Działając na podstawie art. 14a ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), Naczelnik Podkarpackiego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie, po zapoznaniu się z treścią pisma W. z dnia 17.09.2004 r. (data wpływu do Urzędu 22.09.2004 r.), udziela poniższych informacji:

Z przedstawionego przez Uczelnię stanu faktycznego wynika, że pracownikom zwraca się w formie ryczałtu koszty używania samochodów prywatnych do wykonywania obowiązków służbowych. Wątpliwości dotyczą kwestii opodatkowania ww. ryczałtów.

Z dniem 1.01.2004 r. został uchylony przepis art. 21 ust. 1 pkt 22 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, ze zm.), który dotyczył zwolnienia od podatku otrzymywanych przez pracowników kwot z tytułu kosztów używania pojazdów samochodowych na potrzeby zakładu pracy:

1. w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe),
2. w jazdach lokalnych do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej stawek za 1 km przebiegu pojazdu.

Przy jazdach zamiejscowych odbywanych w trakcie podróży służbowych otrzymany zwrot kosztów przejazdu korzysta dalej ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy. Wprowadzona zmiana miała na celu uchylenie zwolnienia dla zwrotu kosztów przyznawanych pracownikom z tytułu odbywania jazd lokalnych. Wypłacane pracownikowi świadczenia na podstawie umowy cywilnoprawnej dotyczące zwrotu omawianych kosztów są przychodem ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) i podlegają opodatkowaniu. Jednakże ustawą z dnia 20.04.2004 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 93, poz. 894) do katalogu zwolnień przedmiotowych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadzono pkt 23b. Na jego podstawie wolny od podatku dochodowego jest „zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio”. Ryczałt i stawki za 1 km przebiegu pojazdu określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. (Dz. U. Nr 27, poz. 271).

Analiza treści powyższego przepisu wskazuje, iż wolą ustawodawcy było przywrócenie stanu prawnego sprzed 1.01.2004 r. wyłącznie dla tych pracowników, dla których z racji specyfiki ich pracy przewidziano w innych przepisach rangi ustawowej uregulowania nakładające na zakład pracy obowiązek wypłacania należności tego rodzaju, bądź stwarzające prawne możliwości ich wypłacania. Obecny zakres zwolnienia nie ma zatem tak powszechnego charakteru, jak to miało miejsce w latach wcześniejszych, obejmuje bowiem ściśle określone kategorie pracowników. Nowe zwolnienie dotyczy m.in. listonoszy i pracowników służby leśnej, gdyż uprawnienia w tym zakresie przyznają im ustawy:

• ustawa z dnia 30.07.1997 r. o państwowym przedsiębiorstwie użyteczności publicznej „Poczta Polska” (Dz. U. Nr 106, poz. 675, ze zm.),
• ustawa z dnia 28.09.1991 r. o lasach (Dz. U. z 2000 r. Nr 56, poz. 679, ze zm.).

Mając na względzie powołane powyżej regulacje prawne, stwierdzić należy, iż możliwość zwolnienia zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania w jazdach lokalnych, dla potrzeb zakładu pracy, pojazdu stanowiącego własność pracownika wynika wprost z przepisów innych ustaw. Uczelnia ma wątpliwości czy „za taką ustawową podstawę możliwości przyznania pracownikom zwrotu kosztów poniesionych z tytułu używania samochodów prywatnych dla celów służbowych można uznać art. 34a ustawy z dnia 6.09.2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. Nr 125, poz. 1371 ze zm.)”. Przepis art. 34a ust. 1 ustawy o transporcie drogowym nie stanowi o zwrocie kosztów. Normuje jedynie ogólną regułę dotyczącą możliwości używania dla celów służbowych na podstawie umowy cywilnoprawnej pojazdów nie będących własnością pracodawcy.

Zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ma zastosowania w odniesieniu do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania własnych pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych w oparciu o przepis art. 34a ust. 1 ustawy o transporcie drogowym, ponieważ możliwość przyznania tego zwrotu nie wynika wprost z przepisów ustawy, lecz następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą, a pracownikiem na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271). Tak więc spełnienie warunków zawartych w ww. rozporządzeniu oraz art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zwalnia zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu przez pracownika z opodatkowania podatkiem dochodowym. Zwrot przedmiotowych wydatków byłby zwolniony z opodatkowania tylko w przypadku, gdyby obowiązek ich wypłaty nakładały na Uczelnię przepisy ustawy. Obowiązek ponoszenia przez W. kosztów używania przez pracownika samochodu do celów pracodawcy nie wynika z żadnej ustawy. W związku z tym w opisanej sytuacji wypłacony pracownikom zwrot kosztów używania prywatnych samochodów dla potrzeb uczelni w jazdach lokalnych podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym uczelnia jako płatnik powinna od powstałego przychodu pobrać zaliczkę na podatek zgodnie z art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Niniejszej odpowiedzi udzielono w oparciu o aktualny stan prawny oraz faktyczny przedstawiony w zapytaniu.