Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Lublinie na podstawie art. 14 a § 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.) w odpowiedzi na złożone w dniu 18.10.2004 r. zapytanie uzupełnione dnia 29.10.2004 r. informuje o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego w odniesieniu do przedstawionego stanu faktycznego następująco:
zapytanie dotyczy:
1. Czy dopuszczalne jest wystawienie not księgowych, zamiast faktur VAT z tytułu wynajmu lokalu użytkowego ?
2. Not księgowych jako właściwych dowodów księgowych do udokumentowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wydatków ponoszonych z tytułu zapłaty za wynajmowany lokal oraz braku możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu odszkodowania za bezumowne korzystanie z lokalu na podstawie otrzymanej noty księgowej.

Ad. 1) Zgodnie z art. 106 ust.1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535) podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Przepis powyższy stosuje się odpowiednio do dostawy towarów lub świadczenia usług, dokonywanych przez podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, jeżeli miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego i dla tych czynności podatnicy ci nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub w przypadku terytorium państwa trzeciego – podatku o podobnym charakterze (art. 106 ust. 2 w/w ustawy).

W świetle art. 106 ust. 3 powyższej ustawy przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do części należności otrzymywanych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Zgodnie z art. 106 ust. 4 cytowanej ustawy podatnicy, o których mowa w ust. 1-3, nie mają obowiązku wystawiania faktur, o których mowa w ust. 1 i 2, osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury. W świetle powyższych przepisów podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi na rzecz osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą gdzie obie strony (najemca, wynajmujący) są podatnikami podatku VAT, jest zobowiązany do wystawiania faktur VAT dokumentujących w tym przypadku świadczenie usługi wynajmu.

Wystawianie not księgowych zamiast faktur VAT z tytułu wynajmu lokalu użytkowego jest nie zgodne z w/w przepisami.

Rodzaj umowy między najemcą a nabywcą który przedmiotem jest lokal użytkowy regulują przepisy kodeksu cywilnego, a zatem tut. Urząd nie jest właściwy do udzielania odpowiedzi w zakresie bezumownego korzystania z pomieszczeń uprzednio wynajmowanych na podstawie umowy najmu, która wygasła wskutek wypowiedzenia.

Ad. 2) Zgodnie z § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 grudnia 2000 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 116, poz. 1222 z 2000 r. z późn. zm.), podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
1. faktury, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej „fakturami”, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Z przytoczonego wyżej przepisu wynika, że dowodami księgowymi właściwymi do dokumentowania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów są wyłącznie dokumenty wymienione w § 12 ust. 3 pkt 1 oraz w § 13 i 14 jeżeli spełniają warunki określone w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dowodami takimi w myśl § 13 są:
1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
3. dowody przesunięć,
4. dowody opłat pocztowych i bankowych,
5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Przepisy § 14 powołanego wyżej rozporządzenia dopuszczają natomiast możliwość dokumentowania niektórych kosztów tzw. „dowodami wewnętrznymi” sporządzonymi przez osobę, która dokonała wydatków. Możliwość takiego dokumentowania dotyczy tylko sytuacji ściśle wymienionych w ust. 2 tego paragrafu, które w świetle przedstawionego przez podatnika stanu faktycznego, nie mają zastosowania w przedmiotowej sprawie bowiem w przepis § 14 ust. 2 pkt 6 cytowanego rozporządzenia dopuszcza możliwość dokumentowania „dowodami wewnętrznymi” wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, ale dotyczy to sytuacji, gdy podatnik w prowadzonej działalności wykorzystuje pomieszczenia służące mu również dla celów nie związanych z działalnością gospodarczą.

W świetle powyższego noty księgowe otrzymane przez podatnika nie są właściwym dowodem księgowym do dokumentowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wydatków ponoszonych z tytułu zapłaty za wynajmowany lokal.

Ponadto biorąc pod uwagę fakt, iż przedmiotowe noty księgowe zostały wystawione tytułem odszkodowania za bezumowne korzystanie z pomieszczeń, również nie mogą stanowić podstawy do zaksięgowania tych wydatków w księdze podatkowej jako koszty uzyskania przychodów, gdyż zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Nr 14, poz. 176 z 2000 r. z późn. zm.) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Reasumując, w świetle przedstawionego przez podatnika stanu faktycznego, zaprezentowane przez niego stanowisko jest prawidłowe.

Interpretacji udzielono według stanu prawnego na dzień wydania niniejszego pisma.