Zapytanie podatnika dotyczy realizowania obowiązku dokumentowania rozliczeń .

Stan faktyczny przedstawiony w piśmie wskazuje, że jednostka została utworzona w celu realizacji wszelkich gminnych zadań dotyczących gospodarki mieszkaniowej. Zarządza mieniem własnym, oraz powierzonym mieniem komunalnym, socjalnym, prywatnym i Wspólnotami Mieszkaniowymi. Spółka realizuje swoją działalność poprzez regulowanie należności z dostawcami, oraz dokonuje rozliczeń zgodnie z umowami z odbiorcami.Jednym z kontrahentów Spółki jest jednostka budżetowa. Współpraca z tą jednostką polega na otrzymaniu z jej kotłowni ciepła do lokali mieszkalnych administrowanych przez Spółkę.W odniesieniu do przedstawionego stanu faktycznego podatnik wnosi pytanie dotyczące sposobu dokumentowania przez jednostkę budżetową opisanej transakcji. Spółka pyta czy ww. rozliczenia powinny być dokumentowane notami księgowymi, czy rachunkami.

Przepisy ustawy dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) które mają zastosowanie do m. in. państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych, w art. 20 ust. 2 stawiają wymóg, aby każda operacja gospodarcza przeprowadzana między jednostką a jej kontrahentem udokumentowana była dowodem źródłowym stwierdzającym jej dokonanie, przekazywanym w oryginale kontrahentowi, czyli dowodem zewnętrznym własnym.Nota obciążeniowa (określana zamiennie jako nota księgowa) jest właśnie takim dokumentem, zewnętrznym własnym - w jednostce wystawiającej lub zewnętrznym obcym - w jednostce ją otrzymującej.

Nota obciążeniowa (księgowa) może być m.in. wystawiona w celu: 1) otwarcia lub zamknięcia ksiąg rachunkowych, 2) sprostowania błędnego zapisu w księgach rachunkowych, 3) zarachowania kosztów i przychodów, ujmowanych jako rozliczenia międzyokresowe kosztów lub przychodów, w części przypadającej na bieżący okres sprawozdawczy, 4) rozliczenia wyniku finansowego (na podstawie uchwały lub decyzji uprawnionego organu statutowego jednostki), 5) obciążenia pracowników równowartością przypisanych im do zwrotu niedoborów i szkód albo z tytułu odsetek za zwłokę w zapłacie, 6) innych zapisów w księgach rachunkowych, jeśli nie wyrażają one operacji gospodarczej.

W praktyce notę księgową wystawia się w rozrachunkach z kontrahentami, jeżeli przepisy nie wymagają udokumentowania operacji fakturą VAT lub fakturą zwykłą (rachunkiem).

Problematykę dotyczącą wystawiania rachunków reguluje Rozdział 12 ustawy Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ). Zgodnie z art.87 ww. ustawy, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są do wystawiania rachunków.Definicję działalności gospodarczej określa art.2 ustawy z dnia 2.07.2004r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2004 r. Nr 173, poz.1807).W myśl przytoczonego wyżej przepisu działalnością gospodarczą jest zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły.Rachunek ma potwierdzać dokonanie sprzedaży i lub wykonanie usługi. Wystawiany jest na żądanie kupującego lub usługobiorcy. Zgodnie z § 16 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 240, poz. 2063), rachunek powinien zawierać: oznaczenie kontrahentów, datę wystawienia, numer kolejny, oznaczenie oryginał lub kopia, określenie rodzaju i ilości towarów i usług, ich ceny jednostkowe, ogólna kwotę należności , czytelny podpis i pieczęć wystawcy. Układ, forma i sposób zapisu rachunku są dowolne.

Odrębne przepisy wyłączające stosowanie art. 87 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa to zasady wystawiania faktur związanych ze sprzedażą opodatkowaną podatkiem od towarów i usług.

Podstawowe zasady dotyczące wystawiania faktur VAT określają przepisy zawarte w Dziale XI, rozdział 1 - Faktury, art. 106-107 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ) Natomiast szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane które powinny zawierać, sposób i okres ich przechowywania, zawiera rozdział 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27.04.2004r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 971). Zgodnie z § 11 ww. rozporządzenia tylko zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej wystawiają faktury oznaczone wyrazami „ FAKTURA VAT”

W związku z powyższym sposób dokumentowania przedmiotowej transakcji jest uzależniony od tego czy przepisy ustawy Ordynacja podatkowa i ustawy o podatku od towarów i usług wykluczają stosowanie rozliczeń za pomocą noty księgowej.

Zatem usługa dostawy ciepła do lokali mieszkalnych administrowanych przez pytającego powinna być dokumentowana w zależności od tego czy dostawca usługi jest podatnikiem podatku VAT czy nim nie jest.W pierwszym przypadku ma zastosowanie powołana wyżej ustawa o podatku od towarów i usług a w drugim wyżej wymieniona ustawa Ordynacja podatkowa.Natomiast noty obciążeniowe zewnętrzne stosowane są jedynie w specyficznych przypadkach nie dokumentujących zawieranych transakcji dostawy towaru lub wykonania usługi, np. obciążenie odsetkami z tytułu płatności za usługę.

Powyższej odpowiedzi udzielono w oparciu o stan faktyczny przedstawiony w piśmie z dnia 25.11.2004r. i przepisy prawa obowiązującego w dniu jego datowania.