub w jego imieniu, lub b) nabywcę mającego siedzibę poza terytorium kraju lub w jego imieniu. Obowiązek podatkowy powstanie z chwilą potwierdzenia przez urząd celny wyjścia wywozu towaru poza terytorium Wspólnoty - art. 19 ust. 6 ustawy VAT . W eksporcie towarów, o którym mowa w art. 2 pkt 8 lit. a, (tj. gdy wywóz dokonywany jest przez dostawcę lub w jego imieniu) stawka podatku wynosi 0 %, pod warunkiem że podatnik przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany miesiąc otrzymał dokument potwierdzający wywóz towaru poza terytorium Wspólnoty - art. 41 ust. 1 pkt 6 ustawy VAT. Jeżeli warunek, o którym mowa w ust. 6 nie zostanie spełniony, podatnik nie wykazuje tej dostawy w ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3, za dany okres rozliczeniowy, lecz w okresie następnym, stosując stawkę podatku 0 %, pod warunkiem otrzymania dokumentu wymienionego w ust. 6 przed złożeniem deklaracji podatkowej za ten okres. W razie nie otrzymania tego dokumentu w terminie określonym w zdaniu poprzednim mają zastosowanie stawki właściwe dla dostawy tego towaru na terytorium kraju - art. 41 ust. 7 ustawy. Otrzymanie przez podatnika dokumentu potwierdzającego wywóz towaru poza terytorium wspólnoty w terminie późniejszym niż określony w ust. 7 upoważnia podatnika do dokonania korekty złożonej deklaracji podatkowej, w której wykazał dostawę towarów – art. 41 ust. 9 ustawy

Biorąc pod uwagę powyższe oraz stan faktyczny tut. organ podatkowy stwierdza, iż dla zastosowania stawki 0% konieczne jest spełnienie określonych warunków formalnych – posiadanie odpowiednich dowodów wywozu towaru. Dla zastosowania stawki 0% wymagane jest zatem posiadanie oryginału tego dokumentu.