Udzielając odpowiedzi na zapytanie z dnia 27.10.2004 r. – uzupełnione w dniu 04.11.2004 r. - w sprawie stosowania skróconej nazwy firmy w dokumentach księgowych, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Kętrzynie, zgodnie z art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm) informuje, że ustawy: o swobodzie działalności gospodarczej, Kodeks cywilny, Kodeks Spółek Handlowych oraz ustawa o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii posługiwania się skróconą nazwą przez spółkę cywilną.

Uregulowania prawne dotyczą jedynie podatnika podatku VAT: zgodnie z § 12.1. rozporządzenia MF z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, co do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004r. Nr 97, poz. 971) faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy.

Ponadto, zarówno we wzorze druku rejestracyjnego VAT-R, określonym w rozporządzeniu MF z dnia 20 grudnia 2002 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie określenia wzoru zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług ... (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1983), oraz w formularzach NIP-2 i NIP-D, wg rozporządzenia MF z dnia 14 listopada 2003 r. w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych, ustawodawca postawił wymóg wypełnienia danych identyfikacyjnych podatnika, m.in. podania nazwy skróconej.

Skoro Spółka dopełniła obowiązku i w dokumentach rejestracyjnych ujęła dane dotyczące nazwy skróconej, daje to podstawę do posługiwania się nazwą skróconą w części uregulowanej przez przepisy prawa podatkowego. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że Naczelnik Urzędu Skarbowego, jako organ podatkowy, nie jest właściwy do udzielenia odpowiedzi na pytanie: czy można stosować nazwę skróconą w obrocie gospodarczym? W tej sprawie właściwy jest organ dokonujący wpisu do stosownego rejestru lub ewidencji.

Należy zaznaczyć, iż dane rejestracyjne podawane do organu podatkowego winny być tożsame z danymi zawartymi w dokumentach źródłowych, dołączanych – w myśl art. 5 pkt 4b ustawy o NIP – w postaci uwierzytelnionych lub urzędowo poświadczonych kopii. W związku z powyższym wskazane jest ujęcie skróconej nazwy firmy w umowie spółki cywilnej.