Dyrektor Izby Skarbowej w Białymstoku na podstawie art. 14b § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm., w brzmieniu obowiązującym przed 1 stycznia 2005 roku) prostuje pisemną informację o zakresie stosowania prawa podatkowego udzieloną przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z dnia 24 grudnia 2004 roku Nr II US pb.IA/1/413/65/04/BB w części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów spółki cywilnej kosztów rozmów służbowych przeprowadzonych z telefonu komórkowego należącego do współwłaściciela. W pozostałym zakresie w/w informacja jest prawidłowa.

Z treści art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 roku Nr 14, poz. 176 ze zm.) wynika, iż kosztami uzyskania przychodów z poszczególnych źródeł są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienio-nych w art. 23.

Jak wskazano na str. 3 wydanej informacji, możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów istnieje wówczas, gdy spełnione są łącznie dwie przesłanki:- pozostaje w związku przyczynowym z przychodem i nie znajduje się na li-ście negatywnej kosztów,- został właściwie udokumentowany.

Jeżeli zatem podatnik wykaże, że określone rozmowy telefoniczne zostały przeprowadzone w celu uzyskania przychodów w spółce, to wystarczy, że je właściwie udokumentuje. Ponieważ w Spółce prowadzona jest księga przychodów i rozchodów, to zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.) podstawą zapisów w księdze są dowody. W § 14 powyższego rozporządzenia Minister Finansów dopuścił dokumentowanie niektórych kosztów dokumen-tami sporządzonymi przez osoby które dokonały wydatku (tzw. dowodem wewnętrznym) pod warunkiem odpowiedniego ich sporządzenia. Wśród ka-tegorii wydatków, których mogą dotyczyć takie dowody w § 14 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia wymieniono m.in. wydatki związane z opłatami za telefon w części przypadającej na działalność gospodarczą. Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele określający przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Reasumując do dokumentu wewnętrznego winien być dołączony dokument obejmujący całość opłat za rozmowy telefoniczne z wyszczególnieniem numerów i kosztów poszczególnych rozmów oraz wskazanie rozmów służbowych, które mają związek z uzyskaniem przychodów (ten fakt winien udowodnić podatnik). Wartość tych rozmów może być wówczas zaliczona do kosztów uzyskania przychodów i ujęta w księdze.