POSTANOWIENIE

Na podstawie art. 14a §1 i §4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 05.07.2005r. o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego – w sprawie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów z działalności i zwolnienia z opodatkowania poniesionych kosztów delegacji pracownika zatrudnionego na podstawie umowy zlecenia w firmie podatnika.

stwierdzam, że

stanowisko przedstawione w tym wniosku jest: prawidłowe w zakresie możliwości zaliczenia przez zleceniodawcę do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków na pokrycie kosztów delegacji zleceniobiorcy oraz w zakresie uznania w/w wydatków jako niepodlegające opodatkowaniu u zleceniobiorcy na zasadach określonych w art. 21 ust.1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - w odniesieniu do opisanego stanu faktycznego.

UZASADNIENIE

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą i zatrudnia na umowę zlecenie osobę, którą wysyła w delegację służbową w celu załatwienia spraw związanych z działalnością jego firmy. Osoba ta ubiega się o zwrot kosztów: przejazdu (samochód prywatny lub inne środki transportu publicznego), diet i ryczałtu za noclegi.

Zdaniem podatnika na podstawie przepisu art. 21 ust.1 pkt.16 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacji podatkowej poniesione wydatki z tytułu delegacji pracownika zatrudnionego na umowę zlecenie są kosztem działalności i nie podlegają opodatkowaniu.

Do opisanego stanu faktycznego mają zastosowanie następujące przepisy:

Zgodnie z przepisem art. 22 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( Dz.U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

W/w ustawa nie zawiera wykazu wydatków, które przesądzają o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Za koszt uzyskania przychodów można uznać jedynie te wydatki związane z prowadzoną działalnością, które łącznie spełniają następujące warunki:

• pozostają w związku przyczynowo- skutkowym z przychodami,
• nie zostały wymienione w treści art. 23 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• ich poniesienie zostało prawidłowo udokumentowane.

Zgodnie z przepisem art. 22 ust.1 prawidłowo udokumentowane wydatki na zwrot kosztów delegacji w związku z wyjazdami służbowymi zleceniobiorcy wynikające z zawartej, w formie pisemnej umowy zlecenia, wypłacane zgodnie z odrębnymi przepisami osobom nie będącym jego pracownikami można zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów z działalności, o ile podatnik wykaże, iż pozostają one w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przez niego przychodami z działalności gospodarczej. Z treści spisanej umowy, w której określony zostaje przedmiot umowy i przysługujące zleceniobiorcy wynagrodzenie - dla celów dowodowych, w pojęciu prawa podatkowego powinno wynikać również, czy w ramach otrzymanego przez zleceniobiorcę wynagrodzenia, sam zleceniobiorca ma obowiązek ponoszenia kosztów np. wyjazdów związanych z wykonywaniem umowy zlecenia, czy używania własnego samochodu, czy też koszty te ponosić będzie zleceniodawca.

Zleceniodawca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów takie wydatki związane z podróżą służbową zleceniobiorcy jak diety, koszty noclegów bądź ryczałty za nocleg, dojazdy środkami komunikacji miejscowej w formie ryczałtu, inne udokumentowane wydatki do wysokości należności faktycznie wypłaconych zleceniobiorcy.

Jedynymi wydatkami związanymi z podróżą służbową zleceniobiorcy, których zaliczenie w ciężar kosztów firmy zleceniodawcy jest ograniczone, są wydatki dotyczące korzystania przez zleceniobiorcę z prywatnego samochodu w celu odbycia podróży służbowej. Ich wysokość ograniczają niżej powołane przepisy art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 46 w/cyt. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów cyt. „poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu”. W/w ewidencja winna być prowadzona zgodnie z przepisem art. 23 ust. 5 i 7 w/cyt. ustawy.

W świetle przepisu art. 23 ust.1 pkt 46 wydatek przekraczający określony limit nie jest kosztem uzyskania przychodów prowadzącego działalność gospodarczą.

Natomiast wypłacone diety oraz zwrot wydatków poniesionych przez osoby w trakcie podróży służbowej stanowią w myśl przepisów art.21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych– przychód ze stosunku pracy, jeżeli diety oraz zwrot kosztów podróży otrzymuje pracownik, bądź przychód z działalności wykonywanej osobiście, jeśli zwrot otrzymuje zleceniobiorca.

Art. 21 ust.1 pkt 16 w/w ustawy stanowi, iż wolne od podatku dochodowego są cyt. „ diety i inne należności za czas:

1. podróży służbowej pracownika,
2. podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust.13,”

Wysokość i zasady zwrotu wydatków wypłacanych na pokrycie kosztów delegacji normują następujące przepisy:

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej, lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju ( Dz. U. Nr 236, poz. 1990),
• oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej, lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju( Dz. U. Nr 236, poz. 1991).

Zgodnie z art. 21 ust.13 pkt 1 w/w ustawy cyt.: „Przepis ust. 1 pkt 16 lit.b) stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1. w celu osiągnięcia przychodów”

Zleceniobiorca zgodnie z w/w przepisem nie może rozliczyć kwot otrzymanego zwrotu wydatków jako kosztów uzyskania przychodów przekraczających normy procentowe ustalone w art. 22 ust.9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Nadwyżka przekraczająca limity ustalone w tych przepisach nie będzie objęta dla zleceniobiorcy zwolnieniem przewidzianym w art. 21 ust.1 pkt 16 cyt. ustawy.

Zatem tut. organ potwierdza Pana stanowisko, że prawidłowo udokumentowane wydatki na zwrot kosztów delegacji osoby niebędącej pracownikiem podatnika (zleceniobiorca), wypłacane zgodnie z zawartą umową oraz według odrębnych przepisów, podatnik (zleceniodawca) ma prawo zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, o ile wykaże, iż pozostają one w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganym przez niego przychodem. Kwoty te stanowią przychód dla zleceniobiorcy objęty zwolnieniem na zasadach określonych w art. 21 ust.1 pkt 16 lit.b) cyt. ustawy.