W myśl art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zgodnie z generalną zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1, koszty muszą mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie w założeniu winno mieć wpływ na zwiększenie osiągniętego przychodu. Zatem o tym czy dany wydatek jest kosztem uzyskania przychodów decyduje sam cel podejmowania pewnych działań a nie osiągnięty skutek. Ciągłe zmiany w gospodarce powodują, że nie zawsze można przewidzieć, czy ponoszone wydatki w konsekwencji przyczynią się do zwiększenia przyszłych przychodów.

Z przedstawionej sytuacji wynika, że prowadzone prace oraz ponoszone wydatki mają związek z rozszerzeniem działalności gospodarczej i w dalszej perspektywie z pewnością mają spowodować wzrost przychodów firmy. Jeśli ponoszone wydatki są racjonalne, gospodarczo uzasadnione, związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i ponoszone w celu osiągnięcia, zabezpieczenia i zachowania źródła przychodów można je uznać za koszty uzyskania przychodu, z wyjątkiem kosztów określonych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zarówno zakupione surowce (które będą wykorzystywane w produkcji), jak i opłacany czynsz za dzierżawione pomieszczenie mają na celu osiągnięcie w przyszłości przychodów z działalności gospodarczej zatem można je bezpośrednio ująć w kosztach.

W pytaniu wspomniano, że dokonywane są remonty dzierżawionego pomieszczenia, tut. organ podatkowy zwraca uwagę, że stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. c) ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na ulepszenie środków trwałych, które zgodnie z art. 22g ust. 17 powiększają wartość środków trwałych, stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych. Szczególnymi środkami trwałymi są inwestycje w obcych środkach trwałych, których wartość początkową ustala się przy zastosowaniu art. 22g ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Inwestycjami w obcych środkach trwałych są wydatki poniesione na ulepszenie środków trwałych wykorzystywanych przez podmiot w działalności gospodarczej a nie stanowiące jego własności (zatem używane na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy). Natomiast jeżeli celem wykonywanych prac w dzierżawionych pomieszczeniach jest jedynie przywrócenie ich pierwotnego stanu technicznego i nie powodują one zwiększenia wartości użytkowej – wydatki te są traktowane jako wydatki na remont i można w całości zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.

Reasumując dany wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli z oceny jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wynika, że obiektywnie może on się przyczynić do osiągnięcia przychodu z danego źródła i nie jest wymieniony na negatywnej liście określonej w art. 23 cyt. wyżej ustawy.