Na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60) stwierdzam, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 31.01.2005 r., który wpłynął w dniu 01.02.2005 r. o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej wydatków ponoszonych przez Spółkę, określonych w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.
W dniu 01.02.2005 r. do Naczelnika Urzędu Skarbowego wpłynął wniosek o udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego. Zgodnie z art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60) stosownie do swojej właściwości naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego lub wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta albo marszałek województwa na pisemny wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta mają obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym. W myśl art. 14a § 4 cytowanej ustawy, udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, o której mowa w § 1, następuje w drodze postanowienia, na które przysługuje zażalenie.
Stan faktyczny opisany przez wnioskodawcę oraz jego stanowisko w sprawie.
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż Spółka zmieniła instrukcję w sprawie diet i innych należności z tytułu krajowych i zagranicznych podróży służbowych rozliczanych przez pracowników. W zmienionej instrukcji dokonano zapisu, że Spółka pokrywa koszty wyżywienia pracownika będącego w podróży służbowej, która trwa dłużej niż 8 godzin, do wysokości faktycznie poniesionych na ten cel wydatków – udokumentowanych fakturą, do kwoty nie przekraczającej 100 zł. Spółka zwraca się z pytaniem, czy faktycznie poniesione koszty wyżywienia pracownika będącego w podróży służbowej (udokumentowane fakturą) można potraktować jako „inne należności za czas podróży służbowej pracownika” i na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uznać, że korzystają one ze zwolnienia w podatku dochodowym od osób fizycznych. Zdaniem Spółki pracownikowi, zgodnie § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi .... (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) przysługuje zwrot kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej, w tym również „innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb”. Spółka uważa, iż faktycznie poniesione koszty wyżywienia pracownika będącego w podróży służbowej (udokumentowane fakturą) są wolne od podatku dochodowego oraz stanowią koszty uzyskania przychodu, ponieważ wszelkie podróże służbowe pracowników związane są z osiąganiem przychodów przez przedsiębiorstwo. Podejmowane są one bowiem w celu realizacji zadań służbowych, a tym z kolei można przypisać zamiar, intencję podjęcia ich w celu uzyskania przychodu przez firmę.
Ocena prawna stanowiska pytającego.
W związku z opisanym powyżej stanem faktycznym dotyczącym pierwszego z pytań wskazać należy, iż zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13. Diety i inne należności za czas podróży służbowej na obszarze kraju zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Z przepisów § 3 rozporządzenia regulującego podróż służbową na obszarze kraju wynika, że z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
1. przejazdów;
2. noclegów;
3. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Pracownikowi, który odbył podróż służbową przysługuje także zwrot innych udokumentowanych wydatków o których mowa w § 3 pkt 4 ww. rozporządzenia. Przykładem innych wydatków mogą być np. opłaty za wstęp na targi i inne imprezy wystawiennicze, udział w konferencjach. Z uwagi na fakt, że wydatki te nie są limitowane, ich zwrot następuje w wysokości faktycznie poniesionej, w oparciu o dowody dokumentujące ich poniesienie (np. faktury VAT, rachunki, bilety wstępu).
Zgodnie z § 4 ust. 1 wyżej wymienionego rozporządzenia dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 21 zł za dobę podróży. W przedmiotowej sprawie zgodnie z przytoczonymi przepisami, faktycznie ponoszone koszty wyżywienia pracownika będącego w podróży służbowej należy traktować jako dietę, a nie jako inne należności za czas podróży służbowej pracownika. Zatem do wysokości 21 zł za dobę podróży pracownik otrzymujący zwrot kosztów za czas podróży służbowej z tytułu wyżywienia korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych. Kwoty przekraczające podany limit diety, stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, przy czym bez znaczenia jest fakt, czy wydatki związane z podróżą służbową ponoszone są bezpośrednio przez pracownika i zwracane przez pracodawcę po odbyciu podróży służbowej, czy też finansowane są przez pracodawcę (z pobranej wcześniej zaliczki bądź poprzez zapłatę kwot wynikających z wystawionych na zakład pracy faktur), bowiem zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Kwota nadwyżki ponad dietę za wyżywienie jest dla pracownika przychodem ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Oceniając przedstawiony przez Spółkę stan faktyczny dotyczący pierwszego pytania, należy stwierdzić, że stanowisko zaprezentowane przez podatnika w tym zakresie jest nieprawidłowe.