Postanowienie

Na podstawie art.14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29.08.1997 roku Ordynacja podatkowa (jednolity tekst Dz. U. z 2005 roku Nr 8 poz. 60) po rozpatrzeniu wniosku Pana .............. o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w sprawie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez spółkę w związku z podróżą służbową pracowników

stwierdzam, że:

• stanowisko przedstawione w ww. wniosku jest prawidłowe w odniesieniu do opisanego stanu faktycznego.

Uzasadnienie

Spółka jawna .... w której jednym ze wspólników jest Pan .........., zamierza w celu zwiększenia poziomu sprzedaży i zachęty dla kontynuowania współpracy handlowej zorganizować kilkudniowy wyjazd do Chin (wycieczkę) dla klientów Spółki (firm handlowych).Miejsca na wyjeździe mają być przyznawane jako nagrody w ramach sprzedaży premiowej. Organizacją wyjazdu zajmie się biuro podróży. Uczestnicy wyjazdu zostaną podzieleni na kilka grup, a każda z nich będzie przebywała na terenie Chin w innym miejscu i w innym terminie. Każdą z grup opiekować się będzie pilot z biura podróży. Oprócz tego Spółka zamierza oddelegować do obsługi każdej z grup po jednym swoim pracowniku. Pracownik ten będzie miał za zadanie zbierać informacje istotne dla Spółki m.in. o oczekiwaniach rynku, pomocne w stworzeniu planu handlowego i marketingowego na 2006 rok oraz sprawować nadzór nad prawidłowym wykonaniem usługi przez biuro podróży. Obowiązki pracownika nie będą się pokrywały z obowiązkami pilota biura podróży. Każdy z pracowników otrzyma regulamin określający jego obowiązki w trakcie wyjazdu, a po powrocie do kraju będzie musiał złożyć pisemny raport z wykonanych czynności. Spółka zapewni pracownikom transport do Chin i z powrotem, pełne wyżywienie, noclegi i przejazdy na miejscu.

Konstrukcja kosztów uzyskania przychodów w polskim prawie podatkowym oparta jest na klauzuli generalnej wyrażonej w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14 poz. 176 ze zm.), zgodnie z którą kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Zasadą prawa podatkowego w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych jest ścisłe powiązanie kosztów ponoszonych przez podatnika z uzyskiwanymi przez niego przychodami.

Prawo to nie posługuje się pojęciem „koszty” w kategorii ekonomicznej czy rachunkowej lecz specyficzną i właściwą tylko sobie kategorią kosztów uzyskania przychodów.

Wykładnia językowa ww. artykułu oznacza, iż podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych koniecznych (niezbędnych) wydatków pod warunkiem, iż wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz, że ich poniesienie ma lub może mieć bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu – zatem nie tylko skutek jest tu rozstrzygający, ale także uzasadnione oczekiwanie uzyskania przychodu.

Ustawodawca odróżnia „cel działania” i „skutek działania” a istotne jest przede wszystkim to czy działanie podatnika ma przymiot „celowości” – kryterium to będzie spełnione, jeżeli podatnik na podstawie dostępnej mu wiedzy o związkach przyczynowych może zasadnie uznać, że poniesiony koszt jest w stanie przynieść oczekiwane następstwo (przychód). Każdy zatem wydatek – poza wyraźnie wskazanymi w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem związku z przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia przychodu.

Przez koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów należy rozumieć zatem takie nakłady podatnika, które prowadzą do osiągnięcia przychodów oraz dotyczą przychodów otrzymanych lub należnych w danym roku. Oznacza to, że podatnik musi osiągnąć przychód by mógł przy obliczeniu podstawy opodatkowania uwzględnić koszt (wydatek) jaki poniósł w celu osiągnięcia tego przychodu. Generalną zasadą podatku dochodowego jest bowiem ustalenie podatku od faktycznie osiągniętego dochodu, co wprost wynika z brzmienia art. 9 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z powyższym za koszt można uznać również wydatki, których obowiązek ponoszenia wynika z różnych ustaw regulujących obowiązki pracodawcy.

W odniesieniu do zagranicznych podróży służbowych są to przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002r. nr 236 poz. 1991 z późn. zmianami).

Podróżą służbową odbywaną poza granicami kraju jest wykonanie zadania w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę.

Koszty dotyczące zagranicznej podróży służbowej pracowników zalicza się do kosztów uzyskania przychodów na takich samych zasadach jak pozostałe wydatki związane z działalnością gospodarczą, tzn. według zasad określonych w art. 22 i 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Do kosztów będą zatem zaliczane wszelkie wydatki, które mają bezpośredni lub pośredni związek z uzyskiwanym przychodem, pod warunkiem, że nie zostały przez ustawodawcę z kosztów wyłączone. Do kosztów tych można między innymi zaliczyć: transport, wyżywienie, noclegi i przejazdy na miejscu.

W konsekwencji diety i inne należności za czas podróży służbowej wypłacone pracownikowi stanowią u pracodawcy, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, koszty uzyskania przychodów. Oczywiście warunkiem koniecznym jest istnienie związku pomiędzy przychodami firmy a odbywaną przez pracownika podróżą służbową. W związku z odbyciem podróży służbowej przez pracownika podatnik nie musi osiągnąć konkretnego przychodu, ale musi przynajmniej uprawdopodobnić, iż odbywane podróże pozostawały w określonym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

W przypadku Spółki, gdzie podczas podróży służbowej pracownik ma świadczyć usługi dla firmy polegające między innymi na: zbieraniu informacji o oczekiwaniach rynku, nawiązywaniu z klientami firmy kontaktów biznesowych, prowadzeniu indywidualnych rozmów w celu poznania oczekiwań klientów, ustalaniu wstępnych planów dotyczących akcji promocyjnych na 2006 rok koszty związane z powyższą podróżą pracowników mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.

W świetle powyższego należy podkreślić, iż ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie precyzuje kategorii kosztów w prowadzonej działalności, lecz wiąże pojęcie kosztu z pojęciem przychodu. O tym co jest celowe w prowadzonej działalności gospodarczej i może mieć wpływ na uzyskanie przychodu decyduje podatnik prowadzący na własne ryzyko i rachunek działalność gospodarczą .