Odpowiadając na wniosek z dnia 10 grudnia 2004 r. w sprawie sposobu wystawiania noty księgowej przez Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej – Naczelnik Urzędu Skarbowego w Otwocku wyjaśnia:

z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego i dołączonych do wniosku dokumentów wynika . iż na podstawie faktury za energię elektryczną wystawionej przez Zakład Energetyczny dla Wspólnoty Mieszkaniowej , sporządzana jest przez zarząd wspólnoty nota księgowa obciążająca kosztami jednego z członków wspólnoty .

Przedstawiony we wniosku sposób dokonywania wewnętrznych rozliczeń między wspólnotą a jej członkami jest prawidłowy .

Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r o własności lokali ( Dz. U. z 2000 r. nr 80 , poz. 903 ze zm. ) ogół właścicieli , których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości , tworzy wspólnotę mieszkaniową , która może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania . Ma ona przymiot jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej . Za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej wspólnota odpowiada bez ograniczeń , a każdy właściciel lokalu w części odpowiadającej jego udziałowi w tej nieruchomości .

W celu reprezentacji interesów wspólnoty , zobowiązana jest ona w trybie przepisów ustawy o własności lokali ustanowić zarząd , który może być sprawowany bezpośrednio przez członków wspólnoty lub pośrednio przez podmiot z zewnątrz ( zarządcę ) .
Właściciele lokali zobowiązani są do ponoszenia wydatków na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością , zarówno kosztów zarządu częściami wspólnymi nieruchomości , jak i kosztów związanych z utrzymaniem poszczególnych wyodrębnionych lokali . Kwoty wpłacane przez członków wspólnoty na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną , jak i poszczególnych lokali , nie stanowią obrotu w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług . Wpłaty te stanowią jedynie partycypację w kosztach jednostki organizacyjnej - wspólnoty mieszkaniowej - przez jej członków . Wspólnota , a więc jej członkowie , nie dokonują sprzedaży na rzecz samych siebie , poprzez wpłatę kwot z tytułu kosztów związanych z utrzymaniem własnych lokali , np. z tytułu opłat za energię elektryczną. Stroną umowy o dostawę energii , co do zasady jest wspólnota mieszkaniowa , reprezentowana przez zarząd .
Tym samym brak jest uzasadnienia do fakturowania wewnętrznych rozliczeń między wspólnotą a jej członkami ( nawet jeśli członek wspólnoty prowadzi działalnośćgospodarczą ).

Tylko czynności dokonywane przez wspólnotę na rzecz osób trzecich ( np. wynajmowanie lokali ) podlegają regulacjom ustawy o podatku od towarów i usług.

W przedstawionym we wniosku stanie faktycznym mamy do czynienia jedynie z rozliczeniem wewnętrznym pomiędzy wspólnotą a jej członkiem .

Reasumując , na zadane w końcowej części wniosku pytania dotyczące not księgowych , odpowiedź jest następująca :
- dokonywanie wewnętrznych rozliczeń między wspólnotą mieszkaniową a jej członkami nie wymaga fakturowania , mogą to być noty księgowe.
- nie ma żadnego limitu ilości wystawianych w ten sposób not , zależy to wyłącznie od ilości dokonywanych wewnętrznych rozliczeń kosztów,
- mogą być wystawiane osobie fizycznej , jak też osobie prowadzącej działalność gospodarczą,
- powinny być wystawiane przez zarząd wspólnoty , który z ustawy powołany jest do reprezentacji interesów wspólnoty .