Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź-Polesie działając na podstawie art. 14a § 1, § 2 i § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 126 ze zm.), udziela Panu informacji w zakresie obowiązywania stosowania przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie przedstawionej w piśmie z dnia 23.08.2004 r.

Z opisanego stanu faktycznego wynika, że prowadzi Pan dwa rodzaje głównej działalności gospodarczej: usługi projektowania architektoniczno - budowlanego oraz szeroko pojęte usługi kosmetyczne. Do w/w działalności zakupił Pan samochód osobowy Renault Thalia, gdyż jest niezbędny w przypadku:

• projektowania - do dojazdów na wizje lokalne oraz nadzory autorski, ponieważ budowy rozpoczyna się najczęściej w miejscach, gdzie nie występuje komunikacja miejska
• kosmetyki - do zakupu kosmetyków jako materiałów do pracy, kosmetyków do sprzedaży, przewozu dużej ilości ręczników, pokrowców i fartuchów do prania.

Mimo to, że jest to samochód zakupiony na firmę będzie on również użytkowany na potrzeby osobiste.

Nabyty samochód może zostać uznany za środek trwały, jeżeli spełnia kryteria określone w art. 22a ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14 poz. 176 ze zm.):

• stanowi własność lub współwłasność podatnika
• jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania
• jest wykorzystywany przez podatnika na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej bądź też oddany do używania innym podmiotom na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu
• przewidywany okres jego używania jest dłuższy niż rok.

Warunkiem niezbędnym, umożliwiającym dokonywanie odpisów amortyzacyjnych jest wprowadzenie pojazdu do ewidencji środków trwałych. Zgodnie z art. 22n ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych środki trwałe wprowadza się do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania Późniejszy termin uznaje się za ujawnienie środka trwałego.

Zwrot „do używania” należy rozumieć jako faktyczne korzystanie ze środka trwałego w związku z prowadzoną działalnością, a więc wykorzystywanie go w celu wykonywania określonych czynności z działalnością tą związanych.

Wracając do obowiązku ewidencjonowania środków trwałych należy zauważyć, ze w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarcza ewidencjonowanie składników majątku trwałego jest podstawą przy oddzieleniu majątku wprowadzonego do działalności od majątku osobistego.

Zgodnie z przepisami art.22 ust.8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztem uzyskania przychodów są odpisy amortyzacyjne dokonywane wyłącznie zgodnie z przepisami zawartymi w tej ustawie. Należy jednak podkreślić, że w przypadku samochodów osobowych istnieją ograniczenia określone w art.23 ust.1 pkt4 ustawy o podatku dochodowym. Na podstawie tych przepisów nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20.000Euro przeliczone na złote według kursu średniego Euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania.

Wydatki związane z bieżącą eksploatacją samochodów zaliczonych do środków trwałych i wykorzystywanych do działalności gospodarczej np. zakup paliwa, wymiana oleju, wymiana opon, przegląd techniczny stanowią koszty uzyskania przychodu w pełnej, faktycznie poniesionej wysokości.

Wydatki na remont samochodu zaliczonego do środków trwałych stanowią koszty uzyskania przychodu bez względu na ich wysokość, natomiast wydatki na ulepszenie pojazdu powiększają jego wartość początkową (art. 22g ust. 17 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Wydatki związane z ubezpieczeniem samochodu będącego środkiem trwałym można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to zarówno ubezpieczenia obowiązkowego - odpowiedzialności cywilnej (OC), jak również dobrowolnych ubezpieczeń - następstw nieszczęśliwych wypadków kierowcy i pasażerów (NW) oraz ubezpieczenia autocasco (AC).

W przypadku samochodów osobowych przepisy podatkowe art. 23 ust.1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ograniczają kwotę wydatkowaną na ubezpieczenie podlegającą zaliczeniu do kosztów podatkowych. Wydatki nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów ustala się w proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 Euro przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut ogłoszonego przez NBP do wartości samochodu przyjętej do celów ubezpieczenia.

Podatnik podatku dochodowego od osób fizycznych używający do prowadzonej działalności gospodarczej samochód uznawany za środek trwały może podjąć decyzję o wykreśleniu tego pojazdu z ewidencji środków trwałych i przeznaczeniu go na potrzeby osobiste.

W sytuacji, gdy w działalności gospodarczej używany jest samochód osobowy, który nie stanowi składnika majątku firmy - do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tylko wartość wydatków zawiązanych z używaniem tego pojazdu, do wysokości wyliczonej zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Na podstawie tego przepisu do kosztów można zaliczyć poniesione wydatki jedynie do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia ilości kilometrów przejechanych na potrzeby wykonywanej działalności i obowiązującej stawki za 1 km przebiegu pojazdu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu, podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Należy podkreślić, że prowadzenie w/w ewidencji jest warunkiem koniecznym zaliczenia wydatków związanych z eksploatacją samochodu nie stanowiącego środka trwałego do kosztów uzyskania przychodów, a brak tej ewidencji pozbawia podatnika tej możliwości.

Aby wydatek poniesiony na eksploatację samochodu uznać za koszt uzyskania przychodu, musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy tym wydatkiem a osiągniętym przychodem.Przykładowymi wydatkami, które mogą spełniać ten warunek są: wydatki na zakup paliwa, wymianę oleju, części zamiennych, wydatki na naprawę, remonty, ubezpieczenie pojazdu, opłaty parkingowe. Ponadto warto zauważyć, że przepis art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy stanowi o wydatkach z tytułu używania samochodu osobowego, zatem należy przez to rozumieć wydatki związane tylko z eksploatacją samochodu.
W zawiązku z powyższym, Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź-Polesie nie podziela Pana stanowiska wynikającego ze złożonego zapytania. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991r. (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) nie przewiduje żadnych odstępstw od w/w zasad.