Przepis art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r., Nr 14, poz. 176 ze zm.) stanowi, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25% przychodu, chyba że reklama jest prowadzona w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób. Z treści powołanego przepisu wynika, że koszty reprezentacji i reklamy, które podatnik zalicza do kosztów uzyskania przychodu do wysokości określonego w przepisie limitu, muszą stanowić wydatki w celu uzyskania przychodu, ale sposób reklamy czy reprezentacji, jako nie określony w przepisie, pozostawiony jest inwencji podatnika.Natomiast zdanie drugie tego przepisu wskazuje, że ograniczenie wydatków na reklamę określonym limitem nie dotyczy reklamy prowadzonej w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób. A więc w przypadku takiej reklamy, podatnik musi wykazać, że prowadzona reklama ma na celu uzyskanie przychodu.Użyte w przepisie określenie, "że reklama prowadzona jest w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób" oznacza, że taka publiczna reklama kierowana jest do niezidentyfikowanego odbiorcy czy klienta, ma nieokreślony, ale powszechny w sensie lokalnym czy krajowym lub ponad krajowym zasięg. "Publiczny" sposób prowadzenia reklamy w inny sposób, niż przez środki masowego przekazu, to sposób reklamy charakteryzujący się powszechnością, jawnością, ogólną dostępnością jak i przeznaczeniem dla (lub do) ogółu w zależności od użytego sposobu jej wyrazu.Ponieważ ustawodawca nie zdefiniował pojęcia "reklama prowadzona publicznie w inny sposób" należy posłużyć się wykładnią językową. Reklama nosi znamiona publicznej, gdy jest powszechna i ogólna. O publicznym charakterze reklamy można mówić wtedy, gdy działanie to występuje w miejscu dostępnym dla wszystkich, oficjalnie, jawnie jest skierowane do anonimowego odbiorcy.

Przyjąć zatem należy, że jeżeli reklama skierowana jest do konkretnego (zindywidualizowanego) adresata, to wydatki na jej rzecz podlegają limitowaniu (0,25% przychodów). W przedstawionym stanie faktycznym niezbędne wydaje się określenie charakteru wydawanego folderu, czy jest to materiał reklamowy, czy też tylko informacja handlowa?Celem reklamy i jej najistotniejszą cechą jest zawsze przekazywanie informacji o konkretnych towarach (usługach), o ich zaletach, wartościach, przekazywana bliżej nieokreślonym kontrahentom mająca na celu zachęcenie potencjalnych klientów do ich nabycia. Polega ona prezentowaniu danego towaru, danej usługi, ewentualnie marki (oznakowania produktu lub producenta), cech jakościowych, użytkowych lub konsumpcyjnych, zalet technicznych, estetycznych lub zdrowotnych, rozwiązań nowoczesnych, modnych czy nawet prowokujących, aby skłonić jak największą liczbę potencjalnych nabywców do zakupu (do korzystania z usługi). Od strony przedmiotowej można rozróżniać: reklamę towaru, reklamę usługi, reklamę marki. Natomiast informacja, zgodnie ze Słownikiem języka polskiego to dane dotyczące określonej rzeczy, fakty, na których można oprzeć określony stan rzeczy. Jej funkcją jest przede wszystkim przedstawienie rzeczy (towarów, firmy) tak, jak się one faktycznie, rzeczywiście w istocie swojej mają. Informacja w przeciwieństwie do reklamy jest pozbawiona wszelkich elementów zachęty kupna, aprobaty opisywanego towaru, firmy, chwalenia czegoś lub kogoś. Ulotkę podającą ceny towarów oraz adresy sklepów, w których można nabyć oferowany towar za oferowaną cenę, uznać należy za ulotkę informacyjną. Jeżeli zawiera ona jednak elementy wartościujące (oceniające), zachęcające do zakupów tych towarów będzie miała charakter reklamowy.

Zatem folder nie zawierający elementów wartościujących będzie spełniał rolę informacji handlowej. Tym samym wydatki związane z jego wydrukiem można w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, stosownie do definicji ustawowej zawartej w art. 22 ust. 1 w/w ustawy o pdof, wg której kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodów. W przeciwnym razie wydanie folderu będzie podlegało ograniczeniom wynikającym z powołanego na wstępie przepisu. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż informacja na wydawanych klientom folderach i kalendarzach jest adresowana do nieokreślonego kręgu anonimowych odbiorców, która przekazuje wiedzę o firmie, a tym samym będzie miała charakter reklamy publicznej, co oznacza, że poniesiony wydatek może zostać zaliczony w całości do kosztów uzyskania przychodu. Natomiast foldery reklamowe kierowane do wymienionych z nazw firm /stałych odbiorców/, a więc do ograniczonego kręgu odbiorców należy traktować jako reklamę niepubliczną. O zaliczeniu danego wydatku do kosztów reklamy publicznej lub niepublicznej decyduje zawsze jej odbiorca, adresat. Do wydatków limitowanych należą zatem te, które z założenia są kierowane wyłącznie do konkretnego adresata. Wszelkie natomiast reklamy firmy kierowane do anonimowego kręgu potencjalnych konsumentów zalicza się do reprezentacji i reklamy prowadzonej publicznie. Pan, jako właściciel firmy decyduje, komu przekaże materiały reklamowe i winien rozgraniczyć poniesione na ten cel koszty.

Powyższa interpretacja została wydana w oparciu o stan faktyczny przedstawiony we wniosku oraz stan prawny obowiązujący w dniu jej wydania.