Zgodnie z generalną definicją kosztów zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.
O zasadności zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów przesądza spełnienie następujących przesłanek (warunków):
1) koszt służy osiągnięciu przychodu, czyli został poniesiony w celu jego osiągnięcia,
2) koszt został faktycznie poniesiony przez podatnika,
3) koszt nie został wymieniony w art. 23 wskazanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli nie został wyłączony z katalogu kosztów uzyskania przychodu,
4) koszt został udokumentowany przez podatnika, zgodnie z wymaganiami określonymi w przepisach prawa.
Każdy więc wydatek spełniający powyższą definicję (czyli w sytuacji kiedy zostały spełnione łącznie cztery w/w przesłanki) podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.
W świetle art. 77 tiret 5 §1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podrożą służbową”.
Ponadto, z przepisu zawartego w § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) wynika, że pracownikowi odbywającemu podroż służbową na terenie kraju w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę przysługują diety oraz zwrot kosztów:
1) przejazdów,
2) noclegów,
3) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
4) innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Zatem, właściciel firmy (pracodawca), który zleca wyjazd służbowy swojemu pracownikowi w celu wykonania przez niego zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy tego pracownika, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów faktycznie poniesione wydatki związane z odbywaniem przez tegoż pracownika podróży służbowej, pod warunkiem, że odbywana podróż została odpowiednio przez Podatnika udokumentowana.
Zasady i sposób dokumentowania kosztów uzyskania przychodów u podmiotów gospodarczych prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów zostały uregulowane (między innymi) w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 i Nr 224, poz. 2226).
Koszty podróży służbowych pracowników (koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników) winne być dokumentowane zgodnie z zasadami określonymi w treści § 14 ust. 2 pkt 4 cytowanego rozporządzenia, czyli dowodem wewnętrznym sporządzonym przez Podatnika. Dowód ten musi spełniać wymogi określone w §14 ust. 3 cytowanego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a więc musi zawierać takie dane jak: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących mu diet, koszty przejazdu, ryczałtów za noclegi i innych wydatków.
Wobec powyższego stanowisko Pana wyrażone w zapytaniu z dnia 20 grudnia 2004 r. jest prawidłowe.
Dodatkowo informuje się, że przy ustalaniu należności z tytułu podróży służbowej pracownika na terenie kraju winien Pan mieć na względzie regulację prawną zawartą w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990); a w szczególności:
- przepis § 4 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, który reguluje wartość diety przeznaczonej na pokrycie kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej odbywanej na terenie kraju (w chwili obecnej jej wartość wynosi 21,- zł za dobę podróży),
- przepis § 7 ust. 1, który reguluje zasady ustalania należności za noclegi,
oraz ust. 2, który reguluje zasady ustalania oraz wysokość ryczałtu za noclegi.
Odnosząc się natomiast do wątpliwości Pana związanych z pojawiającymi się w prasie informacjami, o których pisze Pan w zapytaniu, tut. organ podatkowy wyjaśnia, iż dotyczą one przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą (we własnym imieniu) polegającą na świadczeniu przez nich usług kierowcy (usług transportowych). Zatem, przedmiotowe informacje prasowe nie mają zastosowania do wątpliwości będącej przedmiotem zapytania, jak i również do stanu faktycznego opisanego w zapytaniu.