Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tejże ustawy.
O zasadności zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów przesądza spełnienie następujących przesłanek (warunków):
1) koszt służy osiągnięciu przychodu, czyli został poniesiony w celu jego osiągnięcia,
2) koszt został faktycznie poniesiony przez podatnika,
3) koszt nie został wymieniony w art. 23 wskazanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli nie został wyłączony z katalogu kosztów uzyskania przychodu,
4) koszt został udokumentowany przez podatnika, zgodnie z wymaganiami określonymi w przepisach prawa.Jedynie spełnienie łącznie tych czterech, powyżej wymienionych, przesłanek uprawnia podatnika do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodu.
Podejmując decyzję o tym, czy dany wydatek może zostać zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodów, Podatnik powinien kierować się przyjętą zasadą, że to na nim spoczywa ciężar dowodu, bowiem to on z danego faktu wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne.
Odnosząc omawianą regulację prawną do wątpliwości Pani zawartych w zapytaniu, tut. organ podatkowy wyjaśnia:
Do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej będzie można zaliczyć wydatki poniesione na zakup materiałów biurowych, odzieży i obuwia ochronnego, zakup literatury fachowej; w tym również zakup słownika medycznego.
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określają ilości, ani też żadnych innych norm, w odniesieniu do nabywania materiałów biurowych na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Ustawodawca określa tylko warunki, jakim winien odpowiadać poniesiony wydatek, by mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Analiza tych przesłanek przez podatnika (w każdym przypadku) pozwoli na właściwą kwalifikację poniesionych wydatków pod kątem zasadności ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów.
Odnosząc się do wątpliwości Pani związanych ze składaniem deklaracji na zaliczkę miesięczną na podatek dochodowy od osób fizycznych PIT-5, tut. organ podatkowy wyjaśnia:
Stosownie do art. 44 ust. 1 pkt. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnicy osiągający dochody z działalności gospodarczej, o której mowa w art. 14 ustawy, są obowiązani bez wezwania wpłacać w ciągu roku podatkowego zaliczki na podatek dochodowy według zasad określonych w ust. 3 tego artykułu.Z treści art. 44 ust. 3 wskazanej ustawy wynika, że obowiązek wpłacenia zaliczki powstaje, poczynając od miesiąca, w którym dochody te przekroczyły kwotę powodującą obowiązek zapłacenia podatku. Dalej czytamy, że zaliczkę za dany miesiąc stanowi podatek obliczony od tego dochodu według zasad określonych w art. 26, 27 i 27b tej ustawy. Zaliczkę za dalsze miesiące ustala się w wysokości różnicy pomiędzy podatkiem należnym od dochodu osiągniętego od początku roku a sumą zaliczek za miesiące poprzedzające.Zaliczki miesięczne, od przychodów uzyskiwanych z tytułu działalności gospodarczej, za okres od stycznia – do listopada uiszcza się w terminie do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Zaliczkę za grudzień, w wysokości należnej za listopad, uiszcza się w terminie do 20 grudnia. W terminach płatności zaliczek za poszczególne miesiące podatnicy są obowiązani składać urzędom skarbowym deklaracje według ustalonego wzoru o wysokości dochodu osiągniętego od początku roku ( art. 44 ust.6 w/w ustawy).
Zatem, jak wynika z powyżej opisanej regulacji prawnej, obowiązek złożenia pierwszej w danym roku podatkowym deklaracji na zaliczkę miesięczną na podatek dochodowy od osób fizycznych PIT- 5 powstanie, poczynając od miesiąca, za który wystąpiła – do zapłaty - zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych, co będzie miało miejsce dopiero w sytuacji, kiedy uzyskany dochód przekroczy kwotę wolną od podatku dochodowego (w 2004 roku jest to kwota 2.790. zł). Począwszy od tego miesiąca, należy już systematycznie, tj. do 20 każdego następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, składać kolejne deklaracje PIT-5, nawet jeśli już w następnych miesiącach, bądź tylko w którymkolwiek z następnych miesięcy, zaliczka na podatek dochodowy do zapłaty nie wystąpi.
Mając na uwadze wyjaśnienia Pani złożone w dniu 20 listopada 2004 r. (data wpływu do urzędu 22 listopada 2004 r.) odnoszące się bezpośrednio do stanu faktycznego przedstawionego w zapytaniu, tut. organ podatkowy podkreśla, że wykonywanie przez Panią usług na sprzęcie i odczynnikach należących do szpitala oraz w pomieszczeniach będących własnością szpitala nieodpłatnie, spowoduje po stronie Pani powstanie przychodu z uzyskanych nieodpłatnie świadczeń, o których mowa w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wartość tych świadczeń należy ustalić:
- w sytuacji otrzymania świadczeń nieodpłatnych - zgodnie z ust. 2a art. 11,
- w przypadku otrzymania świadczeń częściowo odpłatnych - zgodnie z ust. 2b art. 11 tej ustawy.
W świetle art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wartości nieodpłatnych świadczeń, również częściowo odpłatnych świadczeń, stanowią przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i podlegają zaewidencjonowaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, nie później niż w ostatnim dniu miesiąca (art. 14 ust. 1c pkt 1 i 2 ustawy).
Natomiast odnosząc się do wątpliwości związanych z możliwością zakwalifikowania wydatków wymienionych w tym piśmie (z dnia 20 listopada 2004 r.) do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, tut. organ podatkowy informuje, że zarówno wydatek poniesiony na ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, jak i wydatek związany z dokonaniem wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej. Ponadto, w ciężar kosztów będzie można zaliczyć wydatki związane z czynszem w miejscu zamieszkania, w którym wykonywane są usługi wchodzące w zakres prowadzonej działalności gospodarczej, przy czym wielkość tego wydatku winna być obliczona proporcjonalnie do wielkości powierzchni faktycznie wykorzystywanej do celów działalności gospodarczej w stosunku do całej powierzchni mieszkania. W przypadku, kiedy nie jest to wyodrębnione pomieszczenie w lokalu mieszkalnym (oddzielny pokój) należy określić rzeczywiście wykorzystywaną na te cele powierzchnię mieszkania.W podobny sposób należy rozliczyć koszt mediów, tj. wody i energii. Przy ocenie tych wydatków pod kątem zasadności zakwalifikowania ich w ciężar kosztów, winna Pani każdorazowo posiłkować się zasadami, które decydują o możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów (wymienione zostały na wstępie niniejszego pisma). Należy podkreślić, że ciężar udowodnienia przed organem podatkowym związku poniesionych wydatków na te cele z prowadzoną działalnością gospodarczą spoczywać będzie wyłącznie na Pani.
Przy udzielaniu niniejszej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego w przedmiotowej sprawie dołączona do zapytania umowa, zawarta pomiędzy Panią a ......Szpitalem ......., nie podlegała ocenie prawnej.