Z wniosku Spółki w sprawie dotyczącej możliwości uznania dowodu nadania przesyłki poleconej na poczcie za potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę - w świetle przepisów ustawy z dnia 11.03.2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) wynika, iż Spółka prowadzi działalność handlową towarami dla dzieci - głównie zabawkami. Jako importer tych zabawek, Spółka odpowiada za ich wady jak producent. W związku z tym Spółka przyjmuje od swoich nabywców przysłane przez nich towary wadliwe i uszkodzone i z tego tytułu wystawia nabywcom faktury korygujące (uwzględniające zwracane ilości towaru). Następnie Spółka wysyła do nabywcy pocztą oryginał faktury korygującej wraz z jej kopią - z prośbą o podpisanie kopii faktury korygującej i odesłanie jej na adres Spółki. Niestety duża liczba kopii faktur korygujących nie dociera z powrotem do Spółki, głównie z powodu nieodesłania ich przez nabywców. To skutkuje zaś tym, że Spółka nie uwzględnia nie posiadanych podpisanych przez nabywców kopii faktur korygujących w rejestrze podatku należnego VAT - jako zmniejszających podstawę i sam podatek VAT. W skali całego roku jest to dla Spółki dość istotny problem (kilkaset faktur korygujących) zarówno z uwagi na konieczność specjalnego ewidencjonowania takich faktur, znacznych kosztów upominania się o nie (telefony zamiejscowe), jak również niemożliwość pomniejszenia podstawy i kwoty podatku należnego o kwoty wynikające ze zwrotu wadliwych towarów.

W związku z powyższym, Podatnik od 01.04.2005r. zamierza wysyłać do nabywcy oryginał faktury korygującej listem poleconym na adres prowadzonej działalności, zaś na kopii faktury korygującej, będzie umieszczał stosowną adnotację o numerze przesyłki poleconej i urzędzie pocztowym nadania lub numer kolejny książki podawczej przesyłek poleconych. Podatnik we wniosku wskazuje, iż przesyłka polecona jest zawsze doręczana "do rąk" adresata lub odbierana przez adresata osobiście w urzędzie pocztowym, więc daje to Podatnikowi pewność odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Ponadto, Podatnik podkreśla, iż w przypadkach wątpliwych zawsze istnieje możliwość sprawdzenia faktu odbioru takiej przesyłki przez adresata (nabywcę) w archiwach urzędu pocztowego na podstawie posiadanego dowodu nadania znajdującego się u sprzedawcy (nadawcy przesyłki). We wniosku z dnia 04.04.2005r. Podatnik prosi o potwierdzenie prawidłowości swego stanowiska - to znaczy o wskazanie, że posiadanie dowodu nadania na poczcie przesyłki poleconej zawierającej oryginał faktury korygującej spełnia wymogi potwierdzenia odbioru faktury korygującej, o którym mowa w § 19 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27.04.2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 971).

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny, Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego stwierdza, co następuje:

Zgodnie z § 19 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27.04.2004r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie maja zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 971 ze zm.), sprzedawca jest obowiązany posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę; nie dotyczy to eksportu towarów, przypadków określonych w § 14 ust. 2 pkt 3, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej stanowi podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym sprzedawca otrzymał potwierdzenie, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 99 ust. 2 i 3 ustawy o podatku od towarów i usług - w rozliczeniu za kwartał, w którym to potwierdzenie otrzymali, z uwzględnieniem zasad, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

Przepisy nie określają formy w jakiej powinno nastąpić potwierdzenie odbioru faktury korygującej. Potwierdzenie takie może więc być dokonane w każdej formie, która pozwala na jednoznaczne stwierdzenie, iż odbiorca otrzymał fakturę. Niewątpliwie najlepszym sposobem potwierdzenia jest uzyskanie adnotacji na kopii korekty, jednakże potwierdzeniem odbioru faktury korygującej może też być: pisemne potwierdzenie odbioru faktury korygującej dokonane przez nabywcę w odrębnym od kopii faktury dokumencie, przesłana zwrotnie kopia podpisanego oryginału faktury korygującej (pozostającego w dyspozycji nabywcy), faks podpisanego przez nabywcę oryginału faktury korygującej (pozostającego u nabywcy), a także zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłki listowej lub przesyłki poleconej zawierającej oryginał faktury korygującej. Dowodu nadania w urzędzie pocztowym przesyłki poleconej zawierającej oryginał faktury nie można jednak uznać za jednoznaczne potwierdzenie odbioru przez nabywcę faktury korygującej. Z samego dowodu nadania nie wynika ponad wszelką wątpliwość, czy nabywca odebrał fakturę, a jak Podatnik sam przyznaje we wniosku w tym zakresie mogą powstać wątpliwości, które wyjaśnić można dopiero przez zbadanie archiwów pocztowych. Ponadto, przepis § 19 ust. 4 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów określa, w którym miesiącu należy skorygować podatek należny stosownie do danych wynikających z faktury korygującej i moment ten jest określony jako miesiąc, w którym sprzedawca otrzymał potwierdzenie odbioru faktury przez nabywcę. Tymczasem, chwila nadania w urzędzie pocztowym przesyłki poleconej zawierającej fakturę korygującą w żaden sposób nie jest tożsama z chwilą otrzymania tej faktury przez nabywcę, które to otrzymanie następuje później. Fakt otrzymania faktury korygującej nie może być uznany za potwierdzony zanim obiór faktury rzeczywiście nastąpi, a odbiór przesyłki przez adresata zawsze następuje później niż nadanie przesyłki w urzędzie pocztowym.

W konsekwencji, dowód nadania w urzędzie pocztowym przesyłki zawierającej oryginał faktury korygującej nie może być uznany za potwierdzenie odbioru faktury korygującej, o którym mowa w § 19 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 27.04.2004r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie maja zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Jak wskazano wyżej, wystarczającym potwierdzeniem odbioru faktury korygującej przez nabywcę jest natomiast znajdujące się w dyspozycji sprzedawcy zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłki poleconej zawierającej fakturę korygującą, ponieważ na takim zwrotnym potwierdzeniu nabywca (lub upoważniona przez niego do odbioru poczty osoba) stwierdza (podpisem i/lub pieczątką) fakt odbioru przesyłki zawierającej fakturę korygującą. Należy przy tym zaznaczyć, iż na zwrotnym potwierdzeniu odbioru jest miejsce na wpisanie numeru pisma i dla usunięcia wszelkich wątpliwości powinien tu być wpisany numer faktury korygującej wraz z datą jej wystawienia.

Podsumowując, mając na uwadze powyższe, stanowisko wyrażone w tym zakresie przez Podatnika we wniosku należy uznać za nieprawidłowe.

Niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Podatnika we wniosku i stanu prawnego obowiązującego w dacie złożenia wniosku. Interpretacja nie jest wiążąca dla Podatnika, wiąże natomiast właściwe organy podatkowe i organy kontroli skarbowej – do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Informacja: Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego w Łodzi informuje jednocześnie, iż wyżej cytowane rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27.04.2004r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie maja zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 971 ze zm.) z dniem 01.06.2005r. straciło moc obowiązującą i zostało zastąpione przez rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25.05.2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798). Zagadnienie poruszane we wniosku Podatnika od 01.06.2005r. podlega obecnie regulacji § 16 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005r. Opisana powyżej zmiana stanu prawnego nie wpływa jednak na zgodność z prawem niniejszej interpretacji - w świetle przepisów obowiązujących od dnia 01.06.2005r.