Podatnik wnioskiem z dnia 24.09.2004r. zwrócił się do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Poznaniu o udzielenie w trybie art. 14a ustawy Ordynacja podatkowa pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie. Z opisanego stanu faktycznego wynika, że podatnik prowadzi działalność gospodarczą w zakresie której świadczy usługi transportowe na terenie całego kraju i zagranicą.

Pytanie Podatnika dotyczyło możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych na terenie kraju wypłacanym pracownikom zatrudnionych na stanowiskach kierowców.

Zdaniem Podatnika ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych umożliwia zaliczanie w ciężar kosztów uzyskania przychodu diety z tytułu podróży służbowej, bez względu na charakter prowadzonej działalności. Nadto Podatnik uznał, że wyjazd pracownika w celu wykonania usługi transportu odbywający się na terenie kraju nie jest podróżą służbową.

Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Poznaniu postanowieniem z dnia 17.03.2005r. Nr PF-2/415/13a/05, zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym w dniu jego wydania, udzielił pisemnej interpretacji w oparciu o stan faktyczny przedstawiony we wniosku uznając stanowisko Podatnika za nieprawidłowe.

Po przeanalizowaniu stanu faktycznego sprawy, a także treści ww. postanowienia oraz odnoszących się do przedmiotowego zagadnienia przepisów prawnych – stwierdzam, iż przedstawione stanowisko organu podatkowego nie jest prawidłowe.

Odnosząc się do treści pytania zawartego we wniosku, uznać należy, iż to co stanowi koszt uzyskania przychodu reguluje ustawa z dnia 26.07.1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.). Według generalnej klauzuli zawartej w art. 22 ust. 1 powyższej ustawy, wydatek poniesiony przez podatnika stanowi koszt uzyskania przychodu, jeżeli:

-służy osiągnięciu przychodu, tzn. został poniesiony w celu jego osiągnięcia, co oznacza, że za koszt uzyskania przychodu może być uznany tylko ten wydatek, który pozostaje w związku o charakterze przyczynowo-skutkowym lub gospodarczym ze źródłem przychodu,

-nie został wymieniony przez ustawodawcę w art. 23 wyżej cytowanej ustawy.

W przedmiotowej sprawie zauważyć należy, iż niezależnie od tego czy wypłacone pracownikowi środki pieniężne są elementem wynagrodzenia czy też przysługującą mu na podstawie odrębnych przepisów dietą lub inną należnością za czas podróży służbowej, stanowią u pracodawcy, zgodnie z ww. art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów.

Natomiast odpowiedź na pytanie czy pracownikowi, który jest kierowcą przysługują diety i inne należności z tytułu podróży służbowych nie należy do właściwości organów podatkowych. Powyższą kwestię regulują przepisy prawa pracy.

Należy zauważyć, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku (dot. pracownika otrzymującego świadczenia z tyt. podróży służbowej) są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych przepisach ustawy lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Jeżeli zatem pracownikowi zgodnie z przepisami prawa pracy przysługują diety i inne należności z tytułu podróży służbowej, to świadczenie takie będą podlegały zwolnieniu z opodatkowania stosownie do powołanego powyżej przepisu.

Od 1.01.2003 r. Minister Pracy i Polityki Społecznej w drodze rozporządzenia określił wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na terenie kraju oraz poza granicami kraju. Uregulowano to w następujących aktach prawnych:

• rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990),

• rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991).

Rozporządzenia te nie zawierają definicji podróży służbowej.

Jak wynika z treści art. 77 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), podróżą służbową jest wyjazd na polecenie pracodawcy poza stałe miejsce świadczenia pracy wynikające z zawartej umowy o pracę. Zgodnie ze stanowiskiem Ministra Gospodarki i Pracy kwestie ewentualnych uprawnień pracownika do diet należy rozpatrywać w szczególności w oparciu o postanowienia umowy o pracę.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy, niż wymieniony w rozporządzeniu mogą określać również układy zbiorowe pracy, regulaminy wynagradzania albo sama umowa o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 77 § 3 k.p.). Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie będą mogły ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień dotyczących należności z tytułu podróży służbowych, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów ustalonych dla pracownika zatrudnionego w jednostkach sfery budżetowej (art. 77 § 5 k.p.).

Zgodnie z art. 29 § 1 Kodeksu Pracy umowa o pracę powinna określać m. in. miejsce wykonywania pracy. Może to być np. obszar całego kraju lub strefa określona granicami jednostki administracyjnej podziału kraju. Jak wskazano powyżej z treści art. 77 § 1 Kodeks pracy, podróżą służbową jest wyjazd na polecenie pracodawcy poza stałe miejsce świadczenia pracy wynikające z zawartej umowy o pracę. Każdy zatem wyjazd poza miejsce pracy określone w umowie stanowi podróż służbową. Określenie tego miejsca nie może być jednak ogólnikowe, lecz musi być precyzyjne i skonkretyzowane. Winno być zgodne ze stanem faktycznym i nie może zmierzać do naruszenia norm zarówno prawa pracy jak i prawa podatkowego. Jeżeli zatem w przedmiotowej sprawie jako miejsce pracy wskazano teren całego kraju i jest to zgodne ze stanem faktycznym, to za czas podróży na terenie kraju pracownikom dieta nie przysługuje.

Ostateczne jednak rozstrzygnięcie tej kwestii jak wskazano powyżej nie należy do organów podatkowych.

Reasumując, wypłacone pracownikowi na podstawie odrębnych przepisów diety i inne należności za czas podróży służbowej, stanowią u pracodawcy, zgodnie z ww. art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów, samo zaś rozstrzygnięcie kwestii dot. obowiązku wypłacania powyższych świadczeń nie leży w kompetencji organów podatkowych.