Stan faktyczny:

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą w zakresie usług kierowania pojazdem (rozliczający się na zasadach ogólnych) jest zmuszony dojeżdżać do pracy w Iławie i Poznaniu skąd pobiera od firmy ładunek i dostarcza go odbiorcom.

Ocena prawna stanu faktycznego:

1. Pojęcie kosztu określone zostało w treści art. 22 ust. l ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm). Przepis ten stanowi, iż kosztami uzyskania przychodu z poszczególnego źródła dochodu są wszelkie koszty ponoszone w celu osiągnięcia przychodu z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Z unormowania tego wynika, że kosztami uzyskania przychodu z poszczególnego źródła dochodu są wszelkie koszty ponoszone w celu osiągnięcia przychodu. Pojęcie celu definiuje słownik języka polskiego PWN Warszawa 1995r. wydanie I - „celowość” to odpowiedniość środków do celów; przydatność do założonego celu, do jakiś potrzeb; świadome zmierzanie do celu.”

Podatnik ma prawo zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodu wszelkich wydatków ponoszonych w celu osiągnięcia przychodu, w tym także w celu odbycia podróży służbowej.

W przypadku kosztów transportu (dojazdu) ustawodawca nie określa szczególnego sposobu rozliczania i zaliczania do kosztów uzyskania przychodu wydatków ponoszonych z tego tytułu w związku z odbyciem podróży służbowej, należy więc w tym zakresie stosować ogólne zasady dokumentowania tych wydatków. W tym zakresie ustawodawca określił jedynie limit wydatków w przypadku wykorzystywania dla celów prowadzonej działalności wydatków dot. samochodu osobowego nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych (art. 23 ust.1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991r.). Natomiast wydatki podnoszone w związku z wykorzystywaniem samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, jak też innych wydatków dotyczących korzystania z innych środków transportu zaliczone są w poczet kosztów na podstawie dowodów potwierdzających ich poniesienie, w wysokości z tych dokumentów wynikającej.

W celu prawidłowego wyliczenia dochodu (straty) oraz podstawy opodatkowania i należnego podatku podatnik zobowiązany jest - na postawie art. 24a ustawy z dnia 26 lipca 1991r.- do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów i ewidencjonowania w niej zdarzenia gospodarcze dot. przychodów koszty ich uzyskania.

Zasady dokumentowania wydatków oraz ich ewidencjonowania w księdze przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Zgodnie z treścią § 12 ust. 3 pkt 1 i 2 tego rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem (...).

Jak wynika z treści § 23 ust.1pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawienia faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie maja zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług za fakturę uznaje się również bilety jednorazowe wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeżeli zawierają następujące dane:

1. nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
2. numer i datę wystawienia biletu,
3. odległość taryfowa nie mniejszą niż 50 kilometrów,
4. kwotę należności wraz z podatkiem,
5. kwotę podatku.

Mając powyższe na uwadze wydatki na dojazd do miejsca wykonywania działalności, w tym przypadku do Iławy i Poznania, jako poniesione w celu osiągnięcia przychodu, pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania stanowią koszt uzyskania przychodu. Wskazać przy tym należy, w celu wykazania związku przyczynowo – skutkowego pomiędzy faktem poniesienia tego wydatku a osiągniętym przychodem wskazanym jest, aby dowód ten opisać.

2. Zasadność zakupu odzieży roboczej oraz środków czystości i zaliczania tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów należy oceniać biorąc pod uwagę wyżej cytowany art. 22 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z powyższym zauważyć trzeba, że do kosztów uzyskania przychodów należy zaliczyć wydatki na odzież roboczą, której obowiązek posiadania wynika z odrębnych przepisów.

Zasadą jest, iż praca wykonywana jest w odzieży własnej. Przypadki w których pracodawca musi wyposażyć pracownika w odzież zawiera art. 2377 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy (Dz. U. Nr 21, poz. 94 ze zm), który stanowi, iż pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Z przedstawionego stanu faktycznego nie wynika co mieści się w zakresie obowiązków podatnika w ramach wykonywanych przez niego działalności gospodarczej (usługi transportowe), ani też jakie ładunki przewozi.

W kontekście powyższego nie można dokonać jednoznacznej kwalifikacji czy podatnik spełnia kryteria określone w art. 237<7> § 1 kodeksu pracy.

Mając jednak na uwadze wyżej przywołany art. 22 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jeżeli zakupiony fartuch roboczy i rękawice robocze będą wykorzystywane w prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej wówczas wydatki z nimi związane będą kosztami uzyskania przychodu.

Analogicznie należy podejść do zagadnienia zakupu środków czystości, by zaliczyć wydatki poczynione na ich zakup do kosztów uzyskania przychodów powinien być on ściśle powiązany z osiągniętym przychodem lub obowiązek ich zakupu powinien wynikać z odrębnych przepisów.

Natomiast zakup kurtki jest wydatkiem typowo osobistym, a tym samym nie może zostać zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodu. Stanowisko to potwierdza wyrok z dnia 26 marca 1998 r. Sygn. akt I SA/Po 1254/97, w którym Naczelny Sąd Administracyjny wyraził pogląd, iż „Nie mogą być uznane za koszty prowadzenia działalności gospodarczej wydatki, które ponosi każda osoba fizyczna i to nie zależnie od tego, czy prowadzi określoną działalność gospodarczą, czy też nie (...) Są to typowe wydatki konsumpcyjne niezwiązane bezpośrednio z przychodem podatnika, które winny być zatem pokrywane z jego dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.”