Z przedstawionego w piśmie stanu faktycznego wynika, że Spółdzielnia prowadząc działalność handlową, do zaopatrywania sklepów zamierza wykorzystywać samochody osobowe będące własnością pracowników. Za przewóz wypłacany byłby ekwiwalent zgodnie z przepisami o podróżach służbowych na terenie kraju dla pracownika, który użył własnego samochodu osobowego do przewozu zakupionego towaru.

Z opinii wyrażonej w piśmie z dnia 29.06.2005 roku upełniającym wniosek wynika, że zdaniem Handlowo-Usługowej Spółdzielni "S." dochody pracownika uzyskiwane z tego tytułu powinny być wolne od podatku dochodowego.

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14 poz. 176 ze zm.) zwanej dalej "updof" za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Należności wypłacane pracownikowi tytułem zwrotu kosztów odbytej krajowej podróży służbowej stanowią u niego przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 powołanej wyżej ustawy.

Mając na uwadze stan przedstawiony przez wnioskodawcę, a dotyczący wyjazdów miejscowych należy zauważyć, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23 b updof wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych , jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nie przekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu , określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Jak wynika z powyższego przepisu, kwota zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania własnych pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych jest wolna od podatku tylko wówczas, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów lub możliwość przyznania ich zwrotu wynika wprost z przepisów innych ustaw.

Obecnie taka możliwość wynika z art. 46 a ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 45, poz. 435 ze zm.) oraz z art. 6 a ustawy z dnia 30 lipca 1997 r. o państwowym przedsiębiorstwie użyteczności publicznej " Poczta Polska" (t. j. Dz. U. Nr 106, poz. 675 ze zm.).

W zakresie zwrotu kosztów z tytułu używania własnych samochodów pracowników w jazdach zamiejscowych dla potrzeb zakładu pracy kwestie te reguluje art. 21 ust. 1 pkt 16 updof. Zgodnie z jego treścią wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach (właściwe rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej dotyczące odpowiednio podróży służbowej krajowej oraz zagranicznej) w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej pracownika na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Oba rozporządzenia dopuszczają możliwość użycia przez pracownika dla odbycia podróży służbowej prywatnego pojazdu. Warunkiem jest jednak wystąpienie z takim wnioskiem do pracodawcy i uzyskanie jego zgody. Podkreślenia wymaga jednak to , że o podróży służbowej oraz o należnych z tytułu jej odbywania należnościach decyduje to, czy określone zadania w ramach świadczonej pracy wykonywane są poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania. Bowiem jak wynika z treści art. 77 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) podróżą służbową jest wyjazd na polecenie pracodawcy poza miejsce świadczenia pracy wynikające z zawartej umowy o pracę.

Jeżeli pracownicy udają się do ustalonego miejsca wykonywania pracy to nie odbywają podróży służbowej, a otrzymane przez nich dodatkowe wynagrodzenie nie stanowi wypłat wolnych od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 updof (por. orzeczenie NSA z dnia 24 listopada 1999 r. sygn. akt: SA/Sz 1780/98, niepublikowany). Do celów podatkowych nie jest istotne jak pracodawca nazwie stosowną gratyfikację dla pracownika, ważne jedynie jest, że wynika ona ze stosunku pracy.

W związku z powyższym tut. organ podatkowy informuje, że kwoty ryczałtów (kwoty poniesionych wydatków samochodowych), wypłacanych pracownikom jako zwrot kosztów z tytułu używania własnych samochodów dla potrzeb zakładu pracy podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, stosownie do art. 12 ust. 1 updof jako przychody pracownika ze stosunku pracy. Od przychodów tych płatnik ma obowiązek obliczyć i pobrać zaliczki na podatek, a następnie odprowadzić je na właściwy rachunek bankowy urzędu skarbowego.