Dyrektor Izby Skarbowej w Rzeszowie, dokonując weryfikacji w trybie art. 14b ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), w brzmieniu obowiązującym do 31.12.2004 r., informacji udzielonej podatnikowi przez Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie z dnia 3.11.2004 r. (znak: I US-II/443/201/2004) w zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego, wyjaśnia co następuje:

Pismem z dnia 2.11 .2004 r. podatnik zwrócił się z wnioskiem o udzielenie informacji, jakimi dokumentami jednostka ma obowiązek dokumentować transakcje sprzedaży i jakie dokumenty powinny potwierdzać zakup towarów oraz własność przedmiotów transakcji.

Dokonanie dostawy towarów lub świadczenie usług powinno zostać udokumentowane fakturą. Zgodnie z art. 106 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535) podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Obowiązek wystawienia faktury dotyczy zarówno podatników wykonujących czynności na terytorium kraju, jak i podatników, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, jeżeli miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego i dla tych czynności podatnicy ci nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub — w przypadku terytorium państwa trzeciego - podatku o podobnym charakterze. Obowiązek wystawienia faktur, zgodnie z art. 106 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług powstaje również w przypadku otrzymania części należności otrzymywanych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca przewidział również konieczność wystawiania tzw. faktur wewnętrznych w przypadku czynności wymienionych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca oraz importu usług. Za dany okres rozliczeniowy podatnik może wystawić jedną fakturę dokumentującą te czynności dokonane w tym okresie. Faktury wewnętrzne są wystawiane także dla udokumentowania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Wskazać równocześnie należy, iż co do zasady nie ma obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Fakturę należy wystawić jedynie na żądanie tych osób lub w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu (art. 106 ust. 4 i 5 ustawy o podatku od towarów i usług). Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych są zaś obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących (art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług), a sprzedaż dokumentować paragonami fiskalnymi.

Odnosząc się do drugiej części pytania dotyczącej dokumentowania zakupu towarów, wskazać należy na treść art. 86 ust. 12 ustawy o podatku od towarów i usług, z którego wynika, iż w przypadku otrzymania faktury przed nabyciem prawa do rozporządzania towarem jak właściciel albo przed wykonaniem usługi - prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje, co do zasady, z chwilą nabycia prawa do rozporządzania towarem jak właściciel lub z chwilą wykonania usługi. Ustawodawca nie określa, jakie dokumenty mają wskazywać, iż doszło do nabycia prawa do rozporządzania towarem jak właściciel lub wykonania usługi, jednakże podatnik dokonujący obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, będzie musiał wykazać, iż spełniony został warunek określony we wspomnianym wyżej przepisie. Służyć temu mogą przykładowo dokumenty wskazujące, iż doszło do przyjęcia na magazyn, protokoły zdawczo-odbiorcze itp. Nabycie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel lub wykonanie usługi nie jest warunkiem odliczenia podatku, podatnik otrzyma fakturę potwierdzającą dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego u kontrahenta lub otrzyma fakturę dokumentującą czynności, od których obowiązek podatkowy u kontrahenta powstał zgodnie z art. 19 ust. 13 pkt 1, 2, 4, 7, 9 - 11.

Dodatkowo wyjaśnić należy, iż zgodnie z 24 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 971), faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Zgodnie zaś z 26 tegoż rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te należy przechowywać w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.