Naczelnik Urzędu Skarbowego Kraków-Stare Miasto, działając na podstawie art. 14 a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926, ze zm.), w odpowiedzi na Pana pismo z dnia 14 października 2004 r. (data wpływu: 14 października 2004 r.) uprzejmie informuje.

Sposób dokumentowania dokonania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług regulują przepisy:
• Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji - przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz. U. z 2002 r. Nr 219, poz 1836, ze zm.)
• ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r., Nr 54, poz. 535j)
• Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 97, poz. 971, ze zm.)
nie przewidując w tym zakresie odstępstw.

Zgodnie z art. 106 ust 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r., Nr 54, poz. 535) podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Natomiast zgodnie z brzmieniem art. 109. ust 3 powołanej powyżej ustawy podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Zgodnie z § 11 ust 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 97, poz. 971, ze zm.) zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami "FAKTURA VAT". Faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (§ 24 ust 1 powołanego rozporządzenia). Nadto, zgodnie z brzmieniem § 26. ust 1 cytowanego rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Zgodnie z § 5 ust 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz. U. z 2002 r., Nr 219, poz 1836, ze zm.) podatnik opłacający na podstawie odrębnych przepisów, podatek od towarów i usług może w ciągu roku podatkowego ewidencjonować przychody w dacie wystawienia faktury a jeżeli faktura nie została wystawiona w terminie określonym w odrębnych przepisach, w dniu, w którym faktura powinna być wystawiona. Z powyższego wynika, że w przypadku podatnika opłacającego podatek w formie ryczałtu ewidencjonowanego jest obowiązany prowadzić ewidencję w dacie wystawienia faktury bądź w dniu, w którym faktura powinna być wystawiona. Zapisy dotyczące przychodów mogą być również dokonywane na podstawie dziennego zestawienia faktur. Oznacza to, że w przypadku bieżącego prowadzenia w/w ewidencji zgodnie z przepisami, zapisy w niej dokonane winny stanowić podstawę do prawidłowego rozliczenia podatku VAT.

W przypadku kradzieży faktur VAT dokumentujących dokonaną sprzedaż (w stosunku, do których nie powstał obowiązek zaewidencjonowania ich w ewidencji prowadzonej dla celów podatku dochodowego) i niemożności ich odtworzenia należy przyjąć dla celów rozliczeń podatkowych obrót najbardziej zbliżony do osiągniętego w tym okresie.

Odpowiedzi udzielono w oparciu o stan prawny obowiązujący w dniu 10.11.2004 r.