Urząd Skarbowy Kraków - Krowodrza w odpowiedzi na pismo nr (...) z dnia 15.04.2003 r. (data wpływu do Urzędu - 29.04.2003 r.), uzupełnione o uiszczenie opłaty skarbowej w dniu 13.05.2003 r., w sprawie udzielenia pisemnej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego, działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) informuje, że:

Z treści pisma wynika, że Spółka zajmuje się wyłącznie skupem olejów przepracowanych i dostarczaniem ich do utylizacji do Rafinerii Nafty Jedlicze. Dostawcami olejów są głównie firmy prowadzące działalność gospodarczą. Spółka kupuje olej przepracowany również od osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej.
Pytanie Spółki dotyczy poprawności wskazanego przez Spółkę sposobu ewidencjonowania zakupu oleju przepracowanego od osób fizycznych za pomocą tzw. dowodów zastępczych, które jako dostawcę wskażą - „osoba prywatna", będą zawierały określenie ilości, ceny oraz wartości oleju, na dokumencie będzie podpisany wyłącznie pracownik Spółki.

Tutejszy Urząd informuje, że zasady postępowania z odpadami zostały określone w ustawie z dnia 27 kwietnia 2001 r. o odpadach (Dz. U. Nr 62, poz. 628 ze zm.). W art. 3 ust. 3 ww. ustawy zostały zdefiniowane m.in. pojęcia:

- w pkt 11 olejów odpadowych - rozumie się przez to wszelkie oleje smarowe lub przemysłowe, które nie nadają się już do zastosowania, do którego były pierwotnie przeznaczone, a w szczególności zużyte oleje z silników spalinowych i oleje przekładniowe, a także oleje smarowe, oleje do turbin i oleje hydrauliczne,
- w pkt 13 posiadacza odpadów - rozumie się przez to każdego, kto faktycznie włada odpadami (wytwórcę odpadów, inną osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną); domniemywa się, że władający powierzchnią ziemi jest posiadaczem odpadów znajdujących się na nieruchomości.

Zasady prowadzenia przez posiadacza odpadów ewidencji odpadów zostały określone w art. 36 ustawy o odpadach oraz w wydanym na podstawie art. 36 ust. 14 ww. ustawy rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 11 grudnia 2001 r. w sprawie wzorów dokumentów stosowanych na potrzeby ewidencji odpadów (Dz. U. Nr 152, poz. 1736).

Zgodnie z przepisem art. 36 ustawy o odpadach:

- ust. 1 Posiadacz odpadów, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3, jest obowiązany do prowadzenia ich ilościowej i jakościowej ewidencji zgodnie z przyjętym katalogiem odpadów i listą odpadów niebezpiecznych; ewidencja ta w przypadku posiadacza odpadów, który prowadzi działalność w zakresie odzysku lub unieszkodliwiania odpadów, powinna obejmować sposoby gospodarowania odpadami, a także dane o ich pochodzeniu i miejscu przeznaczenia.
- ust. 2 W przypadku odpadów komunalnych ewidencję prowadzą podmioty, o których mowa w art. 7 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. Nr 132, poz. 622, z 1997 r. Nr 60, poz. 369 i Nr 121, poz. 770 oraz z 2000 r. Nr 22, poz. 272).
- ust. 3 Obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów nie dotyczy osób fizycznych i jednostek organizacyjnych, niebędących przedsiębiorcami, które wykorzystują odpady na własne potrzeby.
- ust. 4 Ewidencję, o której mowa w ust. 1, prowadzi się, z zastrzeżeniem ust. 5, z zastosowaniem następujących dokumentów ewidencji odpadów:

1) karty ewidencji odpadu, prowadzonej dla każdego rodzaju odpadu odrębnie,
2) karty przekazania odpadu.

- ust. 4a Ewidencję, o której mowa w ust. 1, można prowadzić w systemie informatycznym, umożliwiającym poświadczenie dokumentów ewidencji odpadów za pomocą podpisu elektronicznego.
- ust. 5 Posiadacz odpadów prowadzący działalność wyłącznie w zakresie transportu odpadów prowadzi ewidencję z zastosowaniem tylko karty przekazania odpadów.
- ust. 6 Dokumenty ewidencji odpadów powinny zawierać następujące dane: imię i nazwisko, adres zamieszkania lub nazwę i adres siedziby posiadacza odpadów.
- ust. 7 Posiadacz odpadów, który przejmuje odpad od innego posiadacza, jest obowiązany potwierdzić przejęcie odpadu na karcie przekazania odpadu, o której mowa w ust. 4 pkt 2, wypełnionej przez posiadacza, który przekazuje ten odpad.
- ust. 8 Kartę przekazania odpadu sporządza się w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdego z posiadaczy, o których mowa w ust. 7.
- ust. 9 Dopuszcza się sporządzanie zbiorczej karty przekazania odpadu, obejmującej odpad danego rodzaju przekazywany łącznie w czasie jednego miesiąca kalendarzowego temu samemu posiadaczowi.
- ust. 10 Posiadacz odpadów ma obowiązek przechowywać dokumenty sporządzone na potrzeby ewidencji przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono te dokumenty, z zastrzeżeniem art. 37 ust. 4.
- ust. 11 Posiadacz odpadów jest obowiązany przedstawić dokumenty ewidencji odpadów na żądanie organów przeprowadzających kontrolę.
- ust. 12 Marszałek województwa właściwy ze względu na miejsce wytwarzania, odzysku lub unieszkodliwiania odpadów, w drodze decyzji, może zobowiązać posiadacza odpadów do przedłożenia dokumentów ewidencji odpadów.
- ust. 13 Minister właściwy do spraw środowiska, kierując się szkodliwością odpadów oraz potrzebą wprowadzenia ułatwień dla małych i średnich przedsiębiorców, określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje odpadów lub ich ilości, dla których nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów, oraz kategorie małych i średnich przedsiębiorców, które mogą prowadzić uproszczoną ewidencję odpadów.
- ust. 14 Minister właściwy do spraw środowiska określi, w drodze rozporządzenia, wzory dokumentów stosowanych na potrzeby ewidencji odpadów, z wyodrębnieniem ewidencji komunalnych osadów ściekowych.
- ust. 15 Minister właściwy do spraw środowiska, wydając rozporządzenie, o którym mowa w ust. 14, będzie kierował się potrzebą ujednolicenia tych dokumentów oraz zapewnienia ilościowej i jakościowej kontroli:

1) odpadów wytwarzanych, poddawanych odzyskowi lub unieszkodliwianych,
2) obrotu odpadami.

Zdaniem tutejszego Urzędu dokumentem potwierdzającym zakup od osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej jest umowa sprzedaży.
Zgodnie z art. 535 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) przez umowę sprzedaży sprzedawca zobowiązuje się przenieść na kupującego własność rzeczy i wydać mu rzecz, a kupujący zobowiązuje się rzecz odebrać i zapłacić sprzedawcy cenę.

Urząd Skarbowy Kraków - Krowodrza nie podziela stanowiska Spółki dotyczącego przedstawionego w ww. piśmie sposobu ewidencjonowania zakupu oleju przepracowanego od osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej.