Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje rozdział 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 971), wydanego w oparciu o delegację m.in. art. 106 ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz.535 ze zm.).

W oparciu o § 11 wskazanego rozporządzenia - zarejestrowany podatnik jako podatnik VAT czynny, posiadający numer identyfikacji podatkowej - wystawia faktury oznaczone wyrazami "faktura VAT", dokumentujące transakcje sprzedaży, z zastrzeżeniami wymienionymi w przepisach kolejnych.

Elementy składowe faktur VAT wymienia enumeratywnie § 12 cytowanego rozporządzenia a § 14 tego aktu prawnego reguluje kwestie związane z wystawianiem faktur VAT na rzecz osób prywatnych (to jest osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej).

Na podstawie § 24 cytowanego rozporządzenia Ministra Finansów - faktury VAT (podobnie faktury korygujące) wystawiane są w co najmniej dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury VAT i faktury korygującej zawiera nazwę "oryginał", a kopia faktury VAT i faktury korygującej zawiera nazwę "kopia".

Dopuszczalnym jest także wystawianie przez podatnika duplikatu faktury VAT, o ile zachodzą przesłanki z § 25 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów.

Zgodnie z kolei z przepisem § 26 ust. 1 cyt. rozporządzenia - podatnik bezwzględnie jest zobowiązany przechowywać oryginały (bądź kopie) faktur VAT, (w tym faktur korygujących, duplikatów faktur) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z przepisem § 26 ust. 2 cytowanego rozporządzenia - dokumenty, o których mowa wyżej przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Ustawodawca posługując się w rzdziale 4 wspomnianego rozporządzenia Ministra Finansów pojęciami: "faktura", "faktura korygująca", "duplikat" - ma z pewnością na myśli dokumenty zmaterializowane w formie papierowej. Przemawiać za tym może wiele argumentów.

Przede wszystkim przepis § 24 cytownego rozporządzenia stanowi, iż faktury VAT wystawiane są w conajmniej dwóch egzemplarzach, co świadczy, iż wystawiane są one jako dokument zmaterializowany w formie papierowej.

Nadto przepis § 26 ust. 2 stanowi, iż dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci. W opinii Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego w Katowicach - oryginalne dokumenty przyjmują bezwzględnie zmaterializowaną postać papierową i w takowej postaci należy je przechowywać w terminie wskazanym w § 26 ust. 1 cytowanego rozporządzenia.

W świetle zatem przytoczonych argumentów, przechowywanie faktur w formie elektronicznej może funkcjonować u podatnika jedynie dodatkowo, oprócz równolegle funkcjonująścego obowiązkowego przechowywania dokumentów w formie zmaterializowanej papierowej. Przechowywanie faktur jedynie w formie elektronicznej jest w świetle przytoczonych przepisów o podatku od towarów i usług niedopuszczalne.

Biorąc pod uwagę powyższą argumentację - tut. organ podatkowy uznaje, iż doręczenie faktury VAT jedynie za pomocą poczty elektronicznej może być stosowane jedynie uzupełniająco w stosunku do doręczenia tradycyjnego, tak by rzeczywiście oryginał faktury VAT wystawiony przez wystawcę dotarł do nabywcy.

Przepis art. 19 ust. 13 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz.535 ze zm.) stanowi, iż z tytułu świadczenia usług telekomunikacyjnych - obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu płatności, jeżeli został on określony w umowie właściwej dla tych rozliczeń, z zastrzeżeniem przepisu art. 19 ust. 18 tejże ustawy.

Zgodnie z przepisem § 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 971) - w przypadkach określonych w art. 19 ust. 13 pkt 1 cytowanej wyżej ustawy - fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że dla pobrania należności za świadczone usługi telekomunikacyjne (dostęp do internetu) uznaliście Państwo terminy miesięczne rozliczeniowe.Wobec tego - skoro dla miesięcznych terminów płatności - obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu wskazanego terminu płatności (cyklicznie co miesiąc), to faktury VAT dokumentujące świadczenie wskazanych usług, również powinny być wystawiane nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego, czyli miesięcznie.

Niedopuszczalnym jest zatem wystawianie faktur VAT za okresy dłuższe niż miesięczne w sytuacji, gdy należności za świadczone usługi pobierane są miesięcznie i obowiązek podatkowy z tytułu świadczonych usług powstaje co miesiąc.