Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Białymstoku, działając na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa ( tekst jednolity z 2005r Dz.U. Nr 8, poz. 60 ze zm.), po rozpatrzeniu wniosku z dnia 20-06-2005 r. postanawiauznać, iż stanowisko podatnika dotyczące możliwości uznania w ciężar kosztów uzyskania przychodów rzeczywistych wydatków związanych z najmem lokalu w przypadku, gdy dostawca usługi uchyla się od wystawienia faktury VAT, jest prawidłowe.

Pismem z dnia 20-06-2005 r. (data wpływu 23-06-2005 r.) zwrócił się Pan z prośbą o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, przedstawiając następujący stan faktyczny:Spółka, której jest Pan wspólnikiem jako najemca, zawarła umowę najmu lokali handlowych z Przedsiębiorstwem XXX. W dniu 1 kwietnia 1999 r. strony tejże umowy zawarły aneks, w którym postanowiono, że umowę można wypowiedzieć z upływem 60 – miesięcznego terminu wypowiedzenia. 10 listopada 2004 r. Przedsiębiorstwo XXX zostało sprywatyzowane. Elementem sprywatyzowanego przedsiębiorstwa był budynek, w którym lokale najmuje Spółka.

Nabywca sprywatyzowanego przedsiębiorstwa wstąpił we wszystkie prawa i obowiązki prywatyzowanego przedsiębiorstwa, w tym przedmiotowy stosunek najmu. Jeszcze przed podpisaniem aktu prywatyzacyjnego rozpoczął bieg 60 – miesięczny termin wypowiedzenia umowy najmu. Już po prywatyzacji nowy właściciel, złożył kolejne wypowiedzenie umowy najmu, twierdząc, że umowa wygasa z końcem trzeciego miesiąca kalendarzowego licząc od daty złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu. Nowy właściciel przedmiotowego budynku wystąpił z powództwem o wydanie zajmowanych przez wnioskodawcę lokali, podnosząc, że umowa wygasła. W ocenie Sądu Rejonowego w Białymstoku w sprawie, sygn. akt: ......, strony nadal łączy umowa najmu, umowa nie wygasła, a oświadczenie nowego właściciela o wypowiedzeniu umowy nie wywiera skutków prawnych. Orzeczenie nie jest jednak prawomocne i zostało zaskarżone przez nowego właściciela.

Tak w toku procesu, jak i po wydaniu w/w orzeczenia Spółka opłaca czynsz najmu, stosownie do postanowień umowy (w wysokości wynikającej z umowy). Wynajmujący nie wystawia jednak faktury z tytułu usługi oddania lokalu do odpłatnego korzystania, ale co miesiąc wystawia faktury z tytułu ”za bezumowne korzystanie z pomieszczeń”. Co istotne kwota wykazana na fakturze jest dwukrotnie wyższa od kwoty czynszu ustalonego w umowie najmu i faktycznie opłaconego przez stronę. Tytułem przykładu, w dniu 28 kwietnia 2005 roku nowy właściciel wystawił fakturę VAT nr 393/05 z tytułu ”za bezumowne korzystanie z lokalu od 01-04-05 do 30-04-05 wg cen rynkowych 285,5 x 120 zł = 34.260 zł” Ponadto mocodawca otrzymał faktury korygujące, np. korektę fakturę VAT nr 498A/05 z dnia 31 maja 2005r. do faktury VAT 393/05 niwelującej rzekome zobowiązania Spółki do zera, przy czym w tytule usługi nie wykazano, że faktura dotyczy „za bezumowne korzystanie z lokalu” od 01-04-2005 do 30-04-2005 wg cen rynkowych 285,5 x 120 zł=34.260 zł, ale „za bezumowne korzystanie z nieruchomości położonej w ....... od 21-10-2003 do 31-12-04”. Spółka nigdy nie korzystała ani nie zajmowała tej nieruchomości. Następnie po otrzymaniu tej korekty, Spółka otrzymała następną fakturę o tym samym numerze 393/05 za okres, której dotyczyła pierwsza faktura 393/05 (kwiecień 2005), przy czym wystawioną z datą 31 maja 2005 roku, a nie jak pierwotnie 28 kwietnia 2005 roku. Pomimo wezwań, nowy właściciel, nie wystawia faktur dokumentujących zapłatę czynszu i nie koryguje wystawionych faktur zgodnie ze stanem prawnym.

Sformułowano też następujące pytanie: czy nabywca usługi, której treścią jest korzystanie z lokalu na podstawie umowy najmu, może w przedmiotowej sytuacji, zaliczyć w koszt uzyskania przychodu wydatki realnie poniesione tytułem czynszu najmu lokalu, zgodnie z umową najmu, w którym prowadzi działalność handlową ? Sformułował Pan też własne stanowisko w sprawie stwierdzając, iż:nabywca usługi, której treścią jest korzystanie z lokalu na podstawie umowy najmu, może zaliczyć w koszt uzyskania przychodu wydatki realnie poniesione tytułem czynszu najmu lokalu zgodnie z umową najmu, w którym prowadzi działalność handlową w sytuacji, w której dostawca uchyla się od obowiązku wystawienia faktury VAT dotyczącej danej usługi.

Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Białymstoku mając na uwadze stan faktyczny przedstawiony przez wnioskodawcę oraz stan prawny obowiązujący w dacie zaistnienia tego zdarzenia, postanawia udzielić następującej interpretacji, co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego.

Podstawowe znaczenie w ustalaniu wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów ma art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), z którego wynika, iż kosztami uzyskania przychodu z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 w/w ustawy, gdzie wymieniono wydatki nie uznawane za koszty uzyskania przychodów. Użyty zwrot „w celu osiągnięcia przychodów” oznacza, iż nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika stanowią koszt uzyskania przychodu. Aby uznać wydatek za koszt podatkowy muszą być spełnione równocześnie dwa podstawowe warunki, a mianowicie koszt musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu oraz nie może być wymieniony w katalogu negatywnym. Ponadto należy zauważyć, iż ustawa nie zawiera wykazu wydatków, które przesądzają o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Dlatego przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane bezpośrednio lub chociażby pośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów, należy zatem ocenić jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz możliwości osiągnięcia przychodu. Z oceny związku z prowadzona działalnością winno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczyniać się do osiągnięcia przychodu z danego źródła.Kolejnym warunkiem uznania konkretnego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest poniesienie go przez podatnika. Oznacza to, iż musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika. Nie ma przy tym znaczenia tytuł prawny do dysponowania przez podatnika środkami pieniężnymi przeznaczonymi na pokrycie owego wydatku, a więc fakt z jakiego źródła owe środki pochodzą.Poza tymi warunkami dla zaliczenia danego wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów niezbędnym jest spełnienie kryterium formalnego związanego z właściwym udokumentowaniem wydatku. Zagadnienie prawidłowego dokumentowania wydatków w przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe regulują przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694). Podatnik ma obowiązek wykazania faktu poniesienia kosztów i wydatków w sposób nie budzący wątpliwości. Ważnym jest, iż powyżej wymienione przesłanki muszą być przy tym spełnione łącznie.

Podstawą prawidłowego dokumentowania wydatków, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, są dowody źródłowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Faktura jest tylko jednym z dowodów źródłowych za pomocą których można udokumentować dane zdarzenie. Ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 oraz 21 ust. 1 wymienia rodzaje dowodów źródłowych oraz elementy jakie powinien zawierać dowód, będący podstawa wpisów w księgach rachunkowych, na podstawie których sporządzana jest dokumentacja podatkowa.W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, czyli między innymi faktur VAT od dostawcy usługi najmu, ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 4 przewiduje możliwość udokumentowania operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.Tak więc w przedmiotowej sytuacji, nie posiadając faktury od wynajmującego Spółka ma możliwość zaewidencjonowania danego wydatku w księgi rachunkowe na podstawie dowodu wewnętrznego sporządzonego na okoliczność zapłaty czynszu najmu wynikającego z umowy najmu.

Nadmienić należy iż sama transakcja zapłaty wynajmującemu, na podstawie której będzie sporządzany dowód wewnętrzny, powinna być możliwa do udokumentowania. Natomiast kwestia uznania tak udokumentowanego wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu, zgodnie z przedstawionym stanem faktycznym i prawnym nie budzi wątpliwości.Tak więc w przedmiotowej sytuacji, powinien Pan uznać w ciężar kosztów uzyskania przychodów, wydatek związany z najmem lokalu, w którym Spółka prowadzi działalność handlową, w kwocie wynikającej z umowy najmu, jeśli wydatek został rzeczywiście poniesiony i jest możliwe udokumentowanie dokonanej zapłaty przedmiotowej kwoty, ewidencjonując transakcje dowodem wewnętrznym w księgach rachunkowych.