Stan faktyczny w sprawie.

Spółka prowadzi ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Ocena prawna stanu faktycznego.

Stosownie do postanowień art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług / Dz. U. Nr 54, poz. 535/ podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W przepisie art. 29 ust. 4 ustawy z dnia 08 stycznia 1993r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym /Dz. U. Nr 11, poz. 50 z póżn. zm./ oraz art. 111 ust. 9 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług / Dz. U. Nr 54, poz. 535/ zawarta została delegacja dla Ministra właściwego do spraw finansów publicznych do wydania rozporządzenia określającego kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunki ich stosowania przez podatników.

W treści postanowień § 5 ust.1 pkt 7 i 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 04.07.2002r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników /Dz. U. Nr 108, poz. 948/ ustawodawca postanowił, iż podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani do:

• dokonywania wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej z rolki,
• przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. – Ordynacja podatkowa /Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm./ zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości /Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694/ z zastrzeżeniem § 6.

Dokumenty kasowe, które emituje kasa pracująca w trybie fiskalnym to: paragony sprzedaży, raporty fiskalne dobowe i okresowe oraz faktury VAT.

W Ordynacji podatkowej o terminach przechowywania dokumentów traktują art. 86 i 88. Zgodnie z tymi zapisami, podatnicy przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dodatkowo, odnośnie rachunków potwierdzających dokonanie sprzedaży towarów lub wykonanie usługi, ustawodawca określił wymóg przechowywania kopii tych rachunków w kolejności ich wystawiania w tym samym terminie, czyli też do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl postanowień art. 70 ust. 1 ustawy Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Z powyżej cytowanych przepisów jednoznacznie wynika, iż wydruki wszystkich emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Natomiast jeśli chodzi o warunki przechowywania dokumentów określone w ustawie o rachunkowości, to wynikają one z zapisu art. 71 oraz art. 73 tej ustawy, które stanowią, iż dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe zwane dalej także „zbiorami”, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Ze względu na techniczne trudności w realizacji powyższego wymogu, Minister Finansów dopuścił możliwość sporządzania i przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych.

Zgodnie z brzmieniem § 6 powyżej cyt. rozporządzenia kopie dokumentów kasowych, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 3, mogą być sporządzane i przechowywane również na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu, jeżeli:

• zostały zapisane w określonym formacie, przy zastosowaniu urządzeń zewnętrznych, w czasie rzeczywistym równoległym z czasem ich wydruku przez kasę na taśmie papierowej, z tym że dla kas o zastosowaniu specjalnym sposób zapisywania przez te urządzenia zewnętrzne może zawierać inne rozwiązania dotyczące czasu zapisu, jeżeli zastosowane rozwiązania programowe zabezpieczą kontrolę kompletności tych zapisów, oraz
• zawierają pełne dane zawarte w tych dokumentach, oraz
• zawierają numer kontrolny.

System sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, o których mowa w ust. 1, może być zastosowany przez podatników, którzy:

• posiadają sprawne urządzenia do odtworzenia treści zawartych na tych nośnikach w postaci wydruków oraz
• zgłoszą do naczelnika urzędu skarbowego numery ewidencyjne kas rejestrujących i datę rozpoczęcia stosowania sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, o których mowa w ust. 1, oraz
• w roku ubiegłym wydali więcej niż 100 tyś. paragonów fiskalnych dokumentujących dokonaną przez nich sprzedaż.

Podatnicy stosujący system sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych określony w ust. 1, są obowiązani do:

• przechowywania wydrukowanych przez kasę rejestrującą papierowych kopii dokumentów przez okres co najmniej 6 miesięcy od dnia ich wydruku, nie krócej jednak niż do dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, dotyczącego okresu, w którym wydrukowano dane dokumenty kasowe, oraz
• stosowania do ewidencjonowania wyłącznie kas rejestrujących wyposażonych w funkcje programowe umożliwiające wydruk na paragonie numeru kontrolnego, oraz
• powiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o czasie i miejscu niszczenia kopii papierowych dokumentów kasowych na co najmniej 30 dni przed zamierzonym jego dokonaniem, a jeżeli naczelnik urzędu skarbowego zgłosi zastrzeżenia do podanego w zawiadomieniu terminu – wyznaczenia nowego terminu, z uwzględnieniem tych samych zasad.

Przepisów ust. 3 pkt 1 i 3 nie stosuje się do papierowych dowodów kasowych uznanych za dowody księgowe zgodnie z przepisami o rachunkowości.