Działając w oparciu o art. 14a § 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), Naczelnik Urzędu Skarbowego w Mielcu, odpowiadając na zapytanie z dnia 20.10.2004 r. w sprawie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków w związku z kształceniem w szkole wyższej ponoszonych przez podatnika prowadzącego działalność gospodarczą oraz dokumentowania tych wydatków, udziela informacji, że zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy. Z treści ogólnej definicji kosztu podatkowego wynika, że podstawowym warunkiem zaliczenia wydatku do kosztu jest poniesienie go z zamiarem osiągnięcia przychodów. Zatem w przypadku, w którym istnieje związek przyczynowo-skutkowy między poniesionym wydatkiem, a przychodem, podatnik ma prawo uznać ten wydatek za koszt, chyba że wydatek ten jest wymieniony w katalogu zawartym w art. 23 ww. ustawy wymieniającym wydatki i odpisy, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Jeżeli kierunek studiów jest zgodny z rodzajem i profilem prowadzonej działalności gospodarczej, a ukończenie ich podniesie poziom niezbędnej wiedzy i kwalifikacji związanych z prowadzoną działalnością, które bezpośrednio oddziaływać będą na zwiększanie (uzyskiwanie) przychodu, wydatki poniesione na kształcenie przedsiębiorcy w tym zakresie będą kosztami uzyskania przychodów z tego źródła. Jak wynika z przedstawionego opisu stanu faktycznego, ww. warunki zachodzą w sytuacji, w jakiej znajduje się przedsiębiorca. Podatnik uczy się w szkole wyższej na kierunku bezpieczeństwo i higiena pracy, który ściśle odpowiada rodzajowi prowadzonej działalności w przedmiocie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska, a zgodnie z jego oświadczeniem uzyskana wiedza będzie wykorzystana w tej działalności, rozszerzy zakres uprawnień i umiejętności przedsiębiorcy i będzie rzutować na osiągane przychody. W związku z powyższym, stanowisko podatnika wyrażone w zapytaniu jest zasadne. Poniesione wydatki związane z kształceniem, takie jak: czesne, opłaty za przejazdy autobusowe oraz opłaty za noclegi stanowią wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej.

Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dotyczące wydatków (kosztów) muszą być dokonywane na podstawie dowodów, dla których wymogi zostały określone w § 12 – 16 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.). Takimi dowodami będą między innymi rachunki, faktury oraz inne dokumenty oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie, zawierające co najmniej:

1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.