P O S T A N O W I E N I E

Na podstawie art. 14a § 4 w związku z § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), po rozpatrzeniu wniosku o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego tj. "czy konieczne jest przedstawienie biletów przez pracowników za przejazdy w czasie podróży służbowej w celu dokonania zwrotu kosztów przez pracodawcę, korzystającego ze zwolnienia wymienionego w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych", Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie - biorąc pod uwagę przedstawiony stan faktyczny oraz obowiązujący stan prawny

p o s t a n a w i a

- uznać stanowisko Strony za nieprawidłowe

U Z A S A D N I E N I E

Z przedstawionego przez Stronę we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka zatrudnia pracowników, którzy wykonują swoje obowiązki służbowe poza stałym miejscem pracy. Pracownicy oddelegowani w podróż służbową korzystają m.in. z miejskich środków komunikacji.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych /j.t. Dz. U. z 2000r., Nr 14, poz. 176 z późn. zm./ zwolnione od podatku dochodowego sa diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Wysokość diet i innych należności związanych z podróżą służbową (zwroty kosztów dojazdów, noclegów itp.) zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju /Dz. U. z 2002r. Nr 236, poz. 1990/.

Na mocy § 3 powyższego rozporządzenia pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową odbywaną w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1. przejazdów;
   
2. noclegów;
   
3. dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
   
4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie z § 5 ust. 2 w/w rozporządzenia zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

Zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług (...).

Z powyższych przepisów wynika, że zwrot kosztów przejazdów z tytułu podróży służbowej nie może wynikać z oświadczenia tj. zastępczego dowodu ksiegowego złożonego przez pracownika ponieważ:

1. zdarzenie gospodarcze dotyczy zakupu opodatkowanego podatkiem od towarów i usług (bilety);
   
2. w/w rozporządzenie nie przewiduje możliwości zwrotu kosztów przejazdów w postaci ryczałtu.

W ocenie Naczelnika tut. Urzędu Skarbowego koszty przejazdów pracowników przebywających w podróży służbowej powinny być udokumentowane prawidłowo tj. poprzez przedstawienie biletu na środek transportu, który zgodnie z § ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej określił pracodawca jako właściwy do odbycia podróży służbowej. Spółka jako płatnik zwolniona jest z poboru zaliczki na podatek dochodowy od zwrotu prawidłowo udokumentowanych kosztów podróży służbowej, ponieważ zwrot pracownikom Spółki w/w wydatków w związku z odbytą podróżą służbową nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Mając powyższe na uwadze postanowiono jak na wstępie.
Niniejsze postanowienie dotyczy wyłącznie stanu faktycznego przedstawionego we wniosku oraz obowiązującego w tym stanie faktycznym stanu prawnego.