P O S T A N O W I E N I E

Na podstawie przepisu art. 14a § 1, § 3 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60) w podanym stanie faktycznym sprawy, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Nowej Soli na wniosek z dnia 11.03.2005r. (data wpływu), uzupełniony pismem z dnia 20.04.2005r., w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego w zakresie pytania przedstawionego w piśmie w stanie faktycznym sprawy, dotyczącego okresu przechowywania kopii dokumentów z kas rejestrujących

stwierdza, że stanowisko Podatnika jest nieprawidłowe

U Z A S A D N I E N I E

W dniu 11.03.2005 r. do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Nowej Soli złożone zostało zapytanie, uzupełnione pismem z dnia 20.04.2005 r., w sprawie okresu przechowywania kopii dokumentów kasowych.

Z przedstawionego przez Stronę stanu faktycznego wynika, że Podatniczka prowadzi działalność gospodarczą – sprzedaż leków w aptece. Sprzedaż rejestrowana jest za pomocą kas fiskalnych i jednocześnie w tym samym czasie następuje rejestracja sprzedaży na twardym dysku komputera, co daje możliwość odtworzenia kompletnej sprzedaży z pamięci komputera. Można odtworzyć sprzedaż dla poszczególnych klientów, jak również zestawienia sprzedaży dziennej, miesięcznej i rocznej. W uzupełnieniu wniosku Strona podała, iż w roku 2004 wydała łącznie 48.279 sztuk paragonów.

Na tle takich okoliczności faktycznych Strona formułuje stanowisko, zgodnie z którym w opisanym przypadku może przechowywać papierowe kopie wydruków fiskalnych przez okres 6 miesięcy.

Odpowiadając w trybie art. 14a § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa, na powyższe zapytanie, dotyczące udzielenia interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego w sprawie, w której nie toczy się postępowanie podatkowe, kontrola podatkowa, ani postępowanie przed sądem administracyjnym, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Nowej Soli wyjaśnia.

Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948 ze zm.) kopie dokumentów kasowych, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 3 (tj. wydruków paragonów dla każdej sprzedaży, raportów fiskalnych dobowych i raportów fiskalnych okresowych) mogą być sporządzane i przechowywane również na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu, jeżeli:

- zostały zapisane w określonym formacie, przy zastosowaniu urządzeń zewnętrznych, w czasie rzeczywistym równoległym z czasem ich wydrukuprzez kasę na taśmie papierowej, oraz,
- zawierają pełne dane zawarte w tych dokumentach, oraz
- zawierają numer kontrolny.

W myśl § 6 ust. 2 cytowanego rozporządzenia system sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, o którym mowa powyżej może być zastosowany przez podatników, którzy:

- posiadają sprawne urządzenie do odtworzenia treści zawartych na tych nośnikach w postaci wydruków oraz
- zgłoszą do właściwego naczelnika urzędu skarbowego numery ewidencyjne kas rejestrujących i datę rozpoczęcia stosowania systemu sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, o których mowa w ust. 1, oraz
- w roku ubiegłym wydali więcej niż 100 tyś. paragonów fiskalnych dokumentujących dokonaną przez nich sprzedaż.

Stosownie do zapisu zawartego w ust. 3 pkt 1, podatnicy stosujący system sporządzania kopii i przechowywania dokumentów określony w cyt. powyżej ust. 1, przechowują wydrukowane przez kasę rejestrującą papierowe kopie dokumentów przez okres co najmniej 6 miesięcy od dnia ich wydruku, nie krócej jednak niż do dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, dotyczącego okresu, w którym wydrukowano dane dokumenty kasowe.

Powyższe oznacza, że podatnicy mogą przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres 6 miesięcy (nie krócej jednak niż do zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego) tylko w przypadku spełnienia łącznie wszystkich warunków określonych w § 6 ust. 1 i 2 cyt. rozporządzenia.

Ze złożonego wniosku wynika, że Podatniczka spełnia jedynie warunek rejestrowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych z jednoczesną rejestracją sprzedaży na twardym dysku komputera oraz warunek dotyczący możliwości odtworzenia danych dotyczących sprzedaży. Strona nie spełnia natomiast warunku wydania w ubiegłym roku podatkowym więcej niż 100 tysięcy paragonów.

W związku z powyższym tutejszy organ stwierdza, że w stanie faktycznym opisanym we wniosku, stanowisko Strony odnośnie możliwości skorzystania z prawa do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres 6 miesiecy jest nieprawidłowe.

Powyższej interpretacji udzielono w oparciu o przedstawiony stan faktyczny oraz o obowiązujące na dzień jej datowania przepisy prawa.

Niniejsza interpretacja nie jest wiążąca dla podatnika, wiąże natomiast organ podatkowy i organ kontroli skarbowej do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Na niniejsze postanowienie Stronie służy zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Zielonej Górze za pośrednictwem tutejszego organu podatkowego w terminie 7 dni od dnia jego doręczenia – art. 236 § 2 pkt 1 Ordynacji podatkowej.
Składając zażalenie Strona zobowiązana jest załączyć opłatę skarbową w znakach skarbowych w wysokości 5 zł od podania oraz 0,50 zł od każdego załącznika (na podstawie ustawy o opłacie skarbowej z dnia 09.09.2000 r., jednolity tekst z 2004r. Dz. U. Nr 253, poz. 2532).