POSTANOWIENIE

Na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60) stwierdzam, że stanowiskoSpółki przedstawione we wniosku z dnia 13.04.2005r., który wpłynął do tutejszego Urzędu w dniu 14.04.2005r. o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej zwracanych członkom zarządu wydatków związanych z wykonywaniem przez nich obowiązków na podstawie kontraktu menedżerskiego jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 14.04.2005 r. do Naczelnika Pierwszego Śląskiego Urzędu Skarbowego w Sosnowcu wpłynął wniosek o udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego. W dniu 13.06.2005 r. organ podatkowy wezwał telefonicznie wnioskodawcę do skonkretyzowania pytania zawartego we wniosku. Powyższe wyjaśnienia zostały zawarte w piśmie Spółki z dnia 13.06.2005 r. (data wpływu 15.06.2005 r.)
Jak stanowi art. 14a § 1 ww. ustawy Ordynacja podatkowa stosownie do swojej właściwości naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego lub wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta albo marszałek województwa na pisemny wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta mają obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym. W myśl art. 14a § 4 cytowanej ustawy, udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, o której mowa w § 1, następuje w drodze postanowienia, na które przysługuje zażalenie.
Stan faktyczny opisany przez wnioskodawcę oraz jego stanowisko w sprawie.stan faktyczny opisany przez Wnioskodawcę :
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż Spółka zawarła z członkiem zarządu umowę cywilnoprawną -kontrakt menedżerski, na podstawie którego zleca mu zarządzanie przedsiębiorstwem Spółki za wynagrodzeniem. Do obowiązków Spółki (zleceniodawcy) należy min. " pokrywanie uzasadnionych kosztów związanych z wykonywaniem umowy" przez zleceniobiorcę.
Zgodnie z postanowieniami łączącej strony umowy Zleceniobiorca będzie wykonywał swoje obowiązki w siedzibie Spółki jak również, gdy będzie to wymagane, w innych miejscach w Polsce lub za granicą. W ramach zarządzania Spółki, członek zarządu wyjeżdża służbowo aby uczestniczyć w konferencjach związanych z działalnością Spółki, rozmowach i negocjacjach handlowych, zawierać kontrakty, dokonywać przeglądu i nadzoru budowy Spółki położonych na terytorium całego kraju np. Opole, Rybnik, Płock. W związku z powyższym ponosi wydatki udokumentowane fakturami lub rachunkami wystawionymi na Spółkę takie jak między innymi: faktury za paliwo do samochodu służbowo, bilety za przejazd pociągiem, faktury za usługi hotelowe, bilety za udział w targach branżowych, faktury za zakupione kwiaty dla kontrahenta faktury za poczęstunek dla gości Spółki ,itp. Jednocześnie Spółka nie traktuje zwrotu kosztów dla członków zarządu jako zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowej, nie nalicza członkowi zarządu należności z tytułu jej odbycia takich jak diety, ryczałty. Ponadto w piśmie nr 978/FK/05 z dnia 13.06.2005 r. (data wpływu 15-06-2005 r.)Spółka przedstawiła informację, iż powyższa sytuacja dotyczy tych członków zarządu, z którymi Spółka zawarła kontrakt menedżerski. Natomiast z pisma nr 113/FK/05 z dnia 07.07.2005 r.(data wpływu 11.07.2005 r.) Spółka wyjaśniła, iż członkowie zarządu z którymi Spółka zawarła umowy cywilnoprawne - kontrakty menedżerskie nie wykonują tych umów w ramach działalności gospodarczej.
pytanie Wnioskodawcy :
W związku z tym, zwraca się o udzielenie pisemnej informacji czy wypłacane członkom zarządu z którymi Spółka zawarła umowy cywilnoprawne - kontrakty menedżerskie (uzupełnienia zawarte w piśmie z dnia 13.06.2005 r.) - zwroty kosztów związanych z wykonywaniem przez nich obowiązków stanowią koszt uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób prawnych ?
stanowisko Wnioskodawcy :
Zdaniem Spółki zwracane członkowi zarządu uzasadnione koszty związane z wykonywaniem umowy stanowią koszty uzyskania przychodu zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych, pod warunkiem istnienia związku przyczynowo-skutkowego z jej przychodami. Ponadto Spółka nie wypłaca członkowi zarządu należności z tytułu podróży służbowej gdyż z treści samej umowy wynika, iż do obowiązków zleceniobiorcy należy nie tylko wykonywanie ich w siedzibie spółki ale też w innych miejscach na terenie Polski i za granicą. Nie ma zatem potrzeby dokumentować zwracanych wydatków drukiem "polecenie wyjazdu służbowego".
Ocena prawna stanowiska pytającego.
Ogólne pojęcie kosztów uzyskania przychodów osób prawnych zostało opisane w rozdziale 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54 poz. 654 ze zmianami). Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Oznacza to, że aby dany wydatek można było uznać za koszt przychodu zaistnieć muszą kumulatywnie dwa warunki:
- po pierwsze celem poniesienia wydatku (bezpośrednim lub pośrednim) powinno być osiągnięcie przychodu,
- po drugie wydatek ten nie może być wymieniony w zawartym w art. 16 ust.1 katalogu wydatków i odpisów , które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Wydatki na rzecz członka zarządu Spółki należy analizować na podstawie art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 wyżej cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Przepis art. 16 ust. 1 pkt 38a wyklucza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pewnej kategorii wydatków ponoszonych na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji. Kosztem uzyskania przychodów dla tych podmiotów są wyłącznie wynagrodzenia z tytułu pełnionych funkcji.
Do opisanego przez Stronę stanu faktycznego nie będzie miał zastosowania przepis art. 16 ust. 1 pkt 38a, bowiem Zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem wykonawczo-zarządzającym Spółki.
Ponadto w rozumieniu powyższych przepisów, aby wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów musi być analizowany indywidualnie pod względem związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem, a uzyskanym przychodem.
Trzecim ustawowym warunkiem uzależniającym możliwość zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów stosownie do postanowień art. 9 ust. 1 w/cyt. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest prowadzenie ewidencji rachunkowej zgodnie z ustawą o rachunkowości /tekst jednolity Dz. U. 2002 r. nr 76 poz. 694 ze zm./. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej art. 20 ust.2 w/cyt. ustawy o rachunkowości.
Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 1 w/cyt. ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej :
1)określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2)określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3)opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4)datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzania dowodu,
5)podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6)stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (deklaracja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Mogą to być dowody zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów, zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom, wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Wartość zakupionych towarów (usług) może być uznana za koszt uzyskania przychodu, jeżeli ich zakup został udokumentowany fakturą VAT, przy czym dowodem może być wszystko co przyczyni się do ich wykazania. W przedmiotowej sprawie, podstawą uznania kosztów związanych z wykonywaniem obowiązków członka zarządu na podstawie zawartej z nim umowy, po stronie Spółki jest skutecznie zawarta umowa cywilnoprawna.
Z postanowień w/cyt. umowy zawartych we wniosku Spółki "...zleceniobiorca będzie wykonywał swoje obowiązki w siedzibie Spółki jak również, gdy będzie to wymagane, w innych miejscach w Polsce lub za granicą..." wynika, iż zleceniobiorca w ramach umowy o zarządzenie wykonuje swoje obowiązki w siedzibie Spółki, a gdy będzie to wymagane - związane z działalnością Spółki - będzie świadczył usługi w innych miejscach w Polsce lub poza granicą. Koszty podejmowanych w imieniu osoby prawnej działań przez jej reprezentantów, jeżeli zostały poniesione przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów, w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych , stanowią koszty uzyskania przychodów osoby prawnej. Procedura zwrotu kosztów wyjazdów służbowych w związku ze świadczeniami członka zarządu na rzecz Spółki muszą być uregulowane w umowie, postanowieniach regulaminów lub statucie. Przepisy podatkowe nie nakładają obowiązku wystawienia zleceniobiorcy druku "polecenie wyjazdu służbowego". "Polecenie wyjazdu służbowego" wynika bezpośrednio z przepisów Kodeksu pracy, które mają zastosowanie do osób będących pracownikami. Pracownikiem zgodnie z art. 2 Kodeksu pracy jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Jedynie w przypadku dla rozstrzygnięcia czy dany wyjazd ma charakter podróży służbowej należy posiłkować się odpowiednio przytaczaną definicją w cyt. Kodeksie pracy. Decydujące znaczenie dla uznania danego wyjazdu za podróż służbową jest czy odbywa się ona poza miejscem prowadzenia działalności, a nie miejscem świadczenia, wykonywania usług składających się na tą działalność. Do umów, jakie są przedmiotem sprawy zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego o zleceniu, przy uwzględnieniu ograniczeń dla członków zarządu wobec Spółki wynikających z przepisów Kodeksu spółek handlowych.
Art. 368 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych stanowi, iż zarząd spółki jest uprawniony do prowadzenia spraw tej spółki i jej reprezentowania. Jednocześnie może być jedno- lub wieloosobowy (art. 368§2 Ksh), przy czym do zarządu mogą być powoływane osoby spośród akcjonariuszy lub spoza ich grona. Natomiast zgodnie z treścią art. 368 § 4 Ksh, o ile statut spółki nie stanowi inaczej, członków zarządu powołuje i odwołuje rada nadzorcza. Członek zarządu może być odwołany lub zawieszony w czynnościach przez walne zgromadzenie. Jednocześnie przepisy Kodeksu spółek handlowych stanowią, iż rada nadzorcza ustala wynagrodzenie członków zarządu zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub innej umowy, chyba, że statut stanowi inaczej. Sprawowanie funkcji członka zarządu jest możliwe na podstawie samego powołania lub na podstawie innego stosunku umownego, np. Kontraktu menedżerskiego, w którym określono wzajemne prawa i obowiązki, wynagrodzenie za sprawowanie ww. funkcji, w tym zwrot poniesionych wydatków. Nie ma przeszkód prawnych, aby zleceniodawca pokrył koszty, jakie zleceniobiorca poniósł w związku z wykonaniem danego zlecenia; wręcz przeciwnie - obowiązek taki wynika wprost z dyspozycji art. 742 k.c. Tak więc nie tylko pracodawca zwraca pracownikowi koszty delegacji, przejazdów, noclegów i inne (co wynika wprost z przepisów wykonawczych do Kodeksu pracy), ale również zleceniodawca jest zobowiązany do zwrotu ww. kosztów zleceniobiorcy, co wynika wprost z Kodeksu cywilnego, chyba że strony umówią się inaczej. W celach dowodowych dotyczących ww. wydatków umowa ze zleceniobiorcą winna precyzować, czy w ramach otrzymywanego przez zleceniobiorcę wynagrodzenia, sam zleceniobiorca ma obowiązek ponoszenia np. wyjazdów związanych z wykonaniem umowy zlecenia czy też koszty te ponosić będzie zleceniodawca.
Mimo braku obowiązku wystawienia przez zleceniodawcę na druku "polecenie wyjazdu służbowego" zleceniobiorca po zakończonej podróży służbowej powinien przedstawić zleceniodawcy rozliczenie z wykonania zadania.
Udokumentowane przez zleceniobiorcę wydatki fakturami lub rachunkami wystawionymi na Spółkę za usługi hotelowe, na paliwo do samochodu służbowego, bilety za przejazd pociągiem oraz na bilety za udział w targach branżowych zleceniobiorcy, będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w oparciu o skutecznie zawartą umowę, jeżeli zleceniobiorca wykonywał usługi na rzecz Spółki, powyższy wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodu spełniając zasadę wyrażoną w art. 15 ust. 1 w/cyt. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Natomiast zwracane przez Spółkę zleceniobiorcy wydatki za zakupione kwiaty dla kontrahenta oraz za poczęstunek dla gości Spółki na podstawie wystawionych na Spółkę faktur stanowią wydatek na reprezentację. Pomimo braku ustawowej definicji "reprezentacja" należy przyjąć jej wykładnię językową, zgodnie z którą pojęcie reprezentacja oznacza "okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną". Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25% przychodów, chyba, że reklama prowadzona jest w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób. Z powyższego przepisu wynika, że zwracane zleceniobiorcy przez Spółkę wydatki za zakupione dla kontrahenta kwiaty oraz za poczęstunek dla gości Spółki mogą być zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów jedynie wówczas, gdy nie przekraczają one 0,25% przychodów Spółki oraz pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem występuje związek przyczynowo-skutkowy.
Oceniając przedstawiony przez Spółkę stan faktyczny na gruncie obowiązujących przepisów, należy stwierdzić, że stanowisko zaprezentowane przez płatnika jest prawidłowe.