Ze złożonego pisma wynika, że S.A. nie mogąc zapewnić prania i naprawy przydzielonej pracownikom odzieży i obuwia roboczego, wypłaca swoim pracownikom ekwiwalent pieniężny za te czynności.
Zgodnie z art. 237⁷ § 1 pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze spełniające wymagania określone w Polskich Normach. W związku z powyższym pracownicy otrzymują odzież i obuwie robocze w różnych sortach i zróżnicowanym okresem użytkowania w zależności od zajmowanego stanowiska, warunków pracy i czynników występujących w środowisku pracy. Jako pracodawca, Spółka zgodnie z 237⁹ § 2 Kodeksu pracy, jest zobowiązana zapewnić pranie, konserwację i naprawę przydzielonej pracownikowi odzieży i obuwia roboczego aby w okresie użytkowania posiadały właściwości ochronne i użytkowe. Ponieważ jako pracodawca Spółka nie jest w stanie zapewnić prania i naprawy, dlatego zgodnie z art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy czynności te wykonują pracownicy a w zamian otrzymują ekwiwalent pieniężny. Wysokość ekwiwalentu ustalana jest jako średnia cena za ww. usługi na podstawie kalkulacji sporządzonych przez trzy pralnie chemiczne znajdujące się na terenie miasta G. Częścią wypłacanego ekwiwalentu jest kwota dotycząca naprawy odzieży roboczej i obuwia roboczego. Kwota została uzgodniona pomiędzy stroną pracodawcy a związkami zawodowymi, jako równowartość pracy dwóch godzin w miesiącu oraz koszt zakupu pasty do obuwia, wkładki filcowej i sznurówek. Stosowne kalkulacje przygotował Dział BHP uwzględniając: częstotliwość prac związanych z naprawą i konserwacją oraz aktualne ceny zakupu ww. środków.

W świetle przedstawionego stanu faktycznego, w związku z ukazującymi się licznymi interpretacjami w kwestii czy ekwiwalent za pranie i naprawę odzieży roboczej w świetle art. 21 pkt 11a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest przychodem zwolnionym od opodatkowania czy nie, Spółka zwróciła się z prośbą o jednoznaczną wykładnię.Zdaniem Spółki problem powstał z dniem 1 stycznia 2005 r., gdy zgodnie z nowym brzmieniem art. 21 pkt 1 i dodanym pkt 11a ww. ustawy, literalnie nie wymieniono ekwiwalentu za pranie, zaś przychodem zwolnionym z opodatkowania stały się świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia wynikające z zasad BHP. Wprawdzie pranie i naprawa odzieży roboczej i obuwia roboczego nie jest świadczeniem rzeczowym lecz usługą, do której zobowiązany jest pracodawca ze względu na przysługujące pracownikowi świadczenie rzeczowe. Ekwiwalent wypłacany jest jedynie tym pracownikom, którzy otrzymują odzież roboczą i obuwie. Spółka uważa, że wypłata ww. ekwiwalentu ściśle powiązana jest ze świadczeniem rzeczowym, dlatego również po 1 stycznia 2005 r. ekwiwalent za pranie jest przychodem zwolnionym z opodatkowania. W związku z powyższym od ww. przychodu Spółka jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych nie nalicza zaliczki na podatek również po 1 stycznia 2005 r.

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 ze zm.) w art. 207 § 2 nakłada na pracodawców obowiązek ochrony zdrowia i życia pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Ponadto zgodnie z art. 237⁷ § 1 pkt 1 i 2 oraz § 4 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, a także ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Natomiast w przypadku gdy pracownik używa własnej odzieży i obuwia roboczego, wówczas pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny. Ponadto w myśl art. 237⁹ § 2 i § 3 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Natomiast w przypadku gdy pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Z powyższego wynika, że na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy pracodawca zobowiązany jest do wypłaty na rzecz pracowników ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej oraz za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego w sytuacji, gdy zaistnieją przesłanki określone w wyżej przytoczonych przepisach. Ustawodawca nie przewidział natomiast wypłat ekwiwalentu za konserwację oraz naprawę odzieży i obuwia roboczego, zatem ekwiwalenty te będą stanowiły dla pracownika przychód ze stosunku pracy zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, od którego Spółka jako płatnik, stosownie do zapisów art. 31, będzie obowiązana obliczyć i pobrać zaliczki na podatek dochodowy.