POSTANOWIENIE

Działając na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.- Ordynacja podatkowa, tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) Naczelnik Urzędu Skarbowego w Nidzicy, po rozpatrzeniu wniosku z dnia 02.04.2005 r, (data wpływu do US 04.04.2005 r.) uzupełnionego w dniu 05.04.2005 r. o udzielenie pisemnej interpretacji w sprawie: "jak długo należy przechowywać kopie raportów i paragonów fiskalnych drukowanych przez fiskalne kasy rejestrujące"

nie podziela poglądu wnioskodawcy.

UZASADNIENIE

Z przedmiotowego wniosku wynika, że Spółka prowadzi działalność handlową głównie w zakresie sprzedaży detalicznej, gdzie sprzedaż jest rejestrowana przez kasy fiskalne.

Kasy drukują paragony i raporty w dwóch egzemplarzach, tj. oryginały i kopie. Oryginały raportów dobowych i okresowych są dowodami służącymi do zapisów w księgach rachunkowych, natomiast kopie nie są dowodami księgowymi, gdyż nie są podstawą do żadnych zapisów w księgach.

Spółka przedstawia pogląd, że cyt: "Jesteśmy zobowiązani stosować się do obowiązujących ustaw, tj. Ordynacji podatkowej z 29.09.1994 r. zgodnie z art. 86 Ordynacji podatkowej (Dz. U. 137 poz. 926 ze zm.) oryginały raportów dobowych i okresowych stanowią podstawę do zapisów w księgach rachunkowych i należy je przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Kopie raportów fiskalnych i paragonów dotyczą wpływów ze sprzedaży detalicznej i ich okres przechowywania został określony przez art. 74 ust. 2 pkt 3 Ustawy o rachunkowości z 29.09.1994 r. (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694), tj. do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną."

Tutejszy organ podatkowy uznaje stanowisko Spółki za nieprawidłowe.

W treści postanowień § 5 ust. 1 pkt 7 i 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 04.07.2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948 ze zm.) ustawodawca postanowił, iż podatnicy prowadzący ewidencje przy zastosowaniu kas rejestrujących, z zastrzeżeniem ust. 2 (dot. podatników świadczących usługi przewozu i ładunków taksówkami), są obowiązani do:

• dokonywania wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej z rolki,
• przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymaganyw ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr137, poz. 926 z póź. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawiez dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 16, poz.694), z zastrzeżeniem § 6.
  
  

Dokumenty kasowe, które emituje kasa pracująca w trybie fiskalnym to: paragony sprzedaży, raporty fiskalne dobowe i okresowe oraz faktury VAT.

W Ordynacji podatkowej o terminach przechowywania dokumentów traktują art. 86 i 88. Zgodnie z tymi zapisami, podatnicy przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dodatkowo, odnośnie rachunków potwierdzających dokonanie sprzedaży towarów lub wykonanie usługi, ustawodawca określił wymóg przechowywania kopii tych rachunków w kolejności ich wystawiania w tym samym terminie, czvli też do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl postanowień art. 70 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Z powyżej cytowanych przepisów jednoznacznie wynika, iż wydruki wszystkich emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Natomiast jeśli chodzi o warunki przechowywania dokumentów określone w ustawie o rachunkowości to wynikają one z zapisu art. 71 oraz art. 73 tej ustawy, które stanowią, iż dokumentacje, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe zwane dalej także "zbiorami", należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ze względu na techniczne trudności w realizacji powyższego wymogu, Minister Finansów dopuścił możliwość sporządzania i przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych.

Zgodnie z brzmieniem § 6 ust. 1 powyżej cyt. rozporządzenia kopie dokumentów kasowych, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 3, mogą być sporządzane i przechowywane również na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu, jeżeli:

• zostały zapisane w określonym formacie, przy zastosowaniu urządzeń zewnętrznych, w czasie rzeczywistym równoległym z czasem ich wydruku przez kasę na taśmie papierowej, z tym, że dla kas o zastosowaniu specjalnym sposób zapisywania przez te urządzenia zewnętrzne może zawierać inne rozwiązania dotyczące czasu zapisu, jeżeli zastosowane rozwiązania programowe zabezpieczą kontrolę kompletności tych zapisów, oraz
• zawierają pełne dane zawarte w tych dokumentach, oraz
• zawierają numer kontrolny.
  
  

W myśl ust. 2 § 6 system sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, o których mowa w ust. 1, może być zastosowany przez podatników, którzy:

• posiadają sprawne urządzenia do odtworzenia treści zawartych na tychnośnikach w postaci wydruków oraz
• zgłoszą do naczelnika urzędu skarbowego numery ewidencyjne kas rejestrujących i datę rozpoczęcia stosowania sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, o których mowa w ust. 1, oraz
• w roku ubiegłym wydali więcej niż 100 tyś. paragonów fiskalnychdokumentujących dokonaną przez nich sprzedaż.
  
  

Ust. 3 ww. § 6 stanowi, iż podatnicy stosujący system sporządzania kopiii przechowywania dokumentów kasowych określony w ust. 1, są obowiązani do:

• przechowywania wydrukowanych przez kasę rejestrującą papierowychkopii dokumentów przez okres co najmniej 6 miesięcy od dnia ich wydruku, nie krócej jednak niż do dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, dotyczącego okresu, w którym wydrukowano dane dokumenty kasowe, oraz
• stosowania do ewidencjonowania wyłącznie kas rejestrujących wyposażonych w funkcje programowe umożliwiające wydruk na paragonie numeru kontrolnego, oraz
• powiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o czasie i miejscu niszczenia kopii papierowych dokumentów kasowych na co najmniej 30 dni przed zamierzonym jego dokonaniem, a jeżeli naczelnik urzędu skarbowego zgłosi zastrzeżenia do podanego w zawiadomieniu terminu, wyznaczenia nowego terminu, z uwzględnieniem tych samych zasad.
  
  

Zaś z ust. 4 § 6 wynika, że przepisów ust, 3 pkt 1 i 3 nie stosuje się do papierowych dowodów kasowych uznanych za dowody księgowe zgodnie z przepisami o rachunkowości.

Reasumując
należy stwierdzić, że w cyt. wyżej rozporządzeniu mówi się, że okres przechowywania kopii dokumentów kasowych ma wynikać z przepisów Ordynacji podatkowej, natomiast z ustawy o rachunkowości mają wynikać warunki przechowywania tych dokumentów. Przepisy dotyczące kas rejestrujących nie przewidują żadnych możliwości skrócenia okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.

Interpretacja nie jest wiążąca dla podatnika, płatnika lub inkasenta, wiąże natomiast organy podatkowe i organy kontroli skarbowej do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Interpretacja traci moc w momencie zmiany stanu prawnego.

Na niniejsze postanowienie służy Stronie zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Olsztynie, za pośrednictwem Naczelnika tutejszego Urzędu w terminie 7 dnia od dnia doręczenia postanowienia.

Zażalenie powinno zawierać zarzuty przeciw postanowieniu, określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem zażalenia oraz wskazywać dowody uzasadniające to żądanie. Od wniesionego zażalenia należy uiścić opłatę skarbową.