Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Kielcach działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zmianami) w odpowiedzi na pismo z 29.11.2004 r. w sprawie zasad naliczania podatku dochodowego od osób fizycznych od kwot otrzymywanych przez pracownika jako zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych informuje:

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) w brzmieniu obowiązującym w 2004 r., opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52 i 52a oraz dochodów, od których na podstawie przepisów ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 23b) ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zmianami), począwszy od 1 maja 2004 r. (zmiana wprowadzona ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2004 r. Nr 93, poz. 894)), wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydawanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Zgodnie z przedstawionym stanem faktycznym pracownik „P” w Kielcach ma do wykonania zadania służbowe w obrębie miasta Kielce, czyli w miejscu, w którym znajduje się siedziba pracodawcy. Zadania te wykonuje poruszając się własnym samochodem. Z tytułu użycia tego samochodu pracodawca zwraca pracownikowi poniesiony koszt eksploatacji obliczony jako iloczyn przejechanych kilometrów oraz ceny jednego kilometra, określonej w odrębnym przepisie (rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271)).

Z pisma wynika, że ilość zadań służbowych nie uzasadnia zawierania z pracownikiem umowy cywilnoprawnej i ustalania przez pracodawcę ryczałtu w granicach określonych przepisami powołanego rozporządzenia.

A zatem, zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego własność pracownika nie można uznać za ryczałt z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych, ponieważ nie zostały spełnione konieczne warunki określone w w/w rozporządzeniu tj.:
- zostanie zawarta umowa cywilnoprawna między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu,
- pracodawca ustali miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony,
- kwota miesięcznego ryczałtu nie przekroczy iloczynu stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu na jazdy lokalne,
- pracownik złoży pisemne oświadczenie o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Z treści zacytowanego art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jednoznacznie wynika, iż zwolnienie z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych nie jest adresowane do wszystkich podatników otrzymujących zwrot kosztów poniesionych z tytułu używania prywatnych pojazdów. Warunkiem jego zastosowania jest istnienie przepisu zawartego w akcie prawnym rangi ustawowej, który nakazywałby wprost ponoszenie tego rodzaju wydatków przez pracodawcę lub wprost przyznawałby możliwość prawa do ich zwrotu.

Przepis w tym brzmieniu oznacza jednak węższy zakres zwolnienia od tego, jaki obowiązywał do końca 2003 r. wynikający z uchylonego od 01.01.2004 r. art. 21 ust. 1 pkt 22 ustawy. Mianowicie, nieopodatkowane są tylko te świadczenia, wypłatę, których przewidują przepisy ustawy - wyznaczając pracodawcy obowiązek ich wypłaty bądź wskazując jedynie możliwość zwrotu kosztów używania samochodu w pracy. W pozostałych przypadkach ryczałt samochodowy za tzw. jazdy lokalne jest opodatkowany. Uwzględniając powyższe, zwolnienie to dotyczy tylko niewielkich grup pracowników, to znaczy tylko tych, którym zwrot przysługuje na mocy ustawy.
Natomiast pozostali otrzymujący tego typu należności muszą w dalszym ciągu płacić w trakcie roku również od tej kwoty należną zaliczkę na podatek dochodowy i wykazać ją z pozostałymi dochodami w zeznaniu rocznym.

W świetle przedstawionego stanu faktycznego i prawnego, otrzymywane przez pracownika „P” należności za używanie do celów służbowych w jazdach lokalnych samochodu nie będącego własnością pracodawcy, nie korzystają ze zwolnienia z opodatkowania.

Należności te należy zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 powyższej ustawy o podatku dochodowym i opodatkować na zasadach ogólnych.

Nie można się zgodzić z wnioskodawcą, iż wypłacony zwrot kosztów nie stanowi należności pracownika z tytułu umowy o pracę, gdyż nie wynika on z zawartej umowy, ani też z jakichkolwiek dodatkowych umów zawartych pomiędzy pracodawcą a pracownikiem obok umowy o pracę.

W myśl art. 12 ust. 1 powołanej ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W świetle powyższego wypłacany pracownikom zwrot kosztów z tytułu używania własnych samochodów dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych stanowi przychód ze stosunku pracy, choć nie zawarto na tę okoliczność umowy.