Naczelnik Małopolskiego Urzędu Skarbowego działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137 poz. 926 ze zmianami) w odpowiedzi na pisemne zapytanie Spółki z dnia 8 listopada 2004 r. L. dz. Nr 1632/NRp/2004 (data wpływu: 15 listopada 2004 r.) uzupełnione dnia 22 listopada 2004 r. L. dz. 1762/NRp/2004 (data wpływu: 24 listopada 2004 r.) w sprawie udzielenia pisemnej informacji o stosowaniu przepisów prawa podatkowego uprzejmie informuje:

Przedmiotem zapytania podatnika jest ustalenie:
1. czy w świetle przepisów art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54 poz. 654 ze zm.) - zwanej dalej ustawą o PDOP – zwrot pracownikowi Firmy wykorzystującemu w podróży służbowej samochód niebędący własnością pracodawcy, równowartość kosztów związanych z opłacaniem przejazdów autostradą, parkingiem czy postojem w strefie ograniczonego postoju, stanowi koszt uzyskania przychodów dla celów podatkowych;
2. czy w myśl art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14 poz. 176 ze zm.) - zwana dalej ustawą o PDOF – zwrot ww. wydatków stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy?

Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju (Dz. U. Nr 236 poz. 1990), z tytułu podróży odbywanej z terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
1. przejazdów,
2. noclegów,
3. dojazdów środkami komunikacji miejskiej,
4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Przejazd w podróży - na wniosek pracownika - może odbyć się samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa od określonych w cytowanym wyżej rozporządzeniu.
Przepisy ww. rozporządzenia umożliwiają, oprócz zwrotu kosztów przejazdów czy noclegów, również zwrot pracownikom innych wydatków związanych z odbywaną krajową podróżą służbową, nie precyzując ich katalogu ani nie ograniczając ich wysokości. Przykładem innych wydatków mogą być np. opłaty za wstęp na targi i inne imprezy wystawiennicze, udział w konferencjach, opłaty za przejazd płatną autostradą, opłaty za korzystanie z parkingu. Z uwagi na fakt, że wydatki te nie są limitowane, ich zwrot następuje w wysokości faktycznie poniesionej, w oparciu o dowody dokumentujące ich poniesienie (np. faktury VAT, rachunki, bilety wstępu).
W związku z powyższym, wypłacanie pracownikom zwrotu kosztów przejazdów w limitowanej wysokości, a także innych udokumentowanych i zasadnych wydatków, w tym m.in. za opłaty parkingowe, opłaty za postój w strefie ograniczonego postoju i przejazdy płatną autostradą podczas podróży, kwalifikuje ten zwrot do uznania go za koszt uzyskania przychodów. W przypadku zwrotu kosztów przejazdów zastosowanie ma art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o PDOP, zgodnie z którym za koszty uzyskania przychodów uznaje się wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach (tj. w ww. rozporządzeniu). Z kolei w przypadku pozostałych wydatków, których poniesienie uzasadnione jest potrzebami realizacji zadania zleconego pracownikowi, podlegają one zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów z uwzględnieniem zasady określonej w art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, w myśl której kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.
Natomiast jeżeli chodzi o opodatkowanie przychodów uzyskiwanych przez pracowników, zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych podlega zwrot kosztów przejazdów za czas podróży służbowej do wysokości limitu ustalonego na podstawie ww. rozporządzenia oraz innych udokumentowanych wydatków (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF). Zatem zwrot kosztów z tytułu opłat za przejazd płatną autostradą, za postój w strefie ograniczonego postoju i opłat parkingowych także korzysta ze zwolnienia od podatku.