Stan faktyczny :

Podatnik jest właścicielem lokalu, w którym prowadzi działalność gospodarczą. Lokal ten należy do Wspólnoty Mieszkaniowej w związku z czym podatnik jest zobowiązany pokrywać koszty zarządu nieruchomością wspólną (zaliczki na: koszty eksploatacji, na koszty konserwacji, na koszty C.O., wyodrębniony fundusz remontowy). Za pobierane zaliczki podatnik nie otrzymywał żadnych rachunków ani faktur.

Ocena prawna stanu faktycznego:

Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903 ze zm.) ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości tworzy wspólnotę mieszkaniową. Wspólnota mieszkaniowa może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozwana.

Wspólnota mieszkaniowa jest zatem jednostką organizacyjną nie mającą osobowości prawnej. Posiada ona określoną strukturę organizacyjną, w skład której wchodzą ( tworzą ją) właściciele lokali, zobowiązani do określonych zachowań i czynności wynikających z ustawy.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wspólnota mieszkaniowa stanowi wspólnotę interesów właścicieli lokali, zorganizowanych w formie i na zasadach określonych w powołanej wyżej ustawie o własności lokali. W celu należytego utrzymania lokali, ich właściciele zobowiązani są zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r., do ponoszenia wydatków na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością. Koszty te można podzielić na:

1. Koszty zarządu nieruchomością wspólną, na które składają się głównie wydatki na remonty i bieżącą konserwację, opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody w części dotyczącej nieruchomości wspólnej, opłaty za antenę zbiorczą i windę, ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne o ile nie są pokrywane przez właścicieli poszczególnych lokali, wydatki na utrzymanie porządku i czystości, wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy (art. 14 ustawy o własności lokali). Na pokrycie powyższych, kosztów właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie bieżących opłat (art. 15 ustawy), których wysokość ustala w formie uchwały wspólnota (art. 22 ust. 1 pkt. 3 ustawy).
2. Koszty związane z utrzymaniem poszczególnych wyodrębnionych lokali(art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r.). Stanowią je głównie koszty zużytej przez właściciela energii cieplnej, wody oraz wywóz nieczystości. Zarząd (zarządca) wspólnoty w zakresie dostaw energii cieplnej oraz wody do poszczególnych lokali występuje jedynie jako pośrednik między dostawcami a odbiorcami (właścicielami lokali), zawiera umowy na dostawę i rozlicza się z dostawcami. Środki na ten cel zarząd (zarządca) otrzymuje od właścicieli lokali. Płacą oni z reguły za zużytą wodę według wskazań wodomierzy lub ryczałtu i zaliczek na centralne ogrzewanie, które rozliczane są po zakończeniu sezonu grzewczego. Pieniądze wpłacane na powyższe opłaty nie stają się środkami wspólnoty.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z dnia 5 kwietnia 2004 r.) opodatkowaniu tym podatkiem, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W myśl natomiast art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (...).

Stosownie zaś do art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., usługi wymienione w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej są identyfikowane za pomocą tych klasyfikacji, z wyjątkiem usług elektronicznych.

Zgodnie z zasadami statystycznymi zawartymi w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług, przedmiotem klasyfikacji są określone czynności świadczone niezależnie od charakteru wykonawcy lub odbiorcy i niezależnie od tego, czy zostały wykonane odpłatnie czy też nieodpłatnie, pod warunkiem jednak, że zleceniodawca i zleceniobiorca są różnymi jednostkami gospodarczymi.

W świetle powyższych unormowań należy uznać, iż czynności pokrycia przez właścicieli lokali kosztów zarządu nieruchomością wspólną i kosztów związanych z utrzymaniem poszczególnych wyodrębnionych lokali, nie są usługami w rozumieniu klasyfikacji statystycznych. Wspólnota nie wykonuje bowiem usług dla podmiotów spoza wspólnoty, lecz dla samej siebie - jest to tzw. zużycie wewnętrzne członków wspólnoty. Wpłacane zatem przez członków wspólnoty zaliczki na pokrycie tych kosztów nie stanowią obrotu w rozumieniu art. 29 ustawy o podatku od towarów i usług. Zaliczki te stanowią jedynie partycypację w kosztach jednostki organizacyjnej – wspólnoty mieszkaniowej – przez jej członków.

Tym samym brak jest uzasadnienia do fakturowania wewnętrznych rozliczeń między wspólnotą a jej członkami.

Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, szczegółowe warunki jakim powinna odpowiadać ta księga aby stanowiła podstawę do ustalania zobowiązań podatkowych zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475).

Zgodnie z § 12 ust 3 powyższego rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1. faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), w tym wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie - w części przypadającej na działalność gospodarczą;, mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) – co wynika jednoznacznie z treści § 14 ust. 1 pkt 7 tego rozporządzenia. Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.

Jak wynika z przedstawionego stanu prawnego, podstawą do dokumentowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów określonych wydatków jako koszty uzyskania przychodu będą dowody wewnętrzne sporządzone przez podatników na podstawie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki na poczet zaliczek wpłacanych do wspólnoty mieszkaniowej.