Zgodnie z unormowaniem zawartym w art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535) wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem że:

1) podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, i podał ten numer oraz swój numer, o którym mowa w art. 97 ust. 10, na fakturze stwierdzającej dostawę towarów;

2) podatnik przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, o którym mowa w art. 99, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

W świetle art. 42 ust. 2 cyt.: warunki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, uznaje się za spełnione również wówczas, gdy nie są spełnione wymagania w zakresie:

1. nabywcy – w przypadkach, o których mowa w art. 13 ust. 2 pkt 3 i 4;
2. dokonującego dostawy – w przypadku, o którym mowa w art. 16.

Zgodnie z treścią ust. 4 powołanego powyżej artykułu 42 w przypadku wywozu towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów bezpośrednio przez podatnika dokonującego takiej dostawy lub przez jego nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy, podatnik oprócz dokumentów, o których mowa w ust. 3 pkt 2 i 3 (kopia faktury dostawy, specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku) powinien posiadać dokument zawierający co najmniej:

1) imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów;

2) adres, pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby lub miejsca zamieszkania nabywcy;

3) określenie towarów i ich ilości;

4) potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca, o którym mowa w pkt 1 lub 2, znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;

5) rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary, lub numer lotu – w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego

Natomiast w przypadku wywozu przez nabywcę nowych środków transportu bez użycia innego środka transportu (przewozowego) podatnik, zgodnie z art. 42 ust. 5 ustawy o VAT, będzie mógł do takiej wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zastosować stawkę podatku 0%, jeśli będzie dysponował następującymi dokumentami:

• kopią faktury dostawy,
• specyfikacją poszczególnych sztuk ładunku
• dokumentem zawierającym dane umożliwiające prawidłową identyfikację podatnika dokonującego dostawy i nabywcy oraz środka transportu, w szczególności:

1. dane dotyczące podatnika i nabywcy,
2. dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować przedmiot dostawy jako nowy środek transportu,
3. datę dostawy,
4. podpisy podatnika i nabywcy,
5. oświadczenie nabywcy o wywozie nowego środka transportu poza terytorium kraju w terminie 14 dni od dnia dostawy,
6. pouczenie nabywcy o skutkach niewywiązania się z obowiązku, o którym mowa w punkcie poprzednim, czyli terminowym wywozie towaru

- zwanym dalej „dokumentem wywozu”, którego wzór, zgodnie z delegacją ustawową artykułu 42 ust. 16, został określony rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 21 kwietnia 2004 r. w sprawie określenia wzoru dokumentu potwierdzającego wywóz przez nabywcę nowego środka transportu z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na terytorium innego państwa członkowskiego (Dz. U. Nr 84, poz. 783).

Powyższy dokument wywozu (VAT-22) podatnik wystawia w każdym przypadku, w którym ma zastosowanie art. 106 ust. 6 ustawy o VAT, zgodnie z którym w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu dla nabywcy, który nie podał dla tej czynności numeru identyfikacyjnego, nadanego dla transakcji wewnątrzwspólnotowych przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, podatnik wystawia fakturę w trzech egzemplarzach; oryginał faktury jest wydawany nabywcy; jedną z kopii faktury podatnik pozostawia w swojej dokumentacji, drugą przesyła w terminie 14 dni od dnia dokonania dostawy do biura wymiany informacji o podatku VAT.

Dokument wywozu, w myśl ustępu 7 cytowanego powyżej art. 42, wypełnia się w trzech egzemplarzach, z których: jeden wydawany jest nabywcy, drugi – podatnik pozostawia w swojej dokumentacji, trzeci – podatnik przesyła wraz z fakturą, o której mowa w art. 106 ust. 6, do właściwej jednostki w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych, która na podstawie odrębnych przepisów dokonuje wymiany z innymi państwami członkowskimi informacji o podatku oraz o podatku od wartości dodanej, zwanej dalej „biurem wymiany informacji o podatku VAT”. Ponadto, w myśl ust. 8 artykułu 42 w przypadku przekroczenia 14 dniowego terminu, o którym mowa w ust. 5 pkt 5 tego artykułu, tzn. niewywiezienia pojazdu w tym terminie z Polski, nabywca nowego środka transportu jest obowiązany pierwszego dnia po upływie tego terminu do zapłaty podatku od dokonanej na jego rzecz dostawy tego środka transportu - stosownie do postanowień art. 17 ust. 1 pkt 6 ustawy staje się podatnikiem podatku od towarów i usług. Wskazane powyżej dowody, o ile łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, przy jednoczesnym spełnieniu warunków, o których mowa w art. 42 ust. 1 pkt. 1, dają podstawę do opodatkowania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów według stawki podatku 0%, z zastrzeżeniem, że podatnik posiada wymienione dowody przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany okres. W innym przypadku przedmiotową dostawę, zgodnie z art. 42 ust. 12, należy wykazać w ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3, jako dostawę na terytorium kraju. Natomiast otrzymanie przez podatnika dowodu, o którym mowa powyżej, w terminie późniejszym, niż określony w ust. 12, upoważnia do dokonania korekty złożonej deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej, o której mowa w art. 100 ust. 1, w której wykazano dostawę towarów (art. 42 ust. 13). Jednocześnie, w myśl ust. 11 artykułu 42, w przypadku gdy dokumenty, o których mowa powyżej nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa w art. 42 ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1. korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
2. dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
3. dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny – dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania.

Analiza przedstawionych powyżej regulacji prawnych pozwala na wskazanie dwóch podstawowych warunków, od spełnienia których uzależnione jest potraktowanie danej czynności jako wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Pierwszy z nich dotyczy aspektu prawnego transakcji – jego spełnienie ma gwarantować, że czynność ta zostanie potraktowana jako wewnątrzwspólnotowe nabycie w państwie przeznaczenia i zostanie tam faktycznie opodatkowana. Drugi z warunków dotyczy aspektu faktycznego transakcji – jego spełnienie pozwala na przyjęcie, że faktycznie nastąpił wywóz towarów z jednego państwa członkowskiego (z kraju) i jego transport (przemieszczenie) do innego państwa członkowskiego. Należy jednocześnie podkreślić, iż ustawodawca nie uzależnił opodatkowania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów według stawki podatku 0% od potwierdzenia wywozu towaru przez straż graniczną. Podstawę taką stanowi wypełnienie warunków, o których mowa powyżej.