Z opisanego w piśmie Spółki stanu faktycznego wynika, iż XXX Sp. z o.o. będąc samodzielną jednostką na terenie Polski, stanowi część międzynarodowego holdingu XXX plc. W ramach grupy EXXX rozliczenia z kontrahentami zagranicznymi dokonywane są za pośrednictwem poszczególnych „krajowych” jednostek organizacyjnych oraz głównego centrum rozliczeniowego koncernu znajdującego się w Dublinie (Irlandia).

Konsekwencją przyjętego w ramach grupy XXX sposobu rozliczania sprzedaży świadczonych przez poszczególne „krajowe” jednostki usług spedycyjnych jest fakt, że Spółka wystawia faktury sprzedażowe na poszczególne placówki XXX na świecie z datą wykonania usługi, następnie raportuje te dokumenty do centrum rozliczeniowego w Dublinie, skąd z kolei wszystkie placówki XXX na świecie obciążane są jedną zbiorczą fakturą kosztową.

Duża liczba transakcji dokonywanych w ramach Grupy XXX powoduje, że wprzypadku otrzymanych faktur kosztowych mają miejsce znaczne przesunięcia czasowe (nawet do dwóch miesięcy).

Na podstawie prowadzonej ewidencji operacyjnej Spółka jest w stanie określić wysokość poniesionych, lecz nie udokumentowanych fakturami zakupu – kosztów, wyrażonych w walutach obcych.

Ewidencję operacyjną Spółki stanowią zestawienia wszystkich transakcji z wyszczególnieniem wszystkich przewidywanych przychodów i kosztów dotyczących każdej przesyłki.

Pytanie brzmi:

czy istnieje możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów danego okresu rozliczeniowego (miesiąca, roku) kosztów faktycznie poniesionych i udokumentowanych lecz zafakturowanych w następnym okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do transakcji międzynarodowego transportu i spedycji oraz dostaw wewnątrzunijnych?

Odnosząc się do w/w zagadnienia, należy stwierdzić, iż zasadnicze znaczenie dla rozważanej kwestii mają wymienione powyżej przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. Nr 54 poz. 654 ze zm.). Są nimi:

- art. 9 ust. 1, który stanowi, iż podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy;

- art. 15 ust. 1 wskazujący, iż kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1;

- art. 15 ust. 4 w myśl , którego koszty uzyskania przychodów są potrącalne tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą, tj. są potrącalne także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że ich zarachowanie nie było możliwe ; w tym przypadku są one potrącalne w roku, w który zostały poniesione.

W świetle zacytowanych przepisów podatnik ma prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów danego okresu rozliczeniowego (roku, miesiąca), kosztów dotyczących tego okresu, które nie zostały jeszcze zafakturowane - tylko wówczas - gdy są one znane co do rodzaju i kwoty, a przepisy z zakresu rachunkowości pozwalają na zarachowanie ich w ewidencji księgowej.

Jednak w przypadku braku dowodów księgowych, umożliwiających zarachowanie w danym roku (miesiącu) podatkowym – podatnik będzie mógł je rozliczyć dopiero w roku (miesiącu) ich rzeczywistego poniesienia.

Reasumując:

koszty poniesione w celu uzyskania przychodów można potrącić w roku (miesiącu) podatkowym, w którym przychód ten wystąpił (lub racjonalnie oceniając powinien wystąpić), niezależnie kiedy je poniesiono, jeżeli:

- odnoszą się do danego roku (miesiąca) podatkowego,

- są określone co do rodzaju i kwoty,

- zostały zarachowane mimo ich nie poniesienia .

Wszystkie trzy wymienione warunki muszą wystąpić łącznie.