POSTANOWIENIE

Naczelnik Pomorskiego Urzędu Skarbowego w Gdańsku na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60) po rozpatrzeniu wniosku Podatnika z dnia 01.04.2005 r. (data wpływu do tut. Urzędu 05.04.2005 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w sprawie dokumentowania oraz ewidencjonowania otrzymanych zaliczek, w świetle ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT,

stwierdza, że :

stanowisko przedstawione w tym wniosku w odniesieniu do opisanego stanu faktycznego jest prawidłowe w zakresie dokumentowania otrzymanych zaliczek, natomiast nieprawidłowe w zakresie ich ewidencjonowania.

UZASADNIENIE

Podatnik otrzymuje od kontrahentów zaliczki częściowe lub całkowite na sprzedawane przez siebie towary. Faktury VAT na otrzymane zaliczki są wystawiane najpóźniej siódmego dnia od dnia ich wpływu.

W sytuacji, gdy w ciągu siedmiu dni od daty wpływu zaliczki następuje dostawa towaru, Podatnik wystawia fakturę VAT za towar w dniu jego dostawy, o treści „Sprzedaż urządzenia zgodnie z umową”, na całą wartość urządzenia, jeżeli zaliczka była częściowa to w sposobie zapłaty faktura zawiera informację :
„ zaliczka....... zł
do zapłaty pozostało...... zł do dnia......”.

W powyższym przypadku nie jest wystawiana faktura zaliczkowa, ponieważ zaliczka została rozliczona w fakturze potwierdzającej dostawę towaru.

Podatek należny jest wykazywany w ewidencjach VAT w dniu wystawienia faktury VAT.

W związku z powyższym stanem faktycznym Podatnik zwraca się z zapytaniem, czy sposób dokumentowania otrzymywanych zaliczek oraz sprzedaży towarów jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.

Zdaniem Podatnika, zgodnie z § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97 poz. 971), jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności : przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia, od dnia w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2. W przepisie tym jest mowa o fakturze, nie precyzując, że musi to być faktura zaliczkowa.

Zdaniem Podatnika, jeżeli wystawi fakturę za towar w terminie siedmiu dni od daty wpływu zaliczki, w wartości której będzie uwzględniona wartość zaliczki, to prawidłowo zadeklaruje VAT należny za dany okres. Powyższe postępowanie ma na celu zmniejszenie ilości dokumentów, ponieważ zamiast dwóch faktur (zaliczkowej i rozliczającej) wystawiana jest tylko jedna na całą kwotę. Podatek należny nadal jest deklarowany w terminach wynikających z ustawy o VAT.

Po przeanalizowaniu zaprezentowanego we wniosku stanu faktycznego oraz stanowiska wnioskodawcy, mając na uwadze obowiązujące przepisy prawa tut. Organ podatkowy stwierdza co następuje :

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Podatnik otrzymuje od kontrahentów zaliczki częściowe lub całkowite na sprzedawane przez siebie towary. Faktury VAT na otrzymane zaliczki są wystawiane najpóźniej siódmego dnia od dnia ich wpływu.

W sytuacji, gdy w ciągu siedmiu dni od daty wpływu zaliczki następuje dostawa towaru, Podatnik wystawia fakturę VAT za towar w dniu dostawy, na całą wartość urządzenia. Zaliczka wówczas zostaje rozliczona w fakturze potwierdzającej dostawę towaru.

Podatek należny jest wykazywany w ewidencjach w dniu wystawienia faktury VAT.

Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 2 - 21, art. 14 ust. 6, art. 20 i art. 21 ust. 1.

Jeżeli dostawa towaru lub wykonanie usługi powinny być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w 7. dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (ust. 4 cytowanego wyżej przepisu).

W myśl § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95 poz. 798) fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 14 i § 15.

Zgodnie z art. 19 ust. 11 ustawy o VAT jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności : przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części.

W myśl § 14 ust. 1 cytowanego wyżej rozporządzenia, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności : przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2

W myśl art. 29 ust. 1 cytowanej ustawy podstawą opodatkowania jest obrót, z zastrzeżeniem ust. 2 – 22, art. 30 – 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy. Obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika, pomniejszone o kwotę należnego podatku.

Zgodnie z ust. 2 cytowanego przepisu w przypadku, gdy pobrano zaliczki, zadatki, przedpłaty lub raty, obrotem jest również kwota otrzymanych zaliczek, zadatków, przedpłat lub rat, pomniejszona o przypadającą od nich kwotę podatku. Dotyczy to również otrzymanych zaliczek na dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze.

W świetle powyższych przepisów można stwierdzić, iż w kwestii obowiązku dokumentowania otrzymywanych zaliczek obowiązuje podobna zasada, jak przy zapłacie za towar czy usługę, gdzie fakturę można wystawić nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru czy wykonania usługi.

Zatem w zaistniałym stanie faktycznym w przypadku, gdy dostawa towaru następuje w ciągu siedmiu dni od daty wpływu zaliczki za ten towar, Podatnik może wystawić w dniu dostawy towaru jedną fakturę - za towar, na całą wartość urządzenia.

Natomiast, o ile przy sprzedaży, która powinna być potwierdzona fakturą VAT, moment wystawienia faktury może przesunąć jednocześnie moment powstania obowiązku podatkowego, o tyle przy otrzymywanych zaliczkach, nawet w sytuacji, gdy faktura dokumentująca otrzymaną zaliczkę wystawiona będzie w siódmym dniu od jej otrzymania (a więc zgodnie z powołanym wyżej § 14 ust. 1 cytowanego rozporządzenia), fakt ten pozostanie bez wpływu na moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu otrzymanej zaliczki, który niezależnie od momentu wystawienia faktury powstanie z chwilą otrzymania zaliczki.

Wobec powyższego w przypadku otrzymania zaliczki w okresie przypadającym w ciągu ostatnich siedmiu dni okresu rozliczeniowego, obowiązek podatkowy powstanie w tym okresie – bez możliwości przeniesienia go na okres następny, mimo możliwości wystawienia w okresie następnym faktury.

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą :

kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 – dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Tak więc ewidencjonowanie przez Podatnika podatku należnego od otrzymanej zaliczki w okresie rozliczeniowym, w którym wystawiono fakturę VAT potwierdzającą dostawę towaru (w terminie siedmiu dni, od dnia otrzymania zaliczki), jest nieprawidłowe, z uwagi na różne momenty powstania obowiązku podatkowego w przypadku otrzymania zaliczki i wydania towaru, co może skutkować koniecznością rozliczenia ich w różnych okresach rozliczeniowych.

Zatem, pobrana zaliczka winna być ujęta w ewidencji z chwilą powstania obowiązku podatkowego tj. z chwilą otrzymania zaliczki na poczet przyszłej dostawy towaru lub świadczenia usług.

Ponadto tut. Organ zauważa, że przywołane w ocenie prawnej stanu faktycznego przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95 poz. 798) zastąpiły z dniem 01.06.2005 r. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97 poz. 971). W rozstrzygnięciu przedmiotowej kwestii zmiana ta nie ma merytorycznego znaczenia, bowiem treść odpowiednich przepisów pozostała bez zmian.