Stan faktyczny:

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług kierowania samochodami oraz transportu w kraju i poza jego granicami. Do siedziby firmy na rzecz, której świadczy usługi jak i miejsca, z którego wywozi towar znajdującego się poza jego miejscem prowadzenia działalności, dojeżdża własnym samochodem.

Ocena prawna stanu faktycznego:

Ad. 1.

Stosownie do treści art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) (w stanie obowiązującym w 2004r.) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych, osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nim współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W myśl powyższego przepisu ustawodawca dopuszcza możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą. Pojęcie - podróż służbowa - jakie występuje w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, dotyczy nie tylko pracowników, ale także osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących.

Na podstawie delegacji ustawowej określonej w cytowanym przepisie Minister Pracy i Polityki Społecznej wydał:

• rozporządzenie z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.). W treści § 3 i § 4 tego rozporządzenia, wydatki ponoszone z tytułu podróży służbowej określono diety i zwrot kosztów za przejazdy, noclegi, dojazdy środkami komunikacji miejscowej oraz inne udokumentowane wydatki. Określono również czas podróży służbowej przyjmując, że jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi: od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety, ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. Jednakże gdy podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, zaś za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin - przysługuje połowa diety, ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
• rozporządzenie z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.). W treści § 3 i § 4 tego rozporządzenia określono czas pobytu pracownika poza granicami kraju, który liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju. Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia z dnia 29 grudnia 2002r. Przysługuje do wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Dieta za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości, zaś za niepełną dobę podróży: do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety, ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Koszty poniesione w walutach obcych, w świetle art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r., przelicza się na złote według kursów średnich ogłaszanych przez BP z dnia poniesienia kosztu. Jeżeli koszty wyrażone są w walutach obcych, a między dniem ich zarachowania i dniem zapłaty występują różne kursy walut, koszty te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty, ustalonego przez bank, z którego usług korzystał ponoszący koszt oraz z zastosowania kursu średniego ogłaszanego przez NBP z dnia zarachowania kosztów.

Tak więc, podatnikowi prowadzącemu działalność gospodarczą odbywającemu podróż na terenie kraju i poza jego granicami nie przysługuje prawo ujęcia do kosztów uzyskania przychodów wartości diety, jeżeli podróż ta trwa krócej niż 8 godzin. Nie są uznawane za koszt uzyskania przychodów kwoty ryczałtowe (np. ryczałt na pokrycie kosztów noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej) oraz poniesione wydatki na wyżywienie z wyjątkiem diet w wysokości określonej dla pracowników.

Wydatki za nocleg przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym jak i pozostałe wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę związane z podróżą służbową w wysokości faktycznie poniesionej.

Poniesione koszty z tytułu podróży służbowych osoby prowadzącej działalność powinny być odpowiednio udokumentowane. Dla właściwego udokumentowania wydatków - w przypadku po-datników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów - ustawodawca odsyła do re-gulacji w przepisach zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 15, poz. 1475).

Zatem, przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991r. oraz rozporządzeń w sprawie szczegółowych za-sad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbo-wych zarówno na obszarze kraju jak i poza jego granicami stanowią, iż osoba prowadząca działal-ność gospodarczą, odbywająca podróż służbową krajową lub zagraniczną, może zaliczyć do kosz-tów uzyskania przychodów diety z tytułu podróży służbowej w tej samej wysokości i na takich sa-mych zasadach, jakie przysługują pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Ad. 2

Stosownie do treści art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z za-strzeżeniem pkt 36, z tytułu używania nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych samo-chodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodar-czą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, okre-ślonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu, podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W przypadku używania przez przedsiębiorcę własnego lub nie będącego jego własnością jak też nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych firmy samochodu osobowego, wliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów, w wysokości nie wyższej niż wynikająca z iloczynu fak-tycznie przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki za 1 km przebiegu pojazdu, podlegają wydatki związane z utrzymaniem i eksploatacją tego pojazdu.

Jednakże, aby podatnik do kosztów uzyskania przychodów mógł zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki (np. zakup benzyny), koniecznym jest prowadzona i z końcem miesiąca podpisana przez niego, zgodnie z zasadami określonymi w art. 23 ust. 5 i 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991r., ewi-dencja przebiegu pojazdów.

Tak więc, jeśli suma odpowiednio udokumentowanych wykazana w miesięcznym zestawieniu wydatków przekroczy kwotę wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu, wówczas w kosztach uzy-skania przychodów uwzględnia się tylko tę kwotę jaka została wykazana w tej ewidencji.

Dla potrzeb podatku dochodowego, definicję samochodu osobowego reguluje w art. 23 ust. 3a usta-wy z dnia 26 lipca 1991r.

Zatem, gdy wydatki poniesione przez podatnika w związku z używaniem przez niego pojazdu, który nie jest samochodem osobowym, wprowadzonym bądź nie wprowadzonym do ewidencji środków trwałych firmy, a wykorzystywanym w ramach jego prowadzonej działalności, w myśl ogólnej zasady określonej w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. w ciężar kosztów uzyskania przychodów wlicza te wydatki w pełnej wysokości. Przy czym, warunkiem jest ich poniesienie w celu osiągnięcia przychodów.