Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) przychodami ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze, wartości pieniężne oraz wartości otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl zaś art. 31 i art. 32, które regulują pobór przez płatników zaliczek na ten podatek „zakłady pracy” są obowiązane obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku pracy, stosunku służbowego, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Za dochód stanowiący podstawę do naliczenia zaliczki, uważa się zgodnie z ust. 2 art. 32 uzyskane w ciągu miesiąca przychody, w rozumieniu art. 12 oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika, po odliczeniu kosztów uzyskania w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 i 2a oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe.

Zgodnie więc z zasadą wynikającą z powołanych przepisów płatnicy dokonują poboru zaliczek na podatek dochodowy wyłącznie w tych miesiącach, w których podatnik uzyskał przychód ze stosunku pracy. Tym samym nie ma znaczenia przy poborze zaliczek okres za jaki wynagrodzenie wypłacono jak również okres zawarcia i trwania umowy o pracę.Znaczenie ma wyłącznie okres w jakim podatnik otrzymał przychody ze stosunku pracy, od którego została pobrana zaliczka.

Oznacza to, że w informacji rocznej PIT-11/8B o wysokości osiągniętego przez podatnika w roku podatkowym dochodu oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (......za okres......) płatnicy wykazują okres w jakim podatnik otrzymał należności ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych, a nie okres zatrudnienia pracownika.

Również koszty uzyskania przychodów są wykazywane w tych miesiącach, w których były faktycznie uwzględnione przy poborze zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.